3.3.1 Sơ đồ tổ chức
Nguồn: Phịng hành chính, quản trị Cơng ty TNHH Kiểm tốn Vũng Tàu, 2014
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức của Cơng ty TNHH Kiểm tốn Vũng Tàu
3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận
Giám đốc
-Là ngƣời cĩ quyền hành cao nhất, tổ chức và điều hành mọi hoạt động của cơng ty, là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về tồn bộ hoạt động của cơng ty, chịu sự kiểm tra, giám sát của tổ chức, cơ quan cĩ thẩm quyền.
Giám đốc Phĩ Giám đốc điều hành Phĩ Giám đốc nghiệp vụ, kinh doanh Phịng hành chính, quản trị Phịng tài vụ, kế tốn Phịng dịch vụ Kiểm tốn viên Trợ lý kiểm tốn Nhĩm 1 Nhĩm 2 Chủ nhiệm kiểm tốn
-Điều hành mọi hoạt động của cơng ty, đảm bảo kinh doanh cĩ hiệu quả. Cĩ quyền phân cơng, bổ nhiệm các cán bộ cấp dƣới, quyết định khen thƣởng, kỷ luật đúng đắn.
Phĩ giám đốc
- Là ngƣời tham mƣu, giúp cho giám đốc về các vấn đề liên quan đến việc kinh doanh của cơng ty.
-Chịu trách nhiệm trong lĩnh vực chuyên mơn, điều hành và chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về những hiệu quả, những việc đƣợc phân cơng.
Phịng hành chính, quản trị
-Là bộ phận trực tiếp tuyển dụng nhân sự cho cơng ty.
-Tham mƣu cho giám đốc về cơng tác tổ chức nhân sự, tuyển dụng, đào tạo cán bộ cơng nhân viên theo yêu cầu, giải quyết chế độ chính sách cho ngƣời lao động, theo dõi thi đua…
Phịng tài vụ, kế tốn
-Hạch tốn đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với số liệu chính xác, báo cáo đúng thời hạn.
-Nắm vững cơng nợ chi tiết khách hành để cĩ biện pháp đơn đốc, nhắc nhở thu hồi cơng nợ.
-Cĩ nhiệm vụ cung cấp đầy đủ thơng tin về hoạt động tài chính của cơng ty, giúp cho Giám đốc điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty cĩ hiệu quả.
Phịng dịch vụ
-Là bộ phận trực tiếp cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
-Thực hiện các dịch vụ cho khách hàng dựa trên hợp đồng đã ký kết giữa cơng ty và khách hàng.
Chủ nhiệm kiểm tốn
-Là những ngƣời đã cĩ chứng chỉ KTV cấp nhà nƣớc, cĩ nhiệm vụ và quyền hạn nhƣ một trƣởng phịng, cĩ trách nhiệm quản lý mọi mặt hoạt động của nhân viên trong phịng về nhân sự và nghiệp vụ.
-Ngồi ra, cịn cĩ trách nhiệm trƣớc ban giám đốc về chất lƣợng dịch vụ cung cấp cho khách hàng, chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các báo cáo kiểm tốn mà phịng mình phát hành.
-Đồng thời xem xét, phê duyệt kế hoạch kiểm tốn do các kiểm tốn viên chính trong tổ lập, duyệt hồ sơ báo cáo kiểm tốn của tổ chức trƣớc khi trình lên ban giám đốc duyệt ký phát hành.
Kiểm tốn viên
-Là bộ phận cĩ số lƣợng nhân viên chuyên nghiệp nhiều nhất trong cơng ty. Bộ phận này thực hiện tất cả các hợp đồng kiểm tốn báo cáo tài chính, các hợp đồng kiểm tốn báo cáo đầu tƣ xây dựng hồn thành và các hợp đồng kiểm tốn theo yêu cầu của khách hàng theo Luật định của cơng ty.
-Cĩ nhiệm vụ trực tiếp tham gia thực hiện cuộc kiểm tốn theo chƣơng trình kiểm tốn do trƣởng nhĩm lập ra và chịu trách nhiệm về phần việc mình đƣợc phân cơng thực hiện, chịu sự phân cơng, chỉ đạo về chuyên mơn nghiệp vụ của nhĩm trƣởng.
