CƠNG TY HỒNG MAI VÀ CƠNG TY THIÊN THANH
Kiểm tra vật chất
Đối với khoản mục Tiền:
-Ở doanh nghiệp Thƣơng mại- Dịch vụ (mà điển hình là cơng ty Hồng Mai): KTV tiến hành tham gia kiểm kê cùng với cơng ty Hồng Mai là rất phù hợp và dồng thời tiết kiệm đƣợc chi phí kiểm tốn, vì KTV nhận thấy rằng rủi ro tiềm tàng của quỹ tiền mặt là rất cao do nghiệp vụ phát sinh trong ngày diễn ra liên tục (mua bán trao đổi thƣờng xuyên).
-Cịn đối với doanh nghiệp Sản xuất (đại diện là cơng ty Thiên Thanh): KTV cĩ thể chỉ cần thu thập biên bản kiểm kê mà khơng cần tham gia kiểm kê cùng đơn vị. Bởi vì trong DNSX thì các nghiệp vụ phát sinh mua bán hàng hĩa diễn ra theo đúng kế hoạc sản xuất hoặc thời gian trong hợp đồng mua bán giữa cơng ty và khách hàng. Do đĩ, trong ngày nghiệp vụ khơng xảy ra thƣờng xuyên và liên tục. Vì vậy, quỹ tiền mặt tại DNSX là khơng đáng kể nên khả năng xảy ra rủi ro là tƣơng đối thấp. Tuy nhiên, KTV của cơng ty Vũng Tàu vẫn tiến hành kiểm kê đối với quỹ tiền mặt tại Thiên Thanh nhằm khẳng định sự hiện hữu của tiền mặt và hạn chế các gian lận biển thủ tiền tại cơng ty.
Đối với khoản mục Tài sản cố định:
-Trong DN TM-DV: khối lƣợng TSCĐ tƣơng đối ít, nên KTV của cơng ty Vũng Tàu sẽ tiến hành kiềm kê tồn bộ tài sản tại đơn vị.
-Đối với DNSX: khoản mục TSCĐ chiếm tỷ trọng cao, khối lƣợng lớn và giá trị nhiều. Việc kiểm kê TSCĐ ở DNSX sẽ tốn nhiều thời gian hơn do khối lƣợng máy mĩc, thiết bị phục vụ cho sản xuất tƣơng đối nhiều. Vì vậy,KTV của cơng ty Vũng Tàu đã tiến hành kiểm kê tồn bộ TSCĐ của cơng ty Thiên Thanh để xác định tính hiện hữu, quyền và nghĩa vụ đối với tài sản.
Đối với khoản mục Hàng tồn kho:
-Trong DN TM-DV thì lại khơng tồn tại TK 152, TK 154, mà chỉ cĩ hàng hĩa TK 156, do mua từ nhà cung cấp rồi bán lại, khơng trực tiếp sản xuất ra hàng hĩa. Tùy theo quy mơ lớn hay nhỏ của từng doanh nghiệp mà khối lƣợng hàng tồn kho TK 156 sẽ tƣơng ứng nhƣ vậy.
-Trong DNSX thì hàng tồn kho nhƣ nguyên vật liệu TK 152, sản phẩm dở dang TK 154, thành phẩm TK 155 là những khoản mục cĩ giá trị lớn và chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tài sản của đơn vị. Vì phải sản xuất liên tục nên khối
lƣợng HTK là rất lớn. Đĩ là một điểm khác hồn tồn so với DN TM-DV. Nhận thấy đƣợc các sai sĩt liên quan đến HTK trong các DNSX thƣờng cĩ ảnh hƣởng trọng yếu đến mức độ trung thực và hợp lý của BCTC. Vì lẽ đĩ, KTV của cơng ty Vũng Tàu tập trung đến việc sử dụng kỹ thuật để kiểm tra sự hiện hữu, đầy đủ và chất lƣợng của HTK, cơng ty thƣờng tham gia kiểm kê HTK cùng đơn vị vào cuối năm. Kiểm kê HTK vào cuối kỳ cũng là một kỹ thuật đem lại hiệu quả cao. Qua quá trình kiểm kê, KTV sẽ xác định đƣợc chất lƣợng và số lƣợng của HTK.
Kiểm tra tài liệu
-Đối với DN TM-DV: ngồi việc chọn mẫu kiểm tra đối chiếu các phiếu thu, chi tiền mặt, các biên bản giao nhận TSCĐ hoặc những chứng từ liên quan đến việc mua bán hàng hĩa, KTV cũng cĩ thể xin xác nhận của bên thứ ba. Do bằng chứng thu thập bằng việc gửi thƣ xác nhận cũng đƣợc xem nhƣ bằng chứng dạng tài liệu.
-Đối với DNSX: tƣơng tự nhƣ DN TM-DV, KTV cần xem xét chọn mẫu kiểm tra thêm các hĩa đơn, vận đơn, các phiếu xuất nhập kho trong kỳ đối với khoản mục HTK.
Xác nhận từ bên ngồi
Đây là phƣơng pháp thu thập bằng chứng mang lại độ tin cậy cao do đƣợc thu thập độc lập với đơn vị đƣợc kiểm tốn. Ở cả 2 loại hình doanh nghiệp là DN TM-DV và DNSX thì KTV đều gởi thƣ xác nhận đến các ngân hàng mà đơn vị cĩ số dƣ tài khoản tiền gởi. Bên cạnh đĩ, KTV cần xem xét các vấn đề về chữ ký và đĩng dấu của ngân hàng kết hợp với sổ phụ ngân hàng đƣợc thu thập tại đơn vị để tiến hành kiểm tra, đối chiếu với sổ sách. Ngồi các khoản tiền gửi ngân hàng, thì phƣơng pháp xin xác nhận từ bên ngồi cịn mang lại hiệu quả cao đối với khoản mục nợ phải thu, nợ phải trả hay lƣợng hàng tồn kho đƣợc gửi ở các đơn vị khác.
Tính tốn lại
-Ở DN TM-DV: do trong kỳ cơng ty cĩ phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì cuối kỳ KTV đã tiến hành tính tốn lại dựa theo thơng tƣ 179/2012/TT-BTC để đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ kế tốn. Việc tính tốn này do trực tiếp KTV thực hiện và cĩ sự hỗ trợ của phần mềm mấy tính nên độ tin cậy cao. Bên cạnh đĩ, KTV cũng đã tính tốn lại khấu hao TSCĐ trong kỳ nhằm xem xét khấu hao cĩ đƣợc tính tốn đúng hay khơng, cĩ đƣợc ghi chép chính xác hay khơng, cĩ áp dụng theo quy định của Bộ tài chính hay khơng…
-Ở DNSX: do khối lƣợng TSCĐ của DNSX tƣơng đối nhiều và cĩ giá trị lớn nên KTV đã tiến hành tính tốn lại các khoản khấu hao của TSCĐ nhằm phát hiện các sai lệch giữa KTV và đơn vị và hạn chế tối đa các rủi ro cĩ thể xảy ra. Song
song đĩ, do cơng ty Thiên Thanh thuộc loại hình cơng ty sản xuất nên việc thu thập và phân bổ các chi phí sản xuất phát sinh là vơ cùng cần thiết. Để kiểm sốt các chi phí gắn liền với việc sản xuất sản phẩm, KTV của cơng ty Vũng Tàu đã kiểm tra cách thức tổ chức các loại chứng từ, sổ sách nhằm nhằm tập hợp các chi phí phát sinh theo từng lơ hàng. Vì vậy, khoản mục HTK của DNSX cũng đƣợc KTV tính tốn lại bằng cách kiểm tra việc tính giá nguyên liệu nhập kho, kiểm tra việc tính giá nguyên liệu xuất kho, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, lập bảng trích lập dự phịng giảm giá HTK.
