nhánh Hà Nội
Cơ cấu tổ chức của chi nhánh được thiết lập theo kiểu cơ cấu tổ chức chức năng.Trong cơ cấu này, vai trò của từng vị trí được bố trí theo chức năng nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung. Mô hình này có sự chuyên môn hóa sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn và phát huy được tốt hơn khả năng của họ, đồng thời cũng giúp giám đốc chi nhánh có khả năng kiểm soát, giám sát và điều hành các hoạt động của chi nhánh một cách tổng quát, hiệu quả và chính xác giữa các chi nhánh của HP Logistics tại Hải Phòng, thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Hà Nội là cơ quan chủ quản.
(Nguồn: Báo cáo phòng nhân sự công ty năm 2021)
Chức năng nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý: Tổng giám đốc: Nhiệm vụ bao gồm:
- Là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên;
- Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng thành viên; Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên;
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác …
- Chịu trách nhiệm sử dụng, quản lý, bảo toàn và phát triển vốn, tài sản được Công ty giao. Tận dụng mọi nguồn lực của Đơn vị một cách tối ưu;
- Xây dựng, điều hành và quản lý việc thực hiện kế hoạch kinh doanh và chính sách kinh doanh của Công ty; bảo đảm hiệu quả vận doanh của đơn vị; - Nghiên cứu tiếp thị, xây dựng chiến lược tiếp thị, quảng cáo và khuyến mãi, phục vụ hoạt động kinh doanh trong phạm vi kinh doanh;
- Tổ chức hoạt đông kế toán theo quy định của công ty;
- Thực hiện các chương trình marketing theo kế hoạch của công ty, lập và thực hiện chương quảng cáo khuyến mãi trong phạm vi kinh doanh;
- Thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên tại chi nhánh;
- Theo dõi tình hình kinh doanh và tài chánh tại chi nhánh. Báo cáo kịp thời về văn phòng chính;
- Quản lý toàn bộ nhân viên, thực hiện toàn quyền với nhân viên chi nhánh theo chính sách thủ tục nhân sự của công ty;
- Thực hiện theo mục tiêu doanh thu của công ty với chi nhánh, định kỳ hàng tháng báo cáo việc thực hiện;
- Kí duyệt hợp đồng.
- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc chi nhánh trong quản lí, điều hành hoạt động của chi nhánh;
- Chịu trách nhiệm điều hành một hoặc một số lĩnh vực theo sự phân công, ủy quyền của giám đốc chi nhánh.
- Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhân viên kinh doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện trong thương mại của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý đối với đội ngũ nhân viên kinh doanh;
- Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho nhân viện kinh doanh. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viên kinh doanh;
- Tìm kiếm khách hàng, phân loại khách hàng theo các tiêu chí. Thiết lập phương pháp tiếp cận từng loại khách hàng và đào tạo cho nhân viên;
- Báo cáo những thông tin phản hồi cho cấp trên, thu nhận những thông tin từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lí thông tin, đọc những bản tin thương mại, thu thập và báo cáo những thông tin thương mại;
- Phát hiện khách hàng tiềm năng. Trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới thiệu và bán dịch vụ;
- Theo dõi quá trình tiếp xúc khách hàng của từng nhân viên kinh doanh, tổng hợp các báo cáo tiếp xúc, đưa ra các hướng khắc phục, cải tiến phương pháp tiếp xúc và huấn luyện lại cho nhân viên;
- Lập kế hoạch cá nhân, xét duyệt kế hoạch làm việc của từng nhân viên kinh doanh đối với công tác tháng, công tác tuần.
- Lập kế hoạch cá nhân, xét duyệt kế hoạch làm việc của từng nhân viên kinh doanh đối với công tác tháng, công tác tuần;
- Tham gia đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn; - Tìm kiếm khách hàng, mở rộng các mối quan hệ;
- Liên hệ, hợp tác với các công ty giám định, hải quan, hàng không; - Khai báo hải quan, kiểm tra vận đơn, …
Trưởng phòng kế toán: Nhiệm vụ bao gồm:
- Là bộ phận giúp việc Giám đốc tổ chức bộ máy Tài chính -Kế toán- Tín dụng trong toàn công ty;
- Giúp Giám đốc kiểm tra, kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế, tài chính trong Công ty theo các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước. - Hỗ trợ cho cấp trên (Giám đốc/ ban giám đốc) giải quyết những vấn đề thuộc lĩnh vực nhân sự trong công ty;
- Điều hành các hoạt động trong phòng của mình;
- Tương tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn
đề nhân sự.
- Đề xuất các chế độ vận chuyển, định tuyến, thiết bị và tần số tối ưu. -Xây dựng kế hoạch thực hiện các hệ thống quản lý dòng nguyên liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất.
-Đào tạo, quản lý, giao nhiệm vụ cho nhân viên, bộ phận kho vận nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
- Tổ chức việc nhận hàng, xuất hàng, kiểm kê, bảo quản hàng hóa trong kho ở các nơi.
- Đảm bảo vấn đề kho bãi cho kế hoạch nhập hàng của công ty diễn ra suôn sẻ.
-Quản lý, giám sát các hệ thống máy móc, an ninh, phòng cháy chữa cháy… nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa, tài sản công ty.
- Báo cáo về số lượng hàng hóa cho ban giám đốc.
-Kiểm tra tiến độ giao hàng của bên vận chuyển, chỉ đạo nhân sự thực hiện kiểm kê hàng hoá tài sản theo định kỳ.
- Thực hiện báo cáo kiểm kê tài sản cho bộ phận tài chính – kế toán của công ty.
=> Nhìn chung các phòng ban trong công ty có mối quan hệ khăng khít và hỗ trợ lẫn
nhau, hoạt động thông suốt, nhịp nhàng nhằm đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh trong bối cảnh thị trường ngành đang cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
2.1.4 Tình hình hoạt động của Công ty HP Logicstic JSC - chi nