Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết lập theo kiểu cơ cấu tổ chức chức năng.Trong cơ cấu này, vai trò của từng vị trí được bố trí theo chức năng nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung. Mô hình này có sự chuyên môn hóa sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn và phát huy được tốt hơn khả năng của họ, đồng thời cũng giúp giám đốc công ty có khả năng kiểm soát, giám sát và điều hành các hoạt động của công ty một cách tổng quát, hiệu quả và chính xác giữa các chi nhánh của DELTA tại Hà Nội, Hải Phòng, thành phố Hồ Chí Minh và Bình Dương Mô hình tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý:
Hình 2.2: Sơ đồ cấu trúc tổ chức Công ty TNHH Quốc tế DELTA tại Hà Nội
Chức năng nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý:
Ban Giám đốc. Nhiệm vụ bao gồm
- Chịu trách nhiệm sử dụng, quản lý, bảo toàn và phát triển vốn, tài sản được Công ty giao. Tận dụng mọi nguồn lực của Đơn vị một cách tối ưu;
- Xây dựng, điều hành và quản lý việc thực hiện kế hoạch kinh doanh và chính sách kinh doanh của Công ty; bảo đảm hiệu quả vận doanh của đơn vị;
- Nghiên cứu tiếp thị, xây dựng chiến lược tiếp thị, quảng cáo và khuyến mãi, phục vụ hoạt động kinh doanh trong phạm vi kinh doanh;
- Tổ chức hoạt đông kế toán theo quy định của công ty;
- Thực hiện các chương trình marketing theo kế hoạch của công ty, lập và thực hiện chương quảng cáo khuyến mãi trong phạm vi kinh doanh;
- Theo dõi tình hình kinh doanh và tài chánh tại công ty
- Quản lý toàn bộ nhân viên, thực hiện toàn quyền với nhân viên theo chính sách thủ tục nhân sự của công ty;
- Thực hiện theo mục tiêu doanh thu của công ty với chi nhánh, định kỳ hàng tháng báo cáo việc thực hiện;
- Kí duyệt hợp đồng.
Phó giám đốc : Nhiệm vụ bao gồm:
- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc chi nhánh trong quản lí, điều hành hoạt động của chi nhánh;
- Chịu trách nhiệm điều hành một hoặc một số lĩnh vực theo sự phân công, ủy quyền của giám đốc chi nhánh.
Trưởng phòng kinh doanh: Nhiệm vụ bao gồm:
- Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhân viên kinh doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện trong thương mại của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý đối với đội ngũ nhân viên kinh doanh;
- Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho nhân viện kinh doanh. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viên kinh doanh;
- Tìm kiếm khách hàng, phân loại khách hàng theo các tiêu chí. Thiết lập phương pháp tiếp cận từng loại khách hàng và đào tạo cho nhân viên;
- Báo cáo những thông tin phản hồi cho cấp trên, thu nhận những thông tin từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lí thông tin, đọc những bản tin thương mại, thu thập và báo cáo những thông tin thương mại;
- Tiếp đãi khách hàng để thiết lập mối quan hệ;
- Phát hiện khách hàng tiềm năng. Trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới thiệu và bán dịch vụ;
- Theo dõi quá trình tiếp xúc khách hàng của từng nhân viên kinh doanh, tổng hợp các báo cáo tiếp xúc, đưa ra các hướng khắc phục, cải tiến phương pháp tiếp xúc và huấn luyện lại cho nhân viên;
- Lập kế hoạch cá nhân, xét duyệt kế hoạch làm việc của từng nhân viên kinh doanh đối với công tác tháng, công tác tuần.
Trưởng phòng dịch vụ khách hàng: Nhiệm vụ bao gồm:
- Lập kế hoạch cá nhân, xét duyệt kế hoạch làm việc của từng nhân viên kinh doanh đối với công tác tháng, công tác tuần;
- Tham gia đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn;
- Tìm kiếm khách hàng, mở rộng các mối quan hệ;
- Liên hệ, hợp tác với các công ty giám định, hải quan, hàng không;
- Khai báo hải quan, kiểm tra vận đơn, …
Trưởng phòng kế toán: Nhiệm vụ bao gồm:
- Là bộ phận giúp việc Giám đốc tổ chức bộ máy Tài chính -Kế toán- Tín dụng trong toàn công ty;
- Giúp Giám đốc kiểm tra, kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế, tài chính trong Công ty theo các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước.
Trưởng phòng nhân sự: Nhiệm vụ bao gồm:
- Hỗ trợ cho cấp trên (Giám đốc/ ban giám đốc) giải quyết những vấn đề thuộc lĩnh vực nhân sự trong công ty;
Điều hành các hoạt động trong phòng của mình;Tương tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn đề nhân sự.