Thủ tục phân tích
Đây là phƣơng pháp khĩ thực hiện luơn địi hỏi khả năng và kinh nghiệm của KTV trong quá trình kiểm tốn. Thực tế, KTV thƣờng sử dụng nĩ kết hợp với các phƣơng pháp phỏng vấn và quan sát để tiến hành đánh giá về sự hữu hiệu của hoạt động KSNB tại đơn vị khách hàng. Thực hiện tốt phƣơng pháp này giúp cho KTV đánh giá và xác định đƣợc tồn bộ hƣớng đi chung cho cuộc kiểm tốn, phát hiện ra những xu hƣớng biến động bất thƣờng, tiến hành khoanh vùng kiểm tốn. Phƣơng pháp này yêu cầu ngƣời thực hiện cần phải cĩ một lƣợng kiến thức và sự hiểu biết rộng, kinh nghiệm thực tiễn nhiều, mặt khác thực hiện phƣơng pháp này cũng địi hỏi khá nhiều về lƣợng thơng tin thu thập và thời gian thực hiện.
Phỏng vấn
Đây là phƣơng pháp thu thập bằng chứng kiểm tốn đƣợc KTV sử dụng thƣờng xuyên trong cuộc kiểm tốn, nhằm thu thập thơng tin bằng văn bản và lời nĩi để làm cơ sở giải thích cho các nhận định của KTV. Phƣơng pháp phỏng vấn nhằm mục đích đánh giá về hoạt động của hệ thống KSNB và gĩp phần củng cố cho các bằng chứng khác, mang đến độ tin cậy cao hơn.
-Đối với cơng ty Hồng Mai: do khách hàng Hồng Mai là khách hàng năm đầu tiên nên KTV thực hiện khá chi tiết và đầy đủ về cách thức cũng nhƣ trình tự thực hiện phỏng vấn thơng qua bảng câu hỏi đã thiết kế sẵn. Bên cạnh đĩ, KTV cũng quan sát sự phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận cĩ liên quan.
-Đối với cơng ty Thiên Thanh: do cơng ty Thiên Thanh là khách hàng thƣờng xuyên và đã đƣợc kiểm tốn năm trƣớc nên việc thực hiện phỏng vấn và quan sát khơng chi tiết nhƣ ở khách hàng Hồng Mai. Căn cứ vào việc đánh giá hệ thống KSNB là tƣơng đối hữu hiệu trong hồ sơ kiểm tốn năm trƣớc, KTV sẽ khơng lập bảng câu hỏi nhƣ khách hàng Hồng Mai. Bên cạnh đĩ, KTV cũng tiến hành thực hiện việc quan sát đƣợc tập trung chủ yếu ở phịng kế tốn, xem xét các quy trình hạch tốn tiền và luân chuyển chứng từ qua các bộ phận cũng nhƣ trách nhiệm của từng nhân viên nhƣ thế nào, cĩ phát sinh những yếu tố nào thay đổi hơn so với năm trƣớc hay khơng. Cịn đối với khoản mục HTK, KTV tiến hành thực
hiện quan sát, phỏng vấn ở giai đoạn chủ yếu nhƣ nhập kho – xuất kho để xem xét cĩ sự thay đổi nào so với trƣớc đây hay khơng và nếu cĩ thì sự thay đổi đĩ cĩ ảnh hƣởng gì đến quy trình và hệ thống KSNB của đơn vị hay khơng.
Quan sát
-Đối với DN TM-DV: do hoạt động mua bán, trao đổi hàng hĩa diễn ra thƣờng xuyên và liên tục nên khoản mục tiền sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro tiềm tàng và dễ bị chiếm dụng. Vì vậy, KTV đã quan sát quá trình thu tiền mặt diễn ra tại cơng ty Hồng Mai nhằm xem xét sự phân chia trách nhiệm của các bộ phận cĩ liên quan và hạn chế hành vi biển thủ tiền của nhân viên tại đơn vị Hồng Mai.
-Đối với DNSX: do lƣợng HTK của DNSX tƣơng đối nhiều và phức tạp nên KTV của cơng ty Vũng Tàu sẽ tập trung quan sát các quá trình liên quan tới HTK nhƣ quá trình xuất kho hàng bán, quá trình xuất kho nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, quá trình nhập kho thành phẩm, … nhằm giảm thiểu tối đa các rủi ro xảy ra đối với HTK, cĩ cái nhìn tổng quan hơn về HTK và đánh giá hệ thống KSNB của đơn vị.
CHƢƠNG 5
GIẢI PHÁP HỒN THIỆN PHƢƠNG PHÁP THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TỐN TẠI CƠNG TY TNHH KIỂM
TỐN VŨNG TÀU