Đến thời hạn kiểm tốn, nhĩm kiểm tốn sẽ đến đơn vị do mình phụ trách để tiến hành thực hiện kiểm tốn.
Kiểm tốn viên chính sẽ căn cứ vào chƣơng trình kiểm tốn đối với từng khoản mục, sau đĩ tiến hành phân cơng cho các thành viên trong nhĩm đảm trách một số cơng việc cụ thể. Trƣởng nhĩm sẽ thực hiện cơng việc kiểm tốn đối với một số khoản mục quan trọng, đồng thời giám sát các thành viên trong nhĩm làm việc theo sự phân cơng trƣớc đĩ. Trong quá trình làm việc nếu thấy cĩ vấn đề gì chƣa rõ thì yêu cầu bộ phận khách hàng cĩ trách nhiệm giải trình. KTV cần lƣu ý sự giải trình đĩ đã thoả đáng hay chƣa để lƣu vào hồ sơ kiểm tốn.
KTV sẽ dùng sự xét đốn nghề nghiệp lẫn kinh nghiệm tích luỹ của mình trong giai đoạn này để xác định đƣợc mức rủi ro, từ đĩ đƣa ra các thủ tục thích hợp để khơng bỏ sĩt sai lệch trọng yếu ảnh hƣởng đến BCTC của đơn vị.
3.6.6 Lập Báo cáo kiểm tốn dự thảo trình Giám đốc duyệt và gửi cho khách hàng khách hàng
Kết thúc quá trình kiểm tốn tại đơn vị khách hàng, nhĩm trƣởng sẽ tổng hợp những bằng chứng kiểm tốn thu đƣợc rồi hình thành nên ý kiến, nhận xét và lập Báo cáo kiểm tốn dự thảo trình lên Giám đốc, đồng thời gửi cho khách hàng. Nếu đơn vị khách hàng khơng thống nhất với ý kiến kiểm tốn thì hai bên sẽ trao đổi để đi đến sự thống nhất ý kiến.
Ngồi ra, cơng ty cịn lập thƣ quản lý đƣa ra những điều khách hàng cần lƣu ý, bổ sung sao cho phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế tốn hiện hành. Đây là một ƣu điểm của cơng ty tạo cho khách hàng cảm giác đƣợc quan tâm, tránh khỏi những sai sĩt trong thực hành kế tốn.
3.6.7 Lập Báo cáo kiểm tốn chính thức
Sau khi khách hàng đồng ý với các bản dự thảo, hoặc sau khi cơng ty kiểm tốn Vũng Tàu đã điều chỉnh những ý kiến của khách hàng thì BCTC đã đƣợc kiểm tốn sẽ đƣợc in ấn và trình lên Giám đốc để ký duyệt và phát hành Báo cáo kiểm tốn. Báo cáo đƣợc lập thành nhiều bản theo yêu cầu của khách hàng, một bản sẽ đƣợc lƣu giữ tại cơng ty kiểm tốn.
CHƢƠNG 4
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ PHƢƠNG PHÁP THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TỐN TẠI CƠNG TY TNHH KIỂM
TỐN VŨNG TÀU
4.1 PHƢƠNG PHÁP THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TỐN CỦA CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN VŨNG TÀU TY TNHH KIỂM TỐN VŨNG TÀU
4.1.1 Kiểm tra
4.1.1.1 Kiểm tra vật chất
KTV sử dụng phƣơng pháp này trong cuộc kiểm kê tại đơn vị khách hàng ở đầu mỗi cuộc kiểm tốn. Đây là phƣơng pháp đƣợc ƣu tiên hàng đầu đối với KTV trong việc thực hiện kiểm tốn tại cơng ty khách hàng nhằm xem xét tính hiện hữu của các loại tài sản tại đơn vị thơng qua quá trình kiểm kê.
KTV trực tiếp tham gia kiểm kê hoặc chứng kiến kiểm kê tài sản thực tế về hàng hĩa, vật tƣ tồn kho, máy mĩc thiết bị, tiền mặt tồn quỹ,… sau đĩ đối chiếu với sổ sách kế tốn để đánh giá.
