II. Điểm kết luận của Hội đồng:
8. Kết cấu đề tài luận văn:
2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban:
a. Đại hội đồng cổ đông:
Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, họp bàn các vấn đề mang tính chiến lược để phát triển công ty như phương án kinh doanh, phương án tổ chức bộ máy công ty, cơ chế quản lý, chính sách lao động và giám sát cách ra quyết định của giám đốc.
b. Ban kiểm soát:
Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị , Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành Công ty; chịu trách nhiệm trước Đại Hội Đồng Cổ Đông trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
c. Chủ tịch hội đồng quản trị:
Lập chương trình hoạt động kinh doanh trong công ty trên cơ sở nghị quyết của Hội đồng quản trị.
Khai thác tìm kiếm việc làm trình hội đồng quản trị, xin ý kiến biểu quyết và quyết định của hội đồng quản trị.
Lập chương trình nội dung tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập và chủ trì cuộc họp Hội đồng quản trị.
Theo dõi, giám sát quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị.
Chủ tọa các cuộc họp Đại hội cổ đông. Đại diện cho công ty trước pháp luật.
d. Giám đốc công ty:
Là người được Hội đồng quản trị giao cho nhiệm vụ quản lý mọi hoạt động kinh doanh của công ty theo đúng pháp luật.
Là người có quyền ủy nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cấp dưới của mình.
Quyết định các vấn đề về bộ máy nhân sự cho phù hợp đảm bảo có hiệu quả.
e. Phòng phát triển dự án:
BÁO CÁO TỐT NGHIỆP 2020 GVHD: Đỗ Thị Ý Nhi
Phòng phát triển dự án là phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch, Giám đốc Công ty trong các lĩnh vực: Quản lý quá trình hoạt động của dự án; nghiên cứu tiếp cận và phát triển các dự án đáp ứng yêu cầu của thị trường để thực hiện chiến lược kinh doanh của Công ty.
Nhiệm vụ:
Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch tìm kiếm, khai thác các dự án. Tổ chức khảo sát hiện trạng; lập, xem xét và trình duyệt dự án. Triển khai các thủ tục chuẩn bị thực hiện dự án.
Xây dựng hồ sơ năng lực của Công ty. Lập hồ sơ và thực hiện các thủ tục tham gia đấu thầu, hồ sơ đề xuất (trong trường hợp được chỉ định thầu). Chủ trì kiểm soát các hoạt động của từng dự án. Xác định và chuẩn bị các
phương án dự phòng xử lý các rủi ro của dự án; đo lường, thống kê, nghiên cứu, phân tích, đánh giá các quá trình hoạt động của dự án.
Được đề nghị để đình chỉ các công việc xây dựng nếu chất lượng thi công không đúng tiêu chuẩn, quy phạm kỹ thuật, không đảm bảo an toàn và không đảm bảo yêu cầu của Hồ sơ thiết kế được duyệt.
Báo cáo kịp thời nếu xét thấy bên nhận thầu làm không đúng hoặc không đạt yêu cầu theo quy định của công tác nghiệm thu; đề xuất, kiến nghị xử lý theo đúng luật định.
Kiến nghị với Hội đồng quản trị những biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công trình hoặc đảm bảo tiến độ thi công (kể cả việc thay thế hoặc sửa đổi những điều khoản đã ký kết trong hợp đồng kinh tế nếu cần thiết). Quản lý khối lượng, chất lượng, tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn và vệ
sinh môi trường của công trình xây dựng.
Kiểm tra chất lượng thi công, xác nhận khối lượng hoàn thành, các khối lượng phát sinh và làm các thủ tục thanh toán. Các trường hợp có khối lượng phát sinh nhỏ, Ban quản lý dự án yêu cầu đơn vị thi công giải trình, được tổ chức thiết kế chấp thuận.
Chuẩn bị Hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng hợp dự toán xây dựng công trình để Hội đồng quản trị tổ chức thẩm định, phê duyệt theo quy định.
f. Phòng phát triển thị trường:
Chức năng:
Thu thập thông tin thị trường để xác định nhu cầu thị trường, thị trường mục tiêu, thị trường mới. Xác định phạm vi thị trường cho những sản phẩm hiện tại và dự báo nhu cầu của sản phẩm hàng hóa mới, hướng tiêu thụ sản phẩm, bán hàng, nghiên cứu xu hướng phát triển của khối lượng và cơ cấu nhu cầu, xác định những đặc thù của các khu vực và các đoạn của thị trường.
Nhiệm vụ:
Lập hồ sơ mời dự thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu.
Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục, tài liệu giúp Trưởng Ban Quản lý dự án xây dựng đàm phán, ký kết hợp đồng với các nhà thầu.