Trợ lý kiểm tốn
Hỗ trợ cho trƣởng nhĩm và kiểm tốn viên để tiến hành phần việc của mình trong quá trình thực hiện kiểm tốn theo sự phân cơng và chỉ đạo của trƣởng nhĩm.
3.4 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Bảng 3.1: Bảng phân tích kết quả kinh doanh của cơng ty TNHH Kiểm Tốn Vũng Tàu trong 3 năm (2011 -2013)
ĐVT: đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) Doanh thu cung cấp dịch vụ 7.412.201.015 8.102.754.881 9.313.789.600 690.553.866 9,31 1.211.034.719 14,95 Chi phí hoạt động 6.713.980.610 7.295.218.627 8.201.632.910 581.238.017 8,66 906.414.283 12,42 Lợi nhuận trƣớc thuế 698.220.405 807.536.254 1.112.156.690 109.315.849 15,66 304.620.436 37,72 Chi phí thuế TNDN 209.256.988 299.652.226 552.651.971 90.395.238 43,20 252.999.745 84,43
Lợi nhuận sau
thuế 488.963.417 507.884.028 559.504.719 18.920.611 3,87 51.620.691 10,16
Nhận xét:
Qua bảng phân tích kết quả hoạt động của cơng ty trong giai đoạn từ 2011 - 2013 ta thấy các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận cĩ một số biến động, cụ thể nhƣ sau:
Đối với doanh thu năm 2012 so với 2011 cĩ xu hƣớng tăng và tăng 690.553.866 đồng tƣơng đƣơng 9,31%. Bên cạnh đĩ năm 2013 doanh thu tăng vƣợt trội lên 1.211.034.719 đồng so với 2012 tƣơng đƣơng 14,95%. Nguyên nhân dẫn đến việc biến động doanh thu là do thời điểm trong năm 2012 nền kinh tế Việt Nam gặp nhiều khĩ khăn, thị trƣờng tài chính khơng ổn định, phần lớn các doanh nghiệp sản xuất trì trệ, thua lỗ do giá nguyên liệu đầu vào tăng nhƣng đầu ra lại bị thu hẹp. Thế nhƣng, bƣớc sang năm 2013 nền kinh tế cĩ dấu hiệu khởi sắc và dần phục hồi, nhà nƣớc thực hiện nhiều chính sách, đặc biệt là chính sách ƣu đãi về thuế để nhằm khuyến khích các doanh nghiệp đầu tƣ, phát triển và mở rộng sản xuất kinh doanh.
Trong cơ cấu doanh thu, ta lại thấy doanh thu từ hoạt động kiểm tốn luơn chiếm một tỷ trọng cao trong tổng doanh thu của cơng ty, cụ thể năm 2013 doanh thu kiểm tốn ƣớc tính đạt 6.985.342.200 đồng chiếm khoảng 75%, doanh thu kế tốn đạt 1.117.654.752 đồng chiếm khoảng 12%, doanh thu tƣ vấn thuế và dịch vụ khác đạt gần 1.210.792.648 tƣơng đƣơng 13% tổng doanh thu. Sở dĩ đạt kết quả nhƣ vậy là do cơng ty nắm bắt kịp thời tình hình biến động kinh tế thị trƣờng kết hợp với việc hồn thiện và nâng cao chất lƣợng các dịch vụ cung cấp, bên cạnh đĩ cơng ty cịn thực hiện các chính sách giữ chân khách hàng cũ, khai thác, tìm kiếm khách hàng mới, đặc biệt là những khách hàng cĩ vốn đầu tƣ nƣớc ngồi. Vì thế mà số lƣợng khách hàng của cơng ty trong năm 2013 tăng đáng kể.