Với những tài sản dễ mất mát hoặc thiếu sĩt thì việc kiểm kê vất chất sẽ đƣợc phải đƣợc thực hiện và kiểm tra tồn diện. Cịn đối với những loại tài sản khác thì tùy thuộc vào tầm quan trọng, mức độ trọng yếu của từng loại mà tiến hành kiểm tra cho phù hợp.
-Ƣu điểm: cung cấp bằng chứng vật chất cĩ độ tin cậy cao vì nĩ xác minh tính hiện hữu của tài sản một cách khách quan, thực hiện đơn giản.
-Nhƣợc điểm: chỉ cho biết sự hiện hữu của các tài sản mà khơng cho biết quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp đối với tài sản đĩ (tài sản thuê ngồi, hàng hĩa nhận giữ hộ…) cũng nhƣ chứng minh chất lƣợng, tình trạng của TSCĐ, hàng tồn kho, giá trị của tài sản.
4.1.1.2 Kiểm tra tài liệu
Phƣơng pháp này đƣợc KTV tại cơng ty sử dụng bằng cách thu thập tất cả các tài liệu, sổ sách chứng từ để tiến hành thực hiện kiểm tra, đối chiếu. Nĩ đƣợc áp dụng rộng rãi cho tất cả các khách hàng và đối với hầu hết các khoản mục trong BCTC và đƣợc tiến hành chủ yếu ở giai đoạn thực hiện kiểm tốn. Bằng chứng mà phƣơng pháp này mang lại cĩ độ tin cậy tƣơng đối cao.
4.1.2 Xác nhận từ bên ngồi
KTV trực tiếp thực hiện phƣơng pháp này ở giai đoạn thực hiện kiểm tốn thơng qua hình thức gửi thƣ xác nhận ở dạng “đĩng” hoặc “mở” tùy thuộc vào từng
đối tƣợng xác nhận cụ thể. Phƣơng pháp này chủ yếu áp dụng cho các khoản mục nhƣ tiền gửi, phải thu khách hàng, phải trả ngƣời bán, các khoản vay. Bằng chứng thu thập từ phƣơng pháp này rất đáng tin cậy vì đƣợc cung cấp bởi ngƣời thứ ba độc lập.
-Ƣu điểm: tính độc lập, tính trung thực cao.
-Nhƣợc điểm: tốn nhiều chi phí, khả năng thƣ xác nhận bị thất lạc hoặc ngƣời đƣợc xác nhận khơng hợp tác trả lời.
4.1.3 Tính tốn lại
KTV kiểm tra tính chính xác về mặt tốn học của các số liệu trên các chứng từ, sổ sách kế tốn, BCTC, các tài liệu liên quan. Tùy theo từng đối tƣợng khoản mục kiểm tốn mà việc áp dụng phƣơng pháp này cũng khác nhau. Phƣơng pháp này chủ yếu áp dụng đối với các khoản ƣớc tính lãi vay, tỷ giá ngoại tệ, khấu hao tài sản, giá thành sản phẩm.
-Ƣu điểm: do đƣợc KTV trực tiếp tính tốn nên số liệu và bằng chứng thu thập từ phƣơng pháp này cĩ độ tin cậy cao.
-Nhƣợc điểm: phƣơng pháp này rất khĩ áp dụng, địi hỏi nhiều kinh nghiệm và thƣờng do các KTV chính tại cơng ty thực hiện.
4.1.4 Thủ tục phân tích
Phƣơng pháp này đƣợc KTV tại cơng ty thực hiện ở giai đoạn chuẩn bị và thực hiện kiểm tốn. KTV sẽ thực hiện cơng việc phân tích các số liệu, thơng tin, các tỉ số quan trọng, qua đĩ tìm ra các xu hƣớng, biến động và những mối quan hệ cĩ mâu thuẫn với các thơng tin liên quan khác hoặc cĩ sự chênh lệch lớn với các giá trị đã dự kiến. Bằng chứng thu thập từ phƣơng pháp này giúp KTV cĩ đƣợc cái nhìn tổng thể về tình hình chung tại đơn vị.
4.1.5 Quan sát và phỏng vấn
KTV thực hiện hai phƣơng pháp này xuyên suốt trong quá trình kiểm tốn. Phƣơng pháp này đƣợc thực hiện thơng qua việc thu thập thơng tin qua trao đổi, quan sát, trị chuyện với những ngƣời trong hoặc ngồi đơn vị đƣợc kiểm tốn. KTV phải chuẩn bị trƣớc danh mục hỏi gì, hỏi nhƣ thế nào để tạo đƣợc niềm tin và khơi gợi đƣợc sự sẵn sàng hợp tác của ngƣời đƣợc phỏng vấn.
Phƣơng pháp quan sát và phỏng vấn đƣợc sử dụng chủ yếu để đánh giá về hoạt động của hệ thống KSNB tại đơn vị nên đƣợc thực hiện ở hầu hết tất cả các khoản mục. Bằng chứng thu thập từ 2 phƣơng pháp này cĩ độ tin cậy khơng cao nhƣng nĩ đƣợc KTV sử dụng để bổ sung và củng cố cho các bằng chứng khác.
-Ƣu điểm: các bằng chứng này đƣợc thu thập trực tiếp, khách quan, dễ thực hiện, tốn ít chi phí.
-Nhƣợc điểm: bằng chứng mang tính thời điểm nhất thời, khơng khẳng định đƣợc sự việc luơn xảy ra nhƣ vậy.
4.2 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ PHƢƠNG PHÁP THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TỐN TẠI CƠNG TY HỒNG MAI CHỨNG KIỂM TỐN TẠI CƠNG TY HỒNG MAI
4.2.1 Giới thiệu sơ lƣợc về cơng ty Hồng Mai
Giới thiệu chung:
-Tên cơng ty: Cơng ty Cở phần Thƣơng Mại Hồng Mai.
-Tên tiếng Anh : HONGMAI TRADE JOINT STOCK COMPANY.
-Vốn điều lệ : 52.500.000.000 đồng (Năm mƣơi hai tỷ năm trăm triệu đồng). -Trụ sở chính : Số 53/1D đƣờng Lý Thƣờng Kiệt, Thị Trấn Hĩc Mơn, Huyện Hĩc Mơn, Thành phố Hồ Chí Minh.
-Điện thoại : (84-8) 38915294 – 38913942. -Fax : (84-8) 38910457.
-Website : http://www.hmtraco.com.vn -Email : hmtraco@vnn.vn
-Giấy phép thành lập : Quyết định số 7508/QĐ-UB ngày 14 tháng 11 năm 2001 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh.
-Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế số 0302481483 đăng ký lần đầu ngày 31 tháng 12 năm 2001; đăng ký thay đổi lần thứ bảy ngày 25 tháng 11 năm 2011 do Sở Kế hoạch và đầu tƣ Thành phố Hồ Chí Minh cấp.
Ngành nghề kinh doanh:
Kinh doanh, cung ứng vật tƣ kỹ thuật: xăng dầu, nhớt, mỡ cơng nghiệp, phân bĩn, hĩa chất (trừ hĩa chất cĩ tính độc hại mạnh).
Chính sách kế tốn:
-Kỳ kế tốn bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/ 12 cùng năm. -Hình thức sổ kế tốn đang áp dụng là Nhật ký chung.
-Đơn vị tiền tệ đƣợc sử dụng để lập báo cáo là Đồng Việt Nam.
-Chênh lệch tỉ giá phát sinh trong kì và chênh lệch tỉ giá do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kì đƣợc xử lí theo Thơng tƣ số 179/2012/TT-BTC đƣợc ban hành vào ngày 15/10/2009.
-Chế độ kế tốn áp dụng theo quyết định 15/2006/QD-BTC đƣợc ban hành vào ngày 20/03/2006.
-Phƣơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kì: Nhập trƣớc – Xuất trƣớc. -Phƣơng pháp hạch tốn hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên.
-Ghi nhận tài sản cố định theo Thơng tƣ 45/2013/TT-BTC đƣợc ban hành vào ngày 25/04/2013.
-Tài sản cố định khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng để trừ dần nguyên giá TSCĐ theo thời gian hữu dụng ƣớc tính, phù hợp với hƣớng dẫn theo Thơng tƣ 45/2013/TT-BTC đƣợc ban hành vào ngày 25/04/2013.
