Kiểm tra chính sách kế toán được áp dụng
Thông qua việc nghiên cứu hồ sơ làm việc năm trước, BCTC (cụthểlà Thuyết minh BCTC) và phỏng vấn nhân viên kế toán, KTV sẽ nắm được thông tin liên quan đến kế toán hàng tồn kho như:
-Hàng tồn kho được tính theo giá gốc hay giá trịthuần có thểthực hiện đượ. -Giá trị hàng tồn kho được tính theo phương pháp nào?
-Phương pháp tính giá thành, đánh giá sản phẩm dởdang cuối kỳ. -Việc trích lập dựphòng giảm giá hàng tồn kho.
Sau đó, KTV sẽ đánh giá xem liệu cácchính sách được áp dụng có phù hợp với đặc điểm hàng tồn kho của đơn vị hay không? Các nguyên tắc kếtoán áp dụng có nhất quán với năm trước và phù hợp với quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hay không?
Kiểm tra số dư đầu năm của hàng tồn kho
KTV tiến hành lập bảng tổng hợp có so sánh với số dư cuối năm trước với biên bản kiểm kê. Tìm hiểu và kiểm tra phương pháp tính giá hàng tồn kho áp dụng cho năm tài chính trước. Kiểm tra tính đúng kỳ của hàng tồn kho, đồng thời kiểm tra số dư dựphòng giảm giá hàng tồn kho tại ngày đầu kỳ. Đối chiếu các số dư trên bảng sốliệu tổng hợp với bảng cân đối phát sinh và giấy tờ làm việc của KTV năm trước. Từ đó phát hiện ra các chênh lệch (nếu có) và giải thích những chênh lệch đó thông qua việc nghiên cứu hồ sơ làm việc năm trước, BCTC (cụ thể là Thuyết minh BCTC) và phỏng vấn kế toán của khách hàng.
Tham gia chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho cuối năm KTV cần tìm hiểu và thực hiện các công việc sau:
-Xác định tất cả các kho (của doanh nghiệp hoặc đi thuê), hàng ký gửi,...định giá các kho và đánh giá rủi ro của từng kho để xác định nơi KTV sẽ tham gia chứng kiến kiểm kê.
Bả ng 2. 5: Các thủ tụ c chứ ng kiế n kiể m kê theo chư ơ ng trình kiể m kê hàng tồ n kho
STT Thủtục Tham
chiếu
I. Lập kếhoạch
1 Ghi lại thông tin chi tiết về địa điểm, thời gian kiểm kê, thành phần tham gia (của đơn vịvà KTV), các loại hàng tồn kho và giá trị ước tính theo từng địa điểm/ kho hàng; cách thức chọn mẫu tham gia kiểm kê của KTV...
D532
2 Thu thập Kếhoạch kiểm kê và Tài liệu hướng dẫn kiểm kê, Đánh giá tính đầy đủ, thích hợp của các tài liệu này.
D532
II. Thực hiện
1 KTV quan sát tổng quan kho hàng, nhận diện các chủng loại hàng tồn kho, khu vực bảo quản, lưu trữ. Đánh giá chung về cách lưu trữ, sắp xếp và các kiểm soát nội bộ đối với kho hàng.
D532
2 Quan sát và mô tảlại quy trình kiểm kê thực tếcủa đơn vị (lưuý: ghi nhận lại số lượng các loại hàng tồn kho hỏng, lỗi thời, không sửdụng, hàng tồn kho được đánh giá có gián bán giảm hoặc thấp hơn giá vốn, hàng tồn kho đang được cầm cố, thếchấp...)
D532
3 Chọn mẫu 1 sốkhoản mục hàng tồn kho đểthực hiện việc kiểm đếm lại, theo 2 cách: (1) Chọn từPhiếu kiểm kê để xem và đối chiếu lại; (2) Chọn ngẫu nhiên 1 sốkhoản mục hàng tồn kh tại địa điểm kiểm kê để đếm lại và đối chiếu với phiếu kiểm kê.
4 Photo lại các phiếu kiểm kê mà KTV đã tham gia quá trình kiểm kê để sau này đối chiếu với tài liệu tổng hợp kiểm kê và phục vụcông việc kiểm toán sau đó (nếu được).
5 Mô tả và đánh giá cách thức tổng hợp kết quảkiểm kê của đơn vị. D533
6 Kết luận chung vềcuộc kiểm kê, nhận xét vềcác khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho cần trao đổi với đơn vị.
D533
Kết thúc kiểm kê, KTV sẽkiểm tra xem biên bản tổng hợp kiểm kê có được lập dựa trên các phiếu kiểm kê hay không? Sau đó, thủkho, kế toán và giám đốc đơn vị sẽký xác nhận vào biên bản kiểm kê và KTV sẽgiữ1 bản.
Đối với kho đi thuê: KTV yêu cầu bên giữkho xác nhận số lượng hàng gửi.
