5. Kết cấu đề tài
4.1.1. Những thành tựu đạt được
Quy trình lập KHSX tại bộ phận lắp ráp của công ty Plus Việt Nam có những bước cơ bản của công tác lập kế hoạch sản xuất thông thường, đáp ứng được nhu cầu sản xuất của công ty. KHSX được lập dựa trên thực tế năng lực của bộ phận lắp ráp, phù hợp với đặc điểm sản xuất hiện tại của công ty hỗ trợ cho công tác quản lý sản xuất tại nhà máy góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Công tác lập kế hoạch và triển khai kế hoạch sản xuất được thực hiện một cách linh hoạt. Bảng kế hoạch sản xuất được lập chi tiết cho từng tháng để cập nhật các thay đổi trong sản xuất và đưa ra hướng giải quyết kịp thời. Điều này giúp cho bộ phận kiểm soát quy trình thực hiện kế hoạch một cách chặt chẽ, chủ động hơn trong việc nhận đơn hàng.
Công tác lập KHSX có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban và giữa các nhân viên trong bộ phận với nhau giúp cho việc thực hiện kế hoạch đạt hiệu quả cao. Các bộ phận kỹ thuật, kho, các nhân viên sản xuất thường xuyên báo cáo tiến độ sản xuất, tình trạng hoạt động của máy móc, thông tin kho hàng thường xuyên cho người lập kế hoạch giúp cho việc điều chỉnh kế hoạch kịp thời khi có sự cố xảy ra.
Công tác lập KHSX tại bộ phận lắp ráp giúp tăng khả năng đáp ứng đúng số lượng và thời gian giao hàng. Người lập kế hoạch tiến hành lên kế hoạch ngay khi nhận được đơn hàng của khách hàng từ bộ phận quản lý sản xuất để đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng về số lượng, mẫu mã, thời gian giao hàng.
Trang 51
Bảng 4.1: Bảng theo dõi phần trăm đơn hàng hoàn thành năm 2019
Nội Dung T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 TOTAL AVE Đơn hàng Nội địa 986 620 781 771 796 794 889 851 686 932 665 876 9647 804 Tổng đơn hàng xuất 986 620 781 771 796 794 889 851 686 932 665 876 9647 804 Tỉ lệ giao hàng đạt được 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Đơn hàng xuất khẩu 882 479 1031 712 703 750 896 699 591 650 596 590 8579 715 Tổng đơn hàng xuất 865 469 979 685 667 715 852 671 564 623 568 562 8220 685 Tỉ lệ giao hàng đạt được 98% 98% 95% 96% 95% 95% 95% 96% 95% 96% 95% 95% 96% 96% Nguồn: bộ phận lắp ráp 4.1.2. Những bất cập tồn tại
Bên cạnh những kết quả đã đạt được thì PVI cũng còn những tồn tại ảnh hưởng lớn đến hoạt động lập kế hoạch sản xuất tại bộ phận lắp ráp của công ty:
Các công đoạn sản xuất trước không đảm bảo hoàn thành kế hoạch được giao, một số chi tiết không đảm bảo chất lượng phải tiến hành sản xuất lại dẫn đến thiếu nguồn vật tư đầu vào cho công đoạn lắp ráp, bộ phận lắp ráp phải tiến hành điều chỉnh kế hoạch, thay đổi ngày sản xuất để kịp tiến độ giao hàng. Mặc dù khi tiến hành lập kế hoạch đã xem xét trước rủi ro này bằng cách lên lịch trình thực hiện lắp ráp không sát với thời gian yêu cầu hoàn thành kế hoạch quá, tuy nhiên nếu không có biện pháp khắc phục tình trạng này đến khi việc trễ kế hoạch xảy ra nghiêm trọng hơn sẽ dẫn đến việc giao hàng chậm trễ ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Trang 52
Hình 4.1: Bảng theo dõi sản lượng sản xuất sản phẩm
Nguồn: bộ phận lắp ráp
Đối với một số nguyên vật liệu nhập bên ngoài, lượng hàng dự trữ trong kho không đủ để đáp ứng kế hoạch. Phần lớn các nguyên vật liệu được nhập từ công ty trụ sở ở Nhật Bản, chỉ có một số chi tiết gia công đơn giản là được nhập ở trong nước, vì vậy thời gian giao nhận hàng tương đối lâu, sau khi giao nhận hàng còn phải trải qua công tác kiểm tra chất lượng trong khi đó bộ phận lắp ráp nhận kế hoạch từ bộ phận quản lý sản xuất chỉ trước 20 ngày mỗi tháng để xem xét khả năng thực hiện kế hoạch và báo cáo về nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cụ thể để bộ phận vật tư tiến hành cấp phát và thu mua các nguyên vật liệu còn thiếu. Vì vậy, có nhiều đơn hàng chưa đến kịp để tiến hành triển khai sản xuất.
