IV Tƣ vấn đầu tƣ xây dựng
4.Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin đại diện cho các kênh và phƣơng pháp truyền đạt thông tin quan trọng, chính sách (Robert &Abbie (2013)). Thông tin và truyền thông tập trung vào chất lƣợng của thông tin mà đƣợc sử dụng dùng để báo cáo một cách hiệu quả. Thông tin nên đƣợc truyền đạt từ cao xuống thấp dƣới các hình thức và thời gian thích hợp, sao cho nó giúp mọi thành viên trong tổ chức thực hiện đƣợc nhiệm vụ của mình và đƣợc sử dụng cho bên ngoài va nội bộ.
Thông tin là một dạng cơ bản của truyền thông, đáp ứng mong đợi của nhóm và cá nhân để thực hiện đƣợc trách nhiệm của họ. Truyền thông hữu hiệu là việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dƣới hoặc từ cấp dƣới lên cấp trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin xuyên suốt toàn bộ tổ chức. Một trong những kênh truyền thông quan trọng là giữa quản lý và nhân viên. Ngoài ra cũng cần có sự truyền thông hiệu quả từ bên ngoài tổ chức bởi vì truyền thông bên ngoài cung cấp các yếu tố đầu vào và có ảnh hƣởng cao đến việc đạt mục tiêu của tổ chức.
Theo Lamoye (2005) với hệ thống KSNB hiệu quả, thì thông tin liên quan và tin cậy nên đƣợc ghi nhận và truyền thông đến nhà quản lý và nhân viên khác trong tổ chức. Để tiến hành KSNB và nhiệm vụ trong hoạt động, thông tin nên cung cấp kịp thời, đúng ngƣời, đúng lúc. Các nhân viên trong tổ chức hiểu đƣợc vai trò của mình trong hệ thống KSNB, vai trò đối với ngƣời khác và trách nhiệm giải trình của họ thông qua hệ thống thông tin và truyền thông. Thông tin và truyền thông có vai trò ngày càng quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đạt đƣợc các mục tiêu của mình để tồn tại và phát triển.
5 Giám sát
Giám sát là một trong những khía cạnh quan trọng của hệ thống KSNB trong các tổ chức, là quá trình đánh giá chất lƣợng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian. Springer (2004) cho rằng phải giám sát hoạt động của hệ thống KSNB mọi lúc mọi nơi, thực hiện việc đánh giá liên tục và độc lập. Mục tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo chất lƣợng của hệ thống KSNB luôn hữu hiệu; do vậy cần giám sát tất cả các hoạt động trong đơn vị và đôi khi còn áp dụng cho các đối tƣợng bên ngoài đơn vị nhƣ nhà cung cấp, khách hàng...
Giám sát bao gồm giám sát thƣờng xuyên và giám sát định kỳ nhằm xác định đƣợc những yếu điểm của kiểm soát nội bộ và báo cáo ngay cho các nhà quản lý cấp cao để đƣa ra các hoạt động cần thiết.
Giám sát thường xuyên
Giám sát thƣờng xuyên đƣợc thiết lập cho những hoạt động thông thƣờng và lặp lại của tổ chức. Bao gồm cả những hoạt động giám sát và quản lý mang tính chất định kỳ ngay trong cả quá trình thực hiện của các nhân viên trong công việc hàng ngày.
Giám sát định kỳ:
Phạm vi và tần xuất giám sát định kỳ phụ thuộc vào đánh giá mức độ rủi ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thƣờng xuyên. Nếu hoạt động giám sát thƣờng xuyên càng hữu hiệu thì giám sát định kỳ sẽ giảm đi. Việc tổ chức giám sát định kỳ hoàn toàn là do xét đoán của ngƣời quản lý dựa trên các nhân tố: bản chất và mức độ của các thay đổi và những rủi ro, năng lực và kinh nghiệm của ngƣời thực hiện kiểm soát, kết quả của các hoạt động giám sát thƣờng xuyên
Phụ lục số 2