Thống kê, phân tích thị trường, nghiên cứu, tham mưu, đề xuất chiến lược cạnh tranh, phát triển thị trường, làm báo cáo và đề xuất với cấp trên. Lập kế hoạch phát triển thị trường, tham mưu và định hướng phát triển,
xây dựng kế hoạch tiếp cận thị trường.
Tổ chức, triển khai các hoạt động, chiến dịch tiếp cận và chăm sóc, tri ân khách hàng.
Thiết lập và duy trì mối quan hệ tích cực của Công ty với khách hàng, đối tác.
Quản lý, hướng dẫn, đào tạo và quản lý các nhân viên trong phòng, hỗ trợ phòng nhân sự tuyển dụng nhân viên mới.
Phối hợp với bộ phận Marketing để tổ chức các sự kiện, chương trình kinh doanh, bán hàng mới Các công việc liên quan khác theo yêu cầu của cấp trên.
g. Phòng tài chính kế toán:
Chức năng:
Phòng tài chính – kế toán có chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: hạch toán kế toán kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, vốn chủ sở hữu, nợ phải trả, các hoạt động thu, chi tài chính, lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của đơn vị; tham mưu cho lãnh đạo đơn vị chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính – kế toán…
BÁO CÁO TỐT NGHIỆP 2020 GVHD: Đỗ Thị Ý Nhi
Nhiệm vụ:
* Nhiệm vụ tài chính:
Tổ chức, chỉ đạo toàn bộ hoạt động tài chín kế toán của công ty theo chế độ, chính sách, pháp luật của nhà nước, theo Điều lệ tổ chức và hoạt động, quy chế tài chính của công ty.
Xây dựng kế hoạch tài chính hằng năm, năm năm và dài hạn theo kế hoạch sản xuất, kinh doanh của công ty, trình Hội đồng quản trị, Tổng Giám Đốc công ty phê duyệt.
Đề xuất các phương án sử dụng linh hoạt toàn bộ số vốn, các quỹ do Công ty quản lý để phục vụ các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn.
Làm các thủ tục huy động các nguồn vốn, vay tín dụng, vay ngân hàng, các tổ chức tài chính khác,… Chuẩn bị đầy đủ vốn đầu tư theo kế hoạch, tiến độ đầu tư cho các dự án, công trình của công ty.
Tổng hợp và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đề xuất các biện pháp quản lý tài chính thích hợp trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Đề xuất các phương án nhượng, bán, cho thuê, thế chấp, cầm cố, thanh lý tài sản của công ty.
* Nhiệm vụ kế toán:
Lập báo cáo quyết toán tài chính hằng năm, định kỳ theo quy định của pháp luật và quy chế tài chính của công ty. Tổng hợp báo cáo theo chức năng, nhiệm vụ của phòng và theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.
Nộp thuế, các khoản đóng góp khác theo quy định pháp luật và công ty. Mở sổ sách kế toán, thực hiện luật kế toán theo quy định của nhà nước. thực hiện công tác kiểm toán báo cáo tài chính hằng năm của công ty.
Tổ chức cải tiến và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán, bộ máy kế toán thống kê theo biểu mẫu thống nhất, đảm bảo việc ghi chép, tính toán số liệu chính xác, trung thực và kịp thời, đầy đủ toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh trong toàn công ty.
Thực hiện trích khấu hao tài sản theo quy định của pháp luật. Đề xuất trích lập các quỹ trình Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc quyết định.
Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện quyết toán các hợp đồng kinh tế của công ty và các công nợ. Đề xuất phương án thu hồi và xử lý những khoản nợ tồn đọng, dây dưa, khó đòi.
Phối hợp với các phòng ban chức năng khác của công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kin doanh, đơn giá sản phẩm trình Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc công ty phê duyệt.
Tổ chức kiểm kê tài sản của công ty sau khi kết thúc năm kế hoạch, phản ánh kết quả kiểm kê vào sổ sách kế toán.
Tổ chức kiểm kê đánh giá lại tài sản của công ty theo quy định của nhà nước và trong trường hợp cần thiết.
Thường xuyên kiểm tra công tác tài chính, kế toán, kiểm tra việc chấp hành quy định kế toán thống kê, kiểm tra việc chấp hành quy chế tài chính của công ty. Chủ trì công tác kiểm toán nội bộ trong công ty.
Thực hiện sự kiểm tra, thanh tra, kiểm toán, theo yêu cầu của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát công ty và các cơ quan quản lý Nhà nước chuyên ngành. Bảo đảm yêu cầu về bảo mật thông tin kinh tế - tài chính.
h. Phòng hành chính nhân sự: Chức năng: − Hành chính Nhân sự. Thủ quỹ Nhiệm vụ: * Hành chính:
Soạn thảo văn bản hành chính khi có yêu cầu. Soạn thảo các mẫu biểu hành chính trong công ty.
