- Chứng từ kếtoán phải đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu Trong trƣờng hợp chứng từ kế toán chƣa có mẫu thì
1.2.2.4 Tổ chức thực hiện chế độ sổ kếtoán trong đơn vị sự nghiệp công lập.
Các đơn vị HCSN đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản và lƣu trữ theo đúng quy định;
Để tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán nhằm tổng hợp, xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán thu nhận ban đầu nhằm cung cấp thông tin cho công tác quản lý; nhân viên kế toán phải thực hiện việc ghi sổ kế toán trong mối quan hệ giữa các nội dung sau:
- Tổ chức sử dụng thông tin thu thập trên hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý và nguồn số liệu để kế toán ghi chép vào các sổ kế toán tƣơng ứng phù hợp. Tùy theo mức độ phân loại, xử lý và tổng hợp báo cáo của nhân viên kế toán thực hiện vận dụng hệ thống
chứng từ và hạch toán ban đầu; kế toán đã phân loại và phản ánh trên các tài khoản kế toán liên quan mà nhân viên kế toán có thể ghi trực tiếp vào các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp hoặc phải tiến hành tổng hợp, xử lý số liệu để ghi sổ kế toán tổng hợp.
- Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán theo quy định của Nhà nƣớc:
Để tổ chức hệ thống sổ kế toán đáp ứng các yêu cầu quản lý kinh tế tài chính, kếtoán đơn vị sự nghiệp công lập cần lựa chọn hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán thích hợp với số lƣợng sổ, nội dung, kết cấu các loại sổ phù hợp với đặc điểm các loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị. Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán, bao gồm số lƣợng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phƣơng pháp nhất định nhằm cung cấp các số liệu cần thiết cho việc lập các báo cáo kế toán.
- Tổ chức ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp: Theo hình thức kế toán đơn vị đã lựa chọn và tùy thuộc vào yêu cầu quản lý; nhân viên kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết theo từng đối tƣợng quản lý chi tiết; theo từng bộ phận, địa điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phục vụ công tác quản trị. Tổng hợp số liệu sổ kế toán chi tiết lập các sổ kế toán tổng hợp theo từng loại, nhóm đối tƣợng kế toán phục vụ cho công tác tổng hợp, phân tích và lập báo cáo kế toán.
- Tổ chức cung cấp thông tin từ các sổ kế toán: Tùy theo yêu cầu quản lý ở từng bộ phận, từng đối tƣợng; kế toán có thể cung cấp thông tin ở những mức độ nhất định cho các nhà quản lý từ khâu tổng hợp ghi sổ kế toán nhƣ về số lƣợng, sự biến động của từng thứ, từng loại, từng nhóm đối tƣợng kế toán hoặc theo từng loại nghiệp vụ phục vụ công tác phân tích, đánh giá thông tin kế toán để có những biện pháp điều chỉnh trong quản lý và điều hành trực tiếp phù hợp.
Nhƣ vậy, mỗi hình thức kế toán quy định một hệ thống sổ kế toán nhất định, đơn vị sự nghiệp công lập căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để lựa chọn hệ thống các sổ kế toán theo hình thức kế toán đã chọn. Theo quy định hiện hành và tùy vào quy mô, đặc điểm hoạt động và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, các đơn vị sự nghiệp công lập có thể lựa chọn một trong các hình thức kế toán: Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái; Hình thức kế toán Nhật ký chung; Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; Hình thức kế toán trên máy vi tính.