4.2.2 Vận dụng phƣơng pháp thu thập bằng chứng kiểm tốn thơng qua kiểm tốn Báo cáo tài chính tại cơng ty Hồng Mai kiểm tốn Báo cáo tài chính tại cơng ty Hồng Mai
4.2.2.1 Kiểm tra vật chất
Đối với khoản mục Tiền
Tiền là loại tài sản cĩ tính thanh khoản cao nhất và dùng để phân tích khả năng thanh tốn của doanh nghiệp. Nếu số dƣ tiền quá thấp thì cĩ thể doanh nghiệp đang gặp khĩ khăn trong vấn đề thanh tốn hoặc ngƣợc lại nếu số dƣ tiền quá cao thì chứng tỏ vịng quay vốn của doanh nghiệp chƣa hiệu quả. Mặt khác, tiền là loại tài sản nhạy cảm, dễ bị chiếm dụng bởi các nhân viên của khách hàng, nên để thu thập bằng chứng cĩ chất lƣợng và mang lại hiệu quả cao thì địi hỏi KTV phải xác định rõ ràng từng mục tiêu kiểm tốn cụ thể.
Mục tiêu: Kiểm tốn viên cần đạt đƣợc mục tiêu quan trọng nhất đối với khoản mục này là hiện hữu thơng qua phƣơng pháp kiểm tra vật chất.
Cơng việc:
-Qua khảo sát thực tế, KTV trực tiếp chứng kiến kiểm kê số tiền tại quỹ do nhân viên trong phịng kế tốn tiến hành vào ngày 31/12/2013. Do Hồng Mai là khách hàng năm đầu tiên của cơng ty, hơn thế nữa đây là thời điểm nhạy cảm, dễ phát sinh nhiều biến động bất thƣờng nên KTV đã cùng thống nhất với cơng ty khách hàng bố trí thời gian trùng vào ngày kết thúc niên độ để tiến hành thực hiện kiểm tốn, điều đĩ giúp ích cho KTV rất nhiều trong việc đánh giá và đƣa ra ý kiến sau này.
-Ngồi ra, để ngăn chặn khách hàng gian lận bằng cách chuyển đổi từ quỹ này sang quỹ khác, KTV yêu cầu kiểm kê đồng loạt tất cả các quỹ tiền mặt trong cùng một thời điểm với sự quan sát của đại diện 2 bên là KTV, kế tốn trƣởng, thủ quỹ. Sau khi kết thúc, KTV tiến hành lập “Biên bản kiểm kê quỹ” để lƣu vào hồ sơ. (Xem phụ lục 1).
Nhận xét:
- Theo chuẩn mực kiểm tốn số 500: độ tin cậy của tài liệu, thơng tin đƣợc sử dụng làm bằng chứng kiểm tốn và độ tin cậy của bằng chứng kiểm tốn đĩ chịu ảnh hƣởng của nguồn gốc mà tài liệu, thơng tin đƣợc thu thập. Thực tế cho thấy, bằng chứng kiểm tốn do KTV tại cơng ty Vũng Tàu trực tiếp thu thập thơng qua việc chứng kiến kiểm kê quỹ tiền mặt của cơng ty Hồng Mai đáng tin cậy hơn so với bằng chứng kiểm tốn đƣợc thu thập gián tiếp hoặc do suy luận.
- Sau khi trực tiếp tham gia quan sát kiểm kê tiền mặt cùng khách hàng Hồng Mai, KTV nhận thấy kiểm kê tiền mặt là phƣơng pháp đơn giản vừa dễ áp dụng vừa mang lại bằng chứng cĩ giá trị cho kiểm tốn. Kiểm kê tiền mặt cĩ thể đƣợc thực hiện bởi các trợ lý kiểm tốn mà vẫn cĩ thể đáp ứng yêu cầu, điều này mang lại tính hiệu quả cho cuộc kiểm tốn vì giúp đƣợc kiểm tốn viên chính cĩ thời gian tập trung cho các thử nghiệm khác địi hỏi kinh nghiệm và khả năng xét đốn cao.