Nguồn: sồ liệu lấy từ KQKD cơng ty TNHH Kiểm tốn Vũng Tàu, 2013
Hình 3.2: Cơ cấu tỷ trọng doanh thu theo dịch vụ cung cấp của cơng ty TNHH Kiểm tốn Vũng Tàu năm 2013
Mặt khác, chi phí hoạt động của cơng ty trong giai đoạn từ năm 2011 – 2013 cũng cĩ biến động tỷ lệ thuận theo chiều hƣớng biến động doanh thu, cụ thể: năm 2012 chi phí tăng khoảng 581.238.017 đồng tƣơng đƣơng 8,66% và năm 2013 tăng
Dịch vụ kiểm tốn 75% Dịch vụ kế tốn 12% Dịch vụ tư vấn thuế 5% Dịch vụ khác 8% Dịch vụ kiểm tốn Dịch vụ kế tốn Dịch vụ tư vấn thuế Dịch vụ khác
lên 906.414.283 đồng chiếm 12,42%. Việc biến động doanh thu và chi phí kéo theo sự biến động về lợi nhuận qua các năm, nhƣ năm 2012 lợi nhuận sau thuế tăng 18.920.611 đồng so với 2011 và tăng mạnh lên 51.620.691 đồng vào năm 2013.
Đây là kết quả đáng khích lệ cho quá trình hoạt động của cơng ty. Để đạt đƣợc kết quả đĩ, tập thể nhân viên của cơng ty đã luơn nỗ lực phấn đấu khơng ngừng cho hoạt động của mình, luơn cố gắng khắc phục những hạn chế, thiếu sĩt trong quá trình kiểm tốn, hồn thiện và nâng cao chất lƣợng kiểm tốn cũng nhƣ uy tín nghề nghiệp để gĩp phần xây dựng lịng tin và sự hài lịng nơi khách hàng. Cơng ty TNHH Kiểm tốn Vũng Tàu đã đáp ứng một cách hiệu quả đối với nhu cầu về lĩnh vực kiểm tốn và hứa hẹn sẽ đạt đƣợc những thành tựu to lớn trong tƣơng tai.
Bảng 3.2: Bảng phân tích kết quả kinh doanh của cơng ty TNHH Kiểm Tốn Vũng Tàu trong 6 tháng đầu năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014
ĐVT: đồng Chỉ tiêu 6 tháng đầu năm 2013 6 tháng đầu năm 2014 Chênh lệch 6 tháng đầu năm 2014/ 6 tháng đầu năm 2013 Giá trị Tỷ lệ (%) Doanh thu cung cấp
dịch vụ 5.703.154.220 6.354.221.564 351.067.344 1,06
Chi phí hoạt động 4.986.998.657 5.360.541.230 373.542.573 1,07
Lợi nhuận trƣớc thuế 716.155.563 993.680.334 277.524.771 1,39
Chi phí thuế TNDN 324.889.100 376.213.890 51.324.790 1,16
Lợi nhuận sau thuế 391.266.463 617.466.444 226.199.981 1,58
Nguồn: Số liệu thu thập từ bảng KQKD 6 tháng đầu năm 2013 và 2014
Nhận xét:
Qua bảng phân tích kết quả hoạt động của cơng ty trong giai đoạn 6 tháng đầu năm 2013 so với 6 tháng đầu năm 2014 ta thấy các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận cĩ một số biến động, cụ thể nhƣ sau:
-Đối với doanh thu hoạt cung cấp dịch vụ trong 6 tháng đầu năm 2014 tăng 351.067.344 đồng, tƣơng ứng với 1,06% là do cơng ty đã ký kết đƣợc thêm hợp đồng với nhiều khách hàng mới và đây là thời điểm nhu cầu kiểm tốn BCTC của các doanh nghiệp, đơn vị rất cao nên đã gĩp phần làm tăng doanh thu cho cơng ty.
-Bên cạnh đĩ, chi phí hoạt động cũng biến động theo xu hƣớng của doanh thu, trong 6 tháng đầu năm 2014, chi phí hoạt động tăng 1,06 %, tƣơng ứng 373.542.573 đồng.