Kiểm tra đối chiếu sốliệu chi tiết hàng tồn kho
-Đối chiếu số liệu giữa báo cáo nhập-xuất-tồn với số liệu sổ Cái và bảng cân đối phát sinh
-KTV thường kiểm tra và xem xét báo cáo nhập-xuất-tồn hàng tháng, rà soát số dư hàng tồn kho cuối năm để xác định những khoản mục bất thường (số dư lớn, số dư âm, biến động nhiều trong kỳ,...). Từ đó tiến hành các thủ tục kiểm tra tương ứng. Nếu có sự chênh lệch, cần điều tra rõ nguyên nhân (kiểm tra phép tính sốhọc trên các tài liệu này).
-Đảm bảo doanh nghiệp đã đối chiếu và điều chỉnh số liệu kếtoán với sốliệu kiểm kê thực tế
-KTV sẽ đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán với số liệu thực tế ở biên bản kiểm kê đãđược thủkho, kế toán và giám đốc đơn vịký xác nhận. Nếu có sựchênh lệch thì cần điều tra rõ nguyên nhân.
-Trường hợp chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho trước hoặc sau ngày kết thúc kiểm toán: KTV tiến hành chọn mẫu kiểm tra các nghiệp vụnhập/ xuất kho phát sinh sau hoặc trước thời điểm kiểm kê, thực hiện đối chiếu xuôi/ ngược đến số dư hàng tồn kho thực tế
trên sổ sách kế toán/ thẻ kho tại ngày khóa sổ bằng cách điều chỉnh các nghiệp vụnhập/ xuất phát sinh tương ứng. Và tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch.
-KTV tiến hành đọc lướt sổ Cái để xác định các nghiệp vụbất thường (vềnội dung, giá trị, tài khoản đốiứng,...). Tìm hiểu nguyên nhân và thực hiện thủtục kiểm tra.
Kiểm tra các nghiệp vụmua hàng trong kỳ
-Kiểm tra các nghiệp vụmua hàng trong kỳ: Kiểm tra chọn mẫu các nghiệp vụmua hàng nhập kho trong kỳ, đối chiếu nghiệp vụghi trên sổCái với các chứng từliên quan
-KTV tiến hành chọn mẫu kiểm tra theo phương pháp chọn mẫu CMA các trường hợp nhập kho với mức đảm bảo R do công ty AAC thiết kế và quy định.
-Bộchứng từnhập kho thường gồm có: Phiếu nhập kho; Hóa đơn tài chính; Tờkhai hàng hóa nhập khẩu (đối với hàng hóa nhập khẩu); Phiếu xuất kho của bên bán (nếu có); Biên bản giao nhận hàng; Hợp đồng; Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng; Thư mời thầu (đối với hợp đồng có giá trị lớn); Biên bản mở thầu; Báo cáo kết quả xét thầu; Báo giá của các nhà cung cấp; Xét duyệt vềviệc lựa chọn nhà cung cấp... KTV sẽxem xét các vấn đềsau:
Phiếu nhập kho: Kiểm tra xem ngày nhập kho có phù hợp với Biên bản giao nhận hàng hóa và Phiếu xuất kho có của bên bán không? Có ghi nhận số lượng và đơn giá phù hợp với Hóa đơn tài chính hay không?
Hóa đơn tài chính: Kiểm tra sự đồng nhất về nét chữ, màu mực; sự chính xác của tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, thuế suất, thành tiền; sự đầy đủ của các chữ ký trên hóa đơn...
Tiến hành kiểm tra tính giá
Tùy theo phương pháp tính giá xuất kho của khách hàng sử dụng mà KTV sẽ có phương pháp và cách tính giá phù hợp đểkiểm tra cách tính giá của khách hàng.
-Đối với hàng mua đang đi đường: KTV tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụhàng có giá trịlớn với các chứng từ mua để đảm bảo các số dư hàng đang đi đường tại ngày khóa sổ đãđược ghi chép chính xác, đúng kỳ.
-Đối với nguyên vật liệu, công cụdụng cụ, hàng hóa: KTV tiến hành kiểm tra chọn mẫu báo cáo nhập-xuất-tồn một số tháng và tính giá xuất kho để đảm bảo doanh nghiệp đã thực hiện nhất quán phương pháp tính giá hàng xuất kho đã lựa chọn.
-Đối với thành phẩm: KTV kiểm tra cách tính giá xuất kho và đối chiếu giá vốn hàng bán (từng tháng, từng mặt hàng) đã được ghi nhận giữa sổ Cái với báo cáo nhập- xuất-tồn thành phẩm, đảm bảo tính chính xác và nhất quán.
Kiểm tra việc xác định giá trịsản phẩm dởdang cuối kỳ
-So sánh tỷlệphần trăm hoàn thành ước tính dựa trên quan sát tại thời điểm kiểm kê với tỷlệ được dùng đểtính toán giá trịsản phẩm dởdang. KTV thu thập giải trình hợp lý cho các chênh lệch trọng yếu.