- Tuy nhiên, do Hồng Mai là khách hàng mới, KTV chỉ cĩ thể chốt đƣợc số dƣ cuối kỳ tại thời điểm kiểm tốn mà khơng thể nào biết đƣợc số đầu kỳ đơn vị phản ánh nhƣ thế nào. Để giải quyết đƣợc vấn đề đĩ, KTV yêu cầu cơng ty khách hàng cung cấp báo cáo kiểm tốn năm trƣớc do một cơng ty kiểm tốn khác thực hiện để xem xét và báo cáo này đƣợc xem là bằng chứng đáng tin cậy để sử dụng.
Kết luận:
Thơng qua việc trực tiếp chứng kiến kiểm kê quỹ tiền mặt, KTV kết luận rằng tiền mặt thực tế tại quỹ khớp đúng với số liệu trên sổ kế tốn.
Đối với khoản mục Tài sản cố định
Mục tiêu: Tham gia kiểm kê thực tế TSCĐ cuối kỳ, đảm bảo rằng việc kiểm kê đƣợc thực hiện phù hợp với các thủ tục và chênh lệch giữa số thực tế và kế tốn đƣợc xử lý thích hợp.
Cơng việc:
Do khối lƣợng TSCĐ của cơng ty Hồng Mai tƣơng đối ít nên cơng ty TNHH Kiểm tốn Vũng Tàu quyết định tham gia kiểm kê tồn bộ khối lƣợng TSCĐ hiện cĩ tại cơng ty Hồng Mai bằng cách chọn tài sản từ sổ sách ra thực tế và ngƣợc lại.
Đếm và ghi lại đầy đủ số lƣợng TSCĐ quan sát thực tế.
Xác định đầy đủ các TSCĐ hỏng, hoặc khơng sử dụng. Xác định đầy đủ các loại TSCĐ của đơn vị khác hoặc TSCĐ gửi tại đơn vị khác.
Xem xét việc xử lý chênh lệch của kế tốn cĩ phù hợp hay khơng. Kết quả thực hiện đƣợc phản ánh qua bảng sau:
Bảng 4.1: Danh mục TSCĐ tại Hồng Mai vào ngày 31/12/2013 STT Tên TSCĐ ĐVT Thời gian khấu hao (năm) Số lƣợng Chênh lệch Theo sổ sách Theo kiểm kê 1 Nhà xƣởng chứa hàng Cái 20 1 1 0
2 Nhà văn phịng đại diện tại
TP. HCM Cái 25 1 1
0
3 Ơ tơ 7 chỗ hiệu Lexus Chiếc 8 1 1 0
4 Xe ơ tơ tải Toyota Chiếc 5 6 6 0
5 Xe ơ tơ Mercedes Chiếc 8 1 1 0
6 Hệ thống camera Hệ thống 8 1 1 0
7 Hệ thống mạng internet cáp
quang Hệ thống 8 1 1
0
8 Hệ thống tổng đài điện thoại Hệ thống 5 1 1 0
9 Máy photocopy Ricoh Aficio Cái 5 7 7 0
10 Máy scan HP 3000 Cái 5 5 5 0
11 Máy in siêu tốc RISO
RZ1070A Cái 5 6 6
0
12 Máy tính để bàn HP Bộ 3 5 5 0
13 Laptop ACER Cái 3 5 5 0
14 Laptop HP Cái 3 1
0 10
0
15 Máy đo nhiệt độ Cái 8 2 2 0
16 Thiết bị báo cháy Cái 8 4 4 0
17 Máy tính để bàn DELL Cái 8 1
0 10 0
18 Bảng hiển thị điện tử
SHINON Cái 6 2 2 0
19 Máy chấm cơng vân tay
Vililance Cái 8
1
0 10 0
20 Xe container lạnh Reefer Chiếc 10 2 2 0
Nhận xét:
- KTV đã tuân thủ theo chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam trong việc lựa chọn phần tử kiểm tra để thu thập bằng chứng kiểm tốn đƣợc quy định cụ thể tại đoạn A53 của chuẩn mực số 500. Việc lựa chọn tất cả các TSCĐ để kiểm kê của KTV Vũng Tàu mang lại tính hiệu quả cao do tổng thể đƣợc cấu thành từ một số ít các