3.5 THUẬN LỢI, KHĨ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG HOẠT ĐỘNG
Thuận lợi
Dịch vụ của cơng ty luơn nhận đƣợc sự tin cậy và đánh giá cao từ phía khách hàng. Với đội ngũ cán bộ lãnh đạo và nhân viên trẻ, năng động, chuyên nghiệp, đƣợc đào tạo chuyên sâu về kế tốn, kiểm tốn, tài chính, thuế… cơng ty đã xây dựng đƣợc một hình ảnh uy tín, hiệu quả trong mắt khách hàng. Hơn nữa, doanh thu, thu nhập liên tục tăng trƣởng qua các năm cùng với sự cơng nhận của các doanh nghiệp, tổ chức trong nƣớc và quốc tế là dấu hiệu cho thấy sự phát triển lớn mạnh hơn nữa của cơng ty trong tƣơng lai.
Khĩ khăn
-Tuy kết quả hoạt động luơn khả quan nhƣng cơng ty cần phải chú ý kiểm sốt chi phí đi đơi với đảm bảo chất lƣợng dịch vụ.
-Nhân sự của cơng ty đƣợc bố trí tƣơng đối hợp lý, tuy nhiên vào mùa kiểm tốn, vệc sắp xếp nhân sự cịn gặp nhiều khĩ khăn. Bên cạnh đĩ, với các khách hàng khác nhau lại cĩ những chƣơng trình kiểm tốn khác nhau, điều này gây phức tạp và mất nhiều thời gian của cuộc kiểm tốn.
Phƣơng hƣớng hoạt động
Tầm nhìn dài hạn của cơng ty là trở thành một trong những cơng ty cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Chất lƣợng dịch vụ cung cấp cho khách hàng chính là nền tảng cho giá trị của cơng ty. Sứ mạng là cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chuyên nghiệp với chất lƣợng và giá trị gia tăng cao nhất với chi phí hợp lý. Phƣơng châm cung cấp nguồn lực tốt nhất và dịch vụ ƣu tiên để đáp ứng những yêu cầu cụ thể của khách hàng. Cơng ty đảm bảo khách hàng sẽ nhận đƣợc sự quan tâm cao nhất và đƣợc đáp ứng tốt nhất mong muốn cũng nhƣ lợi ích của khách hàng. Độc lập, tin cậy, hiệu quả, khách quan, bảo vệ quyền lợi hợp pháp và bí mật kinh doanh của khách hàng. Đạo đức nghề nghiệp, chất lƣợng dịch vụ và uy tín của khách hàng là những tiêu chuẩn hàng đầu mà mỗi thành viên trong cơng ty luơn tuân thủ.
3.6 QUY TRÌNH THỰC HIỆN KIỂM TỐN TẠI CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN VŨNG TÀU TỐN VŨNG TÀU
3.6.1 Gặp gỡ khách hàng
Kiểm tốn viên thƣờng xuyên liên hệ với các khách hàng hiện cĩ nhằm cập nhật các thơng tin mới nhất, nhu cầu của cơng ty khách hàng nhằm phục vụ tốt hơn cho cơng việc kiểm tốn. Bên cạnh đĩ, cơng ty kiểm tốn Vũng Tàu cũng khơng ngừng mở rộng tiếp cận đƣợc những khách hàng tiềm năng, tìm kiếm những hợp đồng mới. Cách thức mà cơng ty tiếp cận khách hàng tốt nhất: thƣ giới thiệu, điện thoại, fax, thƣ báo giá, hay gặp gỡ trực tiếp khách hàng. Tuy phải chịu nhiều cạnh tranh, sức ép trong ngành nhƣng KTV và cơng ty Vũng Tàu rất thận trọng khi tiếp nhận khách hàng.
Đối với khách hàng mới: KTV và Ban Giám đốc cơng ty thƣờng tìm hiểu và thu thập những thơng tin cần thiết về khách hàng nhƣ:
- Kiểm tốn viên tiền nhiệm.
-Tính chính trực của Ban Giám đốc cơng ty khách hàng. -Lý do mời kiểm tốn.
-Lĩnh vực kinh doanh. -Mục đích kiểm tốn.
