5. Bố cục khóa luận
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban
Giám đốc
+ Chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành mọi hoạt động trong công ty, thay mặt công ty làm việc và ký kết hợp đồng với đối tácvà khách hàng; thực hiện kiểm tra, chỉ đạo các bộ phận thực hiện các công việc cụ thể đãđược giao phó.
+ Quyết định cuối cùng tới toàn bộ chiến lược ngắn hạn cũng như dài hạn của công ty và xây dựng mục tiêu để tạo được lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh (các công ty xe du lịch ở Huế như Công ty TNHH TM và DV Kha Trần, Công ty TNHH MTV Sinh An Thịnh, Công ty xe du lịch Phương Ty,…).
Phó giám đốc
+ Tiến hành tuyển dụng, đào tạo, phân công công tác và chịu trách nhiệm giám sát nhân viên cấp dưới.
+Tham mưu thực hiện công tác tuyên truyền, quảng bá thương hiệu của công ty. + Xây dựng, triển khai các kế hoạch và chiến lược kinh doanh; cập nhật tình hình, giá cả trên thị trường du lịch, phân tích doanh số và tổng hợp tình hình hoạt động kinh doanh của công ty để tham mưu cho giám đốc.
Phòng Marketing
+ Là cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp, đảm bảo việc thiết lập và duy trì mối quan hệ lâu dài giữa khách hàng và doanh nghiệp thông qua việc áp dụng các chính sách marketing tích hợp (quảng cáo, khuyến mãi, gặp gỡ trực tiếp khách hàng), từ đó gia tănglòng trung thành của khách hàng đối với doanh nghiệp.
+ Thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch, từ đó hoạch định ra các chiến lược marketing và xúc tiến các hoạt động quảng bá, truyền thông cho công ty
Phòng kếtoán–tài chính
+ Tổchức thực hiện công tác hạch toán kế toán kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, vốn chủ sở hữu, nợ phải trả, các hoạt động thu, chi tài chính của công ty. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ các số liệu trên và phản ánh những thay đổi để lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời.
+ Phối hợp với phó giám đốc để hoạch định và lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty.
+ Tổ chức quản lý, theo dõi và thu hồi công nợ đối với các đối tác kinh doanh là các công ty tổ chức tour du lịch và các nhà xe trong và ngoài tỉnh.
Phòngđiều hành
+ Lập kế hoạch và triển khai các công việc để đảm bảo yêu cầu về thời gian khởi hành và chất lượng xe du lịch như kiểm tra xe trước mỗi chuyến đi, bảo dưỡng xe định kỳ hằng năm, nhắc nhở, đôn đốc lái xe và hướng dẫn viên phải luôn đúng giờ và có thái độ làm việc nghiêm túc.
+ Tiến hành nhận tour từ giám đốc và sắp xếp, phân bố tour cho các tài xế theo tháng, quý; theo đó các tài xế và hướng dẫn viên sẽ trực tiếp liên hệ với khách hàng về địa điểm đón khách (đối với khách tour) và trực tiếp đến địa điểm trong bảng phân tour do các công ty tổ chức tour du lịch cung cấp (đối với khách do công ty lữ hành cung cấp).
+ Theo dõi tiến trình vận chuyển khách thông qua thiết bị định vị GPS và kịp thời xử lý các trường hợp bất thường và các vấn đề khách hàng phàn nàn một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng trong quá trình thực hiện chương trình du lịch.
Đội ngũ tài xế
+ Công ty hiện có 7 tài xế ở độ tuổi từ 27-35 được đào tạo các kỹ năng chuyên môn khi phục vụ: kỹ năng lái xe phòng vệ, kỹ năng sơ cấp cứu, phòng cháy chữa cháy và trìnhđộ ngoạingữ ở mức trung bình.
+ Chuẩn bị một số phụ tùng thay thế cho xe trước mỗi chuyến đi và tiến hành sửa chữa các lỗi nhỏ cho xe khi xe gặp sự cố.
+ Lập báo cáo giám sát xe, bao gồm bảng kê chi tiết các chuyến đi bao gồm bảo trì, chi phí dầu, cầu đường, tổng số km,… đãđi vào cuối mỗi tháng.