6. TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU LUẬN VĂN
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
+ Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông la cơ quan thẩm quyền cao nhất của công ty và tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu đều được tham dự. Đại hội đồng cổ đông thường niên được tổ chức mỗi năm một lần.
+ Hội đồng quản trị: Gồm 5 người do đại hội đồng cổ đông bầu ra, nhiệm kỳ 3 năm. Là cơ quan quản lý có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định đến mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty.
+ Ban kiểm soát: Gồm 3 thành viên, là đại diện thành viên đề cử, kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị, điều hành công ty
+ Ban Giám đốc Công ty: Gồm Giám đốc, Phó giám đốc sản xuất kiêm giám đốc xí nghiệp in, Phó giám đốc kế hoạch kinh doanh vật tư, những người này có nhiệm vụ quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm về hoạt động của Công ty và là người đưa ra quyết định cuối cùng, triển khai nghị quyết của đại hội đồng cổ đông và HĐQT.
+ Phòng Kế toán - Tài chính: Tổ chức hệ thống sổ sách theo quy định Nhà nước, chuẩn mực Kế toán , hạch toán Kế toán, cung cấp thông tin Kế toán tài chính cho giám đốc, lập kế hoạch ngân quỹ, cân đối thu, chi, theo dõi công nợ, thanh toán tiền hàng. Quản lý thành phẩm, báo cáo quỹ hàng ngày, báo cáo quyết toán phân tích kết quả lãi, lỗ kịp thời hàng tháng, quý, năm. Tính lương cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty, lập báo cáo thuế hàng tháng, lập báo cáo tài chính.
+ Phòng Tổ chức hành chính: Thực hiện chức năng quản lý hồ sơ, văn bản của Công ty và của cán bộ công nhân viên thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo, xây dựng và quản lý chương trình công tác của lãnh đạo Công ty, đào tạo nhân lực theo nhu cầu, quản lý lao động, thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị văn phòng, lưu trữ và phát hành các công văn, chỉ thị của lãnh đạo Công ty.
+ Phòng Kinh doanh – Vật tư: Tổ chức cung ứng vật tư cho sản xuất, theo dõi tồn kho hợp lý, quản lý kho an toàn. Ký kết hợp đồng in tài liệu, quan hệ khách hàng, tiềm kiếm thị trường, xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, dài hạn, có kế hoạch vật tư, kiểm tra giá cả đầu vào, đáp ứng nhu cầu khách hàng. Tham mưu giúp phó giám đốc kinh doanh tính giá chính xác, cạnh tranh, bảo đảm có lãi.
+ Phòng Sản xuất kỹ thuật: Điều phối tài liệu in, theo dõi tiến độ sản xuất, kiểm tra tình hình bảo quản trang thiết bị máy móc, sản xuất, định mức lao động, thiết kế sản xuất, quản lý bộ phận bình bản, phơi bản. Tham mưu cho Phó giám đốc sản xuất kỹ thuật trong công tác tính kế hoạch in và phát triển sản xuất, giải quyết kịp thời trung thực, chính xác mọi sai sót trong công tác kỹ thuật.
+ Phòng Thiết kế tạo mẫu: Sắp chữ điện các loại sách, biểu mẫu, tạo mẫu các loại văn hóa phẩm, bìa sách, vé số, tờ rơi, catologe…theo yêu cầu của khách hàng và sự hướng dẫn kỹ thuật của phòng sản xuất kỹ thuật.
+ Phân xưởng in: Thực hiện sản xuất theo sự điều động của Phó giám đốc phụ trách sản xuất, bảo quản trang thiết bị, quản lý vật tư, lao động, kỷ luật, thực hiện các nhiệm vụ kịp tiến độ, thời gian.