Cung cấp các biểu mẫu của công ty cho các nhân viên, bộ phận. * Nhân sự:
BÁO CÁO TỐT NGHIỆP 2020 GVHD: Đỗ Thị Ý Nhi
Tuyển dụng:
Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban, lập kế hoạch tuyển dụng trình Trưởng phòng xem xét.
Đăng tuyển, tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ và phối hợp với trưởng bộ phận tổ chức phỏng vấn ứng viên phù hợp theo đúng kế hoạch.
Gửi thông báo, soạn thảo hợp đồng cho các ứng viên đã trúng tuyển. Lập báo cáo đánh giá kết quả tuyển dụng, thử việc trình trưởng phòng. Hướng dẫn, giới thiệu cho nhân viên mới về các chính sách, quy định nhân
sự của công ty. Đào tạo:
Tổng hợp nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch đào tạo cho từng đối tượng lao động theo định kỳ.
Đề xuất lựa chọn cơ sở đào tạo, giám sát các chương trình đào tạo nâng cao tay nghề.
Theo dõi và tổng hợp kết quả đào tạo, lập báo cáo đánh giá về kết quả đào tạo.
Vận hành hệ thống lương, thưởng:
Tổng hợp ngày công, tính lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác cho người lao động, sau đó chuyển qua phòng kế toán để kiểm tra.
Theo dõi và cập nhật vào hệ thống các thay đổi nâng hạ lương của người lao động.
Định kỳ tổng hợp thông tin, phân tích và đề xuất các điều chỉnh về múc lương, thưởng và đãi ngộ phù hợp với thị trường lao động, điều kiện thực tế của công ty.
Lập kế hoạch tiền lương hàng năm trình Giám đốc phê duyệt.
Tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc tại các đơn vị đúng quy định.
Tham gia xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc.
Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị thực hiện hệ thống quản trị và đánh giá đúng kế hoạch.
Kiểm tra và yêu cầu các đơn vị hoàn thiện các mẫu biểu, tài liệu (nếu cần thiết).
Tổng hợp kết quả đánh giá toàn công ty.
Theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động toàn công ty. Theo dõi, cập nhật số liệu tăng giảm BHXH, BHYT và đối chiếu với cơ
quan BHXH hàng tháng.
Hoàn thiện các hồ sơ, thủ tục và liên hệ với cơ quan BHXH cho người lao động tham gia hoặc thưởng các chế độ BHXH, BHYT theo đúng quy định. Phối hợp với các đơn vị nghiên cứu, xây dựng các chương trình, kế hoạch, quy định an toàn lao động, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ…. và theo dõi, giám sát thực hiện.
Lặp kế hoạch mua sắm trang thiết bị bảo hộ, an toàn lao động. Theo dõi, giám sát việc cấp phát, sử dụng trang thiết bị.
Phối hợp xây dựng các quy định, chương trình hành động về an toàn – vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ. Tổ chức đào tạo, hướng dẫn và giám sát các phòng ban thực hiện.
Kiểm tra định kỳ và lập báo cáo hàng tuần về tình hình thực hiện công tác an toàn lao động, phòng chống cháy nổ; đề xuất phương án khắc phục trình cấp trên phê duyệt.
Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động của công ty.
Theo dõi biến động nhân sự. Định kỳ thống kê, lập báo cáo phân tích tình hình sử dụng nhân sự để trình báo cáo lên Ban Giám đốc.
Trực tiếp dự thảo các văn bản thay đổi công việc, mức lương, khen thưởng, xử phạt, chấm dứt hợp đồng lao động.
Cập nhật, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ người lao động đúng quy định. Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu:
Tham gia phổ biến các quy định, chính sách nhân sự và giải đáp thắc mắc, khiếu nại liên quan của người lao động.
BÁO CÁO TỐT NGHIỆP 2020 GVHD: Đỗ Thị Ý Nhi
Tham gia và hoàn thành đúng yêu cầu các dự án, các công việc khác thuộc chức năng nhiệm vụ theo phân công.
Thực hiện đúng chế độ lập kế hoạch và báo cáo công việc theo quy định. * Thủ quỹ:
Thực hiện nghiệp vụ thu, chi tiền mặt. Mọi khoản thu chi phát sinh phải được thực hiện theo quy định của công ty, quỹ tiền mặt và có chứng từ.
Quản lý tiền mặt, lưu giữ tiền mặt ở két sắt. Hàng ngày kiểm kê quỹ, đối chiếu sổ sách. Quản lý chứng từ.