- Hoàn thiện công tác kếtoán cần dựa trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, chất lƣợng và hiệu quả Nhằm thu thập, tổng hợp, phân tích, đánh giá
3.2.2.Tổ chức chứng từ kếtoán
Thiết lập các chứng từ cho từng khoa, từng bộ phận, từng nơi phát sinh để thuận lợi cho việc theo dõi, đánh giá đƣợc hiệu quả hoạt động của từng khoa
Quy trình luân chuyển chứng từ: Chứng từ kế toán là cơ sở của việc ghi sổ kế toán. Vì vậy hệ thống chứng từ kế toán cần đảm bảo đúng quy định của nhà nƣớc nhƣng cũng không cứng nhắc, gây phiền hà cho những ngƣời đến thanh toán tại Phòng Tài chính - Kế toán. Vì vậy để hoàn thiện khâu vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Phòng Tài chính - Kế toán nên thiết lập bộ phận một cửa ngay tại phòng mình. Bộ phận này nằm trong nhóm kế toán tổng hợp. Việc giao nhận chứng từ chỉ giao cho một kế toán, các bộ phận liên quan muốn hƣớng dẫn, thủ tục gì thì liên hệ trực tiếp với kế toán này. Kế toán một cửa sẽ hƣớng dẫn và nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ theo đúng quy định thì sẽ kí nháy vào chứng từ, chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp kiểm soát lại lần nữa rồi tiến hành ghi sổ kế toán. Thực hiện công việc nhƣ vậy sẽ giảm bớt đƣợc sai sót trong khâu luân chuyển chứng từ, nhƣng kế
toán trƣởng sẽ không bị động trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nếu thấy không hợp lý kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán có thể cho hƣớng dẫn thiết lập chứng từ phù hợp chính xác với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Sau khi ghi sổ kế toán tổng hợp sẽ ghi sổ và trình kế toán trƣởng và thủ trƣởng đơn vị ký chứng từ. Hơn nữa sẽ rút ngắn đƣợc thời gian luân chuyển của chứng từ do không đƣợc tập trung đúng nơi quy định. Để làm đƣợc điều này thì yêu cầu kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán phải là ngƣời vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ, làm và chịu trách nhiệm trƣớc kế toán trƣởng và thủ trƣởng đơn vị.
Trong khâu lƣu giữ các chứng từ: do lƣợng chứng từ hàng ngày phát sinh rất lớn, kể cả các bảng kê thanh toán cho bệnh nhân thanh toán hàng ngày. Vì vậy, cần phải có kho chứng từ tài chính kế toán riêng, cần đề nghị mua các giá để chứng từ bằng INOX. Chứng từ cần phân loại, phân thành các kho riêng, kho để chứng từ thu chi thƣờng xuyên, kho để chứng từ thanh toán bệnh nhân bảo hiểm y tế, kho để chứng từ thanh toán bệnh nhân viện phí và phải đƣợc đánh số thứ tự theo số thứ tự hoặc theo các báo cáo tháng, quý, năm... Việc lƣu giữ chứng từ trên các giá và thành các kho nhƣ vậy sẽ đảm bảo cho việc tra cứu, kiểm tra hoặc lấy lại chứng từ để sử dụng.
Bên cạnh việc phải in, lƣu trữ và bảo quản các chứng từ kế toán theo quy định, việc lƣu trữ và bảo quản chứng từ trên máy vi tính cũng phải cần thực hiện. Hàng năm, TT T nên lƣu trữ toàn bộ các thông tin ra các thiết bị lƣu trữ khác nhƣ: đĩa DVD, thiết bị nhớ, USB...