Đối với khách hàng thƣờng xuyên: Cơng ty Vũng Tàu sẽ lƣu trữ thơng tin về khách hàng của mình theo hồ sơ để tiện theo dõi liên lạc, nhằm đánh giá lại về các khách hàng hiện hữu để xem cĩ nên tiếp tục kiểm tốn cho họ hay khơng, hoặc nếu cĩ kiểm tốn lần tiếp theo thì đĩ là những thơng tin hữu ích, những điểm mà KTV cần chú ý cho những lần kiểm tốn sau.
Khi khách hàng bƣớc đầu chấp nhận đề nghị kiểm tốn, Ban giám đốc sẽ xem xét và phân cơng kiểm tốn viên phụ trách. Kiểm tốn viên đƣợc phân cơng sẽ tiến hành tiếp xúc với khách hàng nhằm tìm hiểu mục tiêu kiểm tốn, tình hình hoạt động của khách hàng. Đây là cơng việc cĩ ý nghĩa rất quan trọng để đánh giá mức rủi ro của hợp đồng kiểm tốn, làm cơ sở cho việc cĩ chấp nhận hợp đồng hay khơng. KTV sẽ khơng nhận lời mời kiểm tốn khi tính độc lập khơng đƣợc đảm bảo hoặc xét thấy khơng đủ năng lực phục vụ khách hàng.
3.6.2 Ký hợp đồng kiểm tốn
Khi nhận thấy rằng cĩ thể nhận lời mời kiểm tốn, KTV của cơng ty sẽ trao đổi và thỏa thuận sơ bộ với khách hàng về một số vấn đề:
-Mục đích và phạm vi kiểm tốn: kiểm tốn để xin vay ngân hàng, để cổ phần hĩa, hay các dịch vụ khác nhƣ gĩp ý kiến để cải tiến kiểm sốt nội bộ, hay tƣ vấn quản lý…
-Việc cung cấp tài liệu kế tốn.
-Các phƣơng tiện cần thiết cho cuộc kiểm tốn.
-Vấn đề kiểm tra số dƣ đầu kỳ đối với các khách hàng mới. -Phí kiểm tốn.
Sau khi thỏa thuận về những vấn đề cần thiết, nếu khơng cĩ vấn đề gì thì hai bên tiến hành ký kết hợp đồng kiểm tốn. Hợp đồng kiểm tốn là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên tham gia ký kết (cơng ty kiểm tốn, khách hàng) về các điều khoản và điều kiện thực hiện kiểm tốn của khách hàng và cơng ty kiểm tốn, trong đĩ xác định mục tiêu, phạm vi kiểm tốn, quyền và trách nhiệm của mỗi bên, hình thức báo cáo kiểm tốn, thời gian thực hiện và các điều khoản về phí, về xử lý khi tranh chấp hợp đồng.
3.6.3 Phân cơng Kiểm tốn viên thực hiện kiểm tốn
Sau khi ký hợp đồng, Ban giám đốc sẽ phân cơng một nhĩm kiểm tốn thực hiện quá trình kiểm tốn cho khách hàng. Nhĩm bao gồm một nhĩm trƣởng là KTV đã tiếp xúc tìm hiểu khách hàng và một số trợ lý kiểm tốn tuỳ theo quy mơ và tính phức tạp của hợp đồng. Nhĩm trƣởng sẽ phân cơng cơng việc cho từng thành viên trong nhĩm kiểm tốn của mình, sau đĩ tiến hành tổ chức cơng tác kiểm tốn đối với khách hàng đƣợc phân cơng cho đến khi hồn tất mọi cơng việc kiểm tốn.
3.6.4 Lập kế hoạch kiểm tốn
Kế hoạch kiểm tốn sẽ đƣợc lập bởi kiểm tốn viên và đƣợc sốt xét lại bởi ban giám đốc của cơng ty trƣớc khi tiến hành kiểm tốn. Khi tiến hành lập kế hoạch kiểm tốn, KTV cần thu thập các tài liệu sau:
-Điều lệ Cơng ty, và Giấy phép thành lập (bản sao).
-Bảng Cân đối kế tốn, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng Lƣu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính của năm kiểm tốn.
-Các biên bản họp đại hội cổ đơng, hội đồng quản trị và ban giám đốc. -Các nội quy, chính sách của cơng ty khách hàng.