- Đối với chứng từ đƣợc tự thiết kế: Ngoài 4 loại chứng từ kếtoán bắt buộc kể trên và chứng từ bắt buộc quy định tại các văn bản khác, đơn vị tự thiết kế mẫu
2.2.4.Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lƣu trữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo thời gian có liên quan
đến Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân. Mỗi năm đơn vị xây dựng hệ thống sổ cho một kỳ kế toán năm.
Hệ thống sổ kế toán tại Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, hàng kỳ đƣợc kết xuất từ chƣơng trình phần mềm kế toán Misa. Hệ thống sổ hiện nay tại đơn vị đƣợc thiết kế theo hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết các tài khoản, sổ chi tiết các khoản thu, sổ chi tiết chi hoạt động, sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí, sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.Việc lập, ghi chép, lƣu trữ sổ kế toán của đơn vị cơ bản đã tuân thủ đúng các quy định của pháp luật tuy nhiên có 1 vấn đề hiện tại đơn vị chƣa làm đƣợc đó là Sổ quỹ tiền mặt chƣa thực hiện khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Sau khi khóa sổ phải thực hiện đối chiếu giữa sổ tiền mặt của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ và tiền mặt có trong két đảm bảo chính xác, khớp đúng. Việc đối chiếu này chỉ đƣợc thực hiện vào cuối tháng đồng thời cũng chƣa có một số loại sổ nhƣ: sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của kho bạc, sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí.Việc in sổ sách chỉ thực hiện vào cuối năm chứ không in theo tháng hay quý. Điều này sẽ gặp rủi ro nếu phần mềm bị hỏng đột xuất. Sổ theo dõi TSCĐ cập nhật không kịp thời dẫn đến không khớp đúng giữa sổ sách và tài sản tại khoa, phòng, TYT. Các máy móc, thiết bị chƣa lập Sổ nhật ký sử dụng để theo dõi chi tiết tình trạng hoạt động của máy móc. Sổ công cụ dụng cụ trên phần mềm không khớp với sổ trong thực tế.
Sơ đồ 2.8. Quy trình hạch toán kế toán
(Nguồn : Phòng TC-KT)
(1): Nhập chứng từ gốc vào phần mềm kế toán (2): Tổng hợp số liệu, in BCTC
(3): In sổ sách kế toán
(4): Đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán với BCTC
Một vấn đề nữa cần quan tâm đó là mặc dù Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân đã sử dụng phần mềm kế toán Misa Mimosa.Net góp phần giảm nhẹ công việc của nhân viên kế toán nhƣng việc sử dụng nhiều phần mềm khác nhau nhƣ phần mềm quản lý bệnh viện, phần mềm kế toán tổng hợp, phần mềm bảo hiểm y tế, phầm mềm quản lý tài sản, phần mềm báo cáo thuế…. Mà chƣa thể tích hợp thành một phần mềm quản lý chung cho toàn viện gây lãng phí về thời gian, công sức cho nhân viên kế toán và gây khó khăn cho hoạt động quản lý tài chính, hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ của các cơ quan chức năng có thẩm quyền.