Khi tiến hành lên KHSX, bộ phận lắp ráp sẽ dựa vào nhu cầu sản xuất theo kế hoạch và định mức nguyên vật liệu để tiến hành tính toán số lượng nguyên vật liệu đủ cho quá trình sản xuất sau đó yêu cầu bộ phận vật tư cấp phát vật tư. Tuy nhiên, trong khi triển khai sản xuất không thể tránh khỏi các rủi ro làm hư hỏng hàng hóa như sản phẩm bị trầy xước, dính bụi, bị nứt, bể trong quá trình vận chuyển từ kho đến bộ phận cũng như trong quá trình lắp ráp. Vì vậy phải tiến hành sản xuất lại, bộ phận lắp ráp phải yêu cầu cấp phát vật tư lần nữa đối với những nguyên vật liệu không thể tái sử dụng lại làm gián đoạn quá trình sản xuất.
Tại phân xưởng lắp ráp, việc theo dõi tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị không được thực hiện một cách nghiêm túc. Công tác lập kế hoạch cho bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị chưa được quan tâm đúng mức. Các máy tự động thường xuyên gặp những sự cố bất ngờ, việc sửa chữa, kiểm tra được thực hiện bằng cách xảy
Trang 53
ra lỗi ở đâu thì sửa dẫn đến việc sản xuất bằng máy tự động luôn ở trong trạng thái bị động, làm trì trệ hoạt động sản xuất, gây khó khăn cho việc tính toán định mức thời gian sản xuất trong công tác lập KHSX, không đảm bảo được thời gian hoàn thành kế hoạch. Ngoài ra, các vật tư sử dụng cho công tác bảo trì sửa chữa đã sử dụng hết nhưng do sự chủ quan của nhân viên kỹ thuật tại bộ phận vì ít khi sử dụng đến nên không thông báo cho bộ phận kế hoạch kịp thời để tiến hành mua hàng. Việc dừng máy để chờ cấp phát vật tư làm kéo dài thời gian sản xuất dẫn đến tình trạng trễ hàng, ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Trình độ của đội ngũ nhân viên lập kế hoạch còn hạn chế, hầu hết các nhân viên ở đây đều là lao động phổ thông hoạt động lâu năm tại công ty, được công ty đào tạo để làm việc. Các nhân viên phần lớn chỉ dựa vào kinh nghiệm làm việc là chính, chưa nắm bắt được phương pháp lập kế hoạch cải tiến.
4.2. Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất tại bộ
phận lắp ráp
4.2.1. Tăng cường công tác theo dõi và kiểm soát KHSX
Quy trình sản xuất sản phẩm tại PVI trải qua nhiều công đoạn, tình hình thực hiện kế hoạch của công đoạn trước sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất của công đoạn sau. Vì vậy, công tác theo dõi, kiểm soát hoạt động sản xuất tại mỗi bộ phận cần được triển khai một cách đúng đắn và thường xuyên để đảm bảo kế hoạch sản xuất được diễn ra theo đúng dự định.
Nội dung giải pháp:
Theo dõi tiến độ sản xuất: công ty cần thành lập một đội ngũ chuyên viên giám sát nội bộ có thể kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện công việc. Triển khai hệ thống báo cáo sản xuất từng giờ, ca, ngày để người tham gia sản xuất có ý thức hơn trong công việc.
Trang 54
Hình 4.2: Bảng theo dõi tiến độ sản xuất
Nguồn: bộ phận lắp ráp
Tại mỗi cell, line sản xuất của bộ phận đã đặt bảng theo dõi tiến độ sản xuất để công nhân tự cập nhật số lượng sản phẩm mình lắp ráp được theo từng giờ, sau mỗi ca làm việc các tổ trưởng sẽ tiến hành tổng hợp lại để báo cáo cho cấp trên về khả năng đáp ứng kế hoạch của cell, chuyền. Tuy nhiên, các công nhân thường không để ý và để đến khi nào sản xuất xong một mã hàng thì mới thực hiện. Các giám sát viên, tổ trưởng cần nhắc nhở thường xuyên để tạo thói quen cho công nhân thực hiện đúng nhiệm vụ của mình.
Báo cáo hiệu quả sản xuất: dựa vào bảng theo dõi tiến độ sản xuất các tổ trưởng mỗi cell tiến hành so sánh với kế hoạch để xem hoạt động sản xuất có đảm bảo thực hiện đúng dự kiến, có chậm trễ hay không từ đó báo cáo cho trưởng phòng sản xuất, nhân viên kiểm soát sản xuất ở bộ phận mã hàng nào đã thực hiện đúng tiến độ, mã hàng nào trễ tiến độ và trễ bao lâu. Nhân viên kiểm soát sản xuất dựa vào báo cáo của tổ trưởng phân xưởng để xem có thể đáp ứng thời gian giao hàng cho công đoạn sau theo kế hoạch không. Nếu bộ phận không giao hàng đúng kế hoạch tiến hành thông báo với bộ phận lên kế hoạch để đưa ra giải pháp điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.
Trang 55
Hình 4.3: Bảng báo cáo hiệu quả sản xuất tại bộ phận lắp ráp
Nguồn: tác giả tự tổng hợp
Trong đó:
Số giờ sản xuất dự kiến = [(Định mức thời gian lắp ráp/60)*Số lượng sản xuất dự kiến]/Số công nhân
Số giờ sản xuất thực tế được xác định bằng phương pháp bấm giờ từ lúc bắt đầu thực hiện lắp ráp tại cell, chuyền cho mã hàng đến lúc hoàn thành công việc.
Hiệu quả sản xuất cho biết chênh lệch giữa thời gian sản xuất thực tế so với thời gian sản xuất dự kiến.
Từ bảng báo cáo hiệu quả sản xuất trên ta thấy với hàng TG-710 đơn hàng được hoàn thành sớm hơn dự kiến 0,11 giờ, với hàng TG-711 và TG-712 đơn hàng hoàn thành trễ hơn dự kiến 0,17 giờ và 0,43 giờ. Thời gian chậm trễ hàng không quá lớn vì vậy không ảnh hưởng nhiều đến tiến độ giao hàng. Bộ phận có thể cho lao động tăng ca với các đơn hàng sau để hoàn thành kế hoạch đúng thời hạn. Những cell, chuyền hoàn thành nhu cầu sản xuất trước dự kiến tiến hành sắp xếp đưa đơn hàng tiếp theo vào sản xuất.
Ngoài ra để thực hiện cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất ở từng bộ phận một cách nghiêm túc, các quản lý cần đưa ra các hình thức xử phạt và khen thưởng hợp lý. Các hình thức xử phạt có thể nhắc tới như:
- Đối với việc trễ hạn nhưng không ảnh hưởng tới việc thực hiện kế hoạch công đoạn sau tìm hiểu nguyên nhân và tiến hành nhắc nhở trong các cuộc họp đầu giờ các bộ phận nhau.
- Đối với việc trễ hạn ảnh hưởng đến công tác thực hiện kế hoạch ở công đoạn sau nhưng không làm ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng cho khách hàng tiến
Trang 56
hành lập biên bản tường trình với người chịu trách nhiệm ở công đoạn sản xuất nêu rõ lý do dẫn đến việc chậm trễ.
- Đối với việc trễ hạn ảnh hưởng nghiêm trọng làm chậm trễ thời gian giao hàng tiến hành trừ lương người chịu trách nhiệm ở công đoạn đó.
4.2.2. Nâng cao công tác dự trữ nguyên vật liệu, vật tư
Khả năng đáp ứng nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng và tiến độ ảnh hưởng rất lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất. Do đó nhằm nâng cao hiệu quả kế hoạch sản xuất cần đảm bảo nguyên vật liệu luôn có sẵn trong quá trình sản xuất.
Nội dung giải pháp:
Cần đảm bảo tồn kho an toàn: đối với các nguyên vật liệu có thời gian giao hàng ngắn thì chỉ cần đặt hàng khi có kế hoạch nguyên vật liệu nhưng đối với các nguyên vật liệu có thời gian giao hàng dài thì cần đặt hàng trước khi cập nhật đơn hàng. Luôn kiểm tra và đảm bảo tồn kho ở một mức tối thiểu nhất định cho từng loại nguyên vật liệu. Trường hợp nguyên vật liệu bị dưới định mức tồn kho tối thiểu cần thông báo lập tức cho bộ phận vật tư để chuẩn bị đặt hàng.
Xác định nhu cầu vật tư dự trữ theo phương pháp kinh nghiệm:
Theo phương pháp này, mức dự trữ được xác định dựa vào tình hình cung ứng vật tư của năm trước. Theo đó, vật tư dự trữ được sử dụng tại bộ phận lắp ráp bao gồm các loại:
- Dự trữ thường xuyên là lượng nguyên vật liệu cần thiết để đảm bảo cho hoạt động sản xuất được diễn ra bình thường giữa các kỳ cung cấp. Lượng dự trữ thường xuyên được áp dụng theo công thức:
Dtx = Vng.đ × ttx
Trong đó: Dtx là lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên
Vng.đ là là khối lượng nguyên vật liệu sử dụng trong 1 ngày 1 đêm của kỳ kế hoạch, được xác định theo công thức:
Vng.đ = Nn / Tkh
(Nn là nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu kỳ kế hoạch; Tkh là số ngày làm việc của kỳ kế hoạch)
Trang 57
ttx là thời gian cần thiết cho dự trữ thường xuyên, được xác định theo công thức: ttx = (∑ 𝑉𝑛𝑖 𝑛 𝑖 × 𝑡𝑛𝑖) ∕ ∑ 𝑉𝑛𝑖 𝑛 𝑖
(Vni là lượng vật tư nhận được mỗi lần giao hàng; tni là thời gian giữa 2 lần giao hàng kế tiếp; n là số lần giao hàng trong 1 năm)
- Dự trữ bảo hiểm là dự trữ để đảm bảo cho hoạt động sản xuất được diễn ra bình thường khi xảy ra những gián đoạn về cung cấp. Dự trữ bảo hiểm được xác định theo công thức sau:
Dbh = Vng.đ × tbh
Trong đó: tbh là thời gian cho dự trữ bảo hiểm được xác định bởi công thức sau: tbh = (∑ 𝑉′𝑛𝑖 𝑚 𝑖 × (𝑡′𝑛𝑖 − tbq)) ∕ ∑ 𝑉′𝑛𝑖 𝑛 𝑖
(𝑡′𝑛𝑖 là thời gian giữa 2 lần cung cấp của những lần cung cấp có khoảng cách lớn hơn khoảng cách bình quân giữa 2 lần cung cấp; V′ni là lượng nguyên vật liệu nhập kho của những lần cung ứng tương ứng với 𝑡′𝑛𝑖; tbq là thời gian dự trữ bình quân; m là tổng số lần có thời gian dự trữ lớn hơn thời gian dự trữ bình quân)
- Xác định lượng nguyên vật liệu dự trữ chung theo công thức: Dc = Dtx + Dbh
Áp dụng cho loại nguyên vật liệu Paper (36-893) Dluc dùng cho đóng gói hàng Tape Glue:
- Nhu cầu sử dụng cho KHSX cho tháng 3 và tháng 4: Nn = 6.800 (pcs) - Số ngày làm việc trong tháng 3 và tháng 4: Tkh = 46 (ngày)
- Ta có được: Vng.đ = 6.800 / 46 = 148 (pcs)
- Giả sử: số lần giao hàng vào năm trước là 5 lần và thời gian dự trữ thường xuyên được tính như sau:
ttx = (3.000 × 60 + 5.000 × 60 + 5.000 × 90 + 6.000 × 90 + 5.000 × 60) / (3.000 + 4.000 + 4.000 + 6.000) = 73,75 (ngày)
Trang 58 Dtx = 148 × 73,75 = 10.915 (pcs)
- Thời gian dự trữ bình quân: tbq = (60 + 60 + 90 + 90 + 60) / 5 = 72 (ngày) - Thời gian dự trữ bảo hiểm: tbh = [(5.000 + 6.000) × (90 – 72)] / (5.000 +
6.000) = 18 (ngày)
- Lượng dự trữ bảo hiểm: Dbh = 148 × 18 = 2.664 (pcs) Như vậy, lượng dự trữ chung của loại nguyên vật liệu sẽ là: Dc = 10.915 + 2.664 = 13.579 (pcs)
Lượng vật tư thường xuyên sẽ được dùng dần cho nhu cầu sản xuất, còn lượng vật tư bảo hiểm sẽ được để tồn kho đề phòng trường hợp rủi ro trong cung ứng.
4.2.3. Xác định tỷ lệ vật tư tiêu hao để xây dựng định mức nguyên vật liệu
Việc xác định tỷ lệ vật tư tiêu hao để xây dựng định mức nguyên vật liệu sẽ giúp cho công tác lập kế hoạch vật tư được chính xác, lượng vật tư nhận về sẽ đáp ứng được nhu cầu sản xuất, tránh việc thiếu vật tư gây gián đoạn quá trình sản xuất. Đồng thời, giải pháp này cũng giúp cho việc nâng cao công tác đánh giá hiệu quả sử dụng vật tư tại bộ phận, xác định được lượng vật tư hư hỏng do các nguyên nhân chủ quan. Từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục nhằm giảm tỷ lệ phế phẩm.
Nội dung giải pháp:
• Xây dựng bảng kiểm soát sử dụng vật tư để xác định số lượng vật tư bị hao hụt trong quá trình sản xuất. Bảng kiểm soát mức độ sử dụng vật tư