Nguồn: Phòng nhân sự TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC Phòng nhập kh u Phòng xuất kh u Phòng ktoán ế Bộ phận ngoại thương Bộ phận ngoại thương Bộ phận bán hàng Bộ phận Cửa hàng Bộ phận giao nhận Xuất Nhập Cửa hàng hàn Cửa hàng BìnhTriệu Cửa hàng An Lạc Bộ phận huy động
Sơđồ 2 : Sơđồ hoạt động của bộ phận kinh doanh xuất nhập kh u
Nguồn: Phòng nhân sự
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Ban giám đốc:
Là cơ quan đầu não thực hiện các chức năng quản trị, chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng quy định của Pháp luật. Giám đốc làm việc theo nguyên tắc cùng bàn bạc thống nhất với các trưởng phòng để đề ra những chiến lược kinh doanh và định hướng kế hoạch phát triển trong tương lai của công ty.
Phòng xuất kh u:
GIÁM ĐỐC CÔNG TY
Trưởng phòng kinh
doanh xuất nhập khNu Bp.Kế toán
BP. Thiết kế/đồ BP. Huy động/ thu BP. Kinh doanh ngoại Bộ phận giao nhận
BP. Gia công hàng xuất khNu
→: chỉ đạo, điều phối --- >: tương tác, hỗ trợ
- Thực hiện công tác đối ngoại, tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng. Bộ phận Ngoại thương kết hợp với Bộ phận Thu mua tìm kiếm nhà cung cấp trong nước. - Tính toán đầy đủ, chính xác giá cả các mặt hàng, các khoản chi phí: gửi mẫu, công tác, đóng gói bao bì, vận chuyển, cước tàu, phí giao nhận, bảo hiểm…Báo gía cho khách hàng theo giá FOB, CNF, CIF.
- Hòan thành các chứng từ xuất khNu cần thiết: lập tờ khai xuất khNu, C/O, P/L, C/I… để việc nhận tiền thanh toán được nhanh chóng.
- Phối hợp với bộ phận kế toán để thực hiện việc thanh toán cho nhà cung cấp trong nước đúng thời hạn.
- Phối hợp với bộ phận Giao nhận thực hiện việc giao nhận đúng thời hạn trong hợp đồng.
Phòng nhập kh u:
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh để tính toán mặt hàng cần nhập khNu với khối lượng, trị giá hợp đồng, nhập khNu theo phương thức nào, phương thức thanh toán giá nhập khNu: FOB, CNF, CIF.
- Giao dịch đàm phán với khách hàng, tìm hiểu các mặt hàng trên thị trường khu vực kinh doanh.
- Hỗ trợ nhân viên kế toán nắm rõ thông tin: số lượng hàng hóa, hàng tồn kho, công nợ…và đối chiếu công nợ với khách hàng quý.
- Phối hợp với bộ phận giao nhận để xem, lựa chọn mã số code hàng hóa, mã thuế nhập khN , thuế suất VAT nhập khNu ; tính toán các loại thuế suất nhập khNu và hoàn tất các thủ tục nhập khNu cần thiết: hợp đồng , L/C, C/O, P/L, B/L, C/I,…
Phòng kế toán:
Kế toán công nợ:
- Thu tiền hàng tháng trước hoặc trả sau, mở sổ chi tiết theo dõi công nợ khách hàng trong nước, công nợ tạm ứng chi phí làm hàng, theo dõi tình hình thực hiện tín dụng với khách hàng trong nước.
Kế toán tài chính:
- Thực hiện các báo cáo tài chính, thống kê, hoạch toán kế toán, quyết toán chi phí, phương án làm hàng và thanh toán, báo kết quả kinh doanh và công tác tài chính cho công ty.
Bộ phận giao nhận xuất nhập kh u:
- Tiến hành xem xét hàng hóa xuất nhập khNu tương ứng với “mã số hàng hóa”, để khai báo vào Tờ khai Hải quan cho chính xác.
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh xuất nhập khNu, bộ phận kế toán kiểm tra chính xác và đầy đủ bộ chứng từ trước khi làm thủ tục xuất nhập ở Hải quan cảng.
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh để giao nhận hàng và đóng gói, kiểm tra số lượng hàng tại cảng đúng thời hạn.
- Tiến hành làm bộ thủ tục xuất nhập khNu và nộp khai báo hải quan trong thời gian sớm nhất, để cho việc xuất và nhận hàng đúng thời hạn.
- Sau khi xuất và nhận hàng xong , nhân viên giao nhận hoàn tất bộ chứng từ đầy đủ chính xác: Tờ khai (Hải quan xác nhận đã hoàn tất), C/O, P/L ,… bàn giao cho bộ phận kế toán và trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khNu liên quan.
Bộ phận cửa hàng
- Tiến hàng nghiên cứu thị trường, kê khai các mặt hàng bán tại các cửa hàng, mặt hàng nào bán chạy để cung cấp thông tin cho phòng nhập khNu tiến hành nhập khNu hàng hóa đó một cách kịp thời, tránh tình trạng hết hàng tại các cửa hàng hoặc làm mất cơ hội kinh doanh trong thời điểm đó.
- Phải đạt được doanh số công ty đề ra mỗi tháng, tận tình phục vụ khách hàng để có tạo ra nhiều khách hàng thân thiết.