-KTV tìm hiểu quy trình sản xuất của đơn vịvà tiến hành đánh giá tính hợp lý. -Kiểm tra việc tính toán và phân bổchi phí sản xuất cho sản phẩm dở dang cuối kỳ. -Kiểm tra phương pháp phân bổvà tính giá trịsản phẩm dởdang của đơn vị.
Kiểm tra việc tính giá thành KTV tiến hành:
-Đối chiếu số liệu trên Bảng tính giá thành với số lượng thành phẩm theo Báo cáo sản xuất và Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn trong kỳ.
-Kiểm tra và đánh giá tính hợp lý của việc tập hợp, phân bổ, tính giá thành phẩm nhập kho (so sánh biến động cơ cấu các bộ phận chi phí, so sánh với chi phí định mức, kiểm tra biến động tỷlệlợi nhuận gộp,...).
-Đối chiếu các chi phí trực tiếp (nguyên vật liệu, nhân công) đến các phần hành liên quan và chọn mẫu kiểm tra việc tập hợp chi phí trực tiếp vào thành phẩm.
-Kiểm tra các chi phí ghi thẳng vào giá thành, không qua các tài khoản chi phí (nếu có).
-Phân tích và kiểm tra các chi phí sản xuất chung được tính trong hàng tồn kho, đánh giá tính hợp lý của các phương pháp phân bổvà tỷlệphân bổ.
-Trường hợp doanh nghiệp hoạt động dưới mức công suất bình thường: Xem xét và ước tính chi phí chung cố định dưới mức công suất bình thường không được tính vào giá trị hàng tồn kho.
Hàng gửi bán
KTV kiểm tra số dư hàng gửi bán, hàng đang được nắm giữbởi bên thứ3, hàng mua đang đi đường: Đối chiếu hoặc gửi thu xác nhận cho bên nhận gửi hàng tồn kho (nếu cần) hoặc kiểm tra chứng từvận chuyển, hợp đồng hoặc biên bản giao nhận hàng sau ngày kết thúc kỳkế toán để đảm bảo tính hợp lý của việc ghi nhận.
Kiểm tra lập dựphòng giảm giá hàng tồn kho
-Tìm hiểu và đánh giá tính hợp lý của các phương pháp tính dự phòng áp dụng (nếu có).
-Soát xét các khoản mục hàng tồn kho chậm luân chuyển, lỗi thời hoặc đã hư hỏng. Kiểm tra các khoản mục hàng tồn kho có biến động lớn về chi phí hoặc về giá bán, công nghệ, nhu cầu của thị trường đểxem xét khả năng phải trích lập dựphòng giảm giá.
-Tuy nhiên, lưu ý đối với trường hợp trích lập dựphòng nguyên vật liệu, KTV kiểm tra lại giá bán của sản phẩm dịch vụ được sản xuất từ nguyên vật liệu này giảm giá thì mới được trích lập dựphòng nguyên vật liệu đó. Với thành phẩm: KTV so sánh giá thành thành phẩm và giá bán dựkiến trên thị trường. Với sản phẩm dở dang: KTV ước tính tổng tổng chi phí hoàn thành sản phẩm và so sánh chúng với giá bán hay giá trị thuần trên hợp đồng. KTV cũng kiểm tra lại xem những hàng hóa cần trích lập dự phòng có được thể hiện trong biên bản kiểm kê hay không?
-Phân tích lợi nhuận gộp để xem xét liệu có phát sinh hàng tồn kho có giá thành cao hơn giá trịthuần có thểthực hiện để xác định nhu cầu lập dựphòng.
-Kiểm tra đảm bảo không có sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ kế toán, có ảnh hưởng đến các nghiệp vụ trong năm và giá trịhàng tồn kho.
-Đánh giá cách xửlý thuế đối với các khoản dựphòng giảm giá đã trích lập. Kiểm tra tính đúng kỳ
KTV tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ nhập/ xuất kho trước và sau ngày kết thúc kỳkế toán và kiểm tra đến chứng từ gốc để đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng kỳhạch toán (kết hợp với phần hành liên quan).
Đối với các giao dịch mua hàng có gốc ngoại tệ
KTV kiểm tra việc áp dụng tỷ giá quy đổi để ghi nhận hàng tồn kho (kết hợp với phần hành liên quan).
Đối với các giao dịch mua/ bán hàng tồn kho với bên liên quan
KTV kiểm tra việc ghi chép, phê duyệt, giá áp dụng, lãi (lỗ)... (kết hợp với phần hành liên quan).
Kiểm tra việc phân loại và trình bày các khoản hàng tồn kho trên BCTC
KTV sẽ kiểm tra xem đơn vị đã trình bày và công bố đầy đủ các vấn đề liên quan đến chính sách kế toán mà đơn vị áp dụng hay không? Việc phân loại hàng tồn kho có hợp lý hay không? Những hạn chếvềquyền sởhữu đối với hàng tồn kho đãđược công bố đầy đủ hay chưa? Những thay đổi về chính sách kế toán và ảnh hưởng của nó đối với hàng tồn kho đơn vị trong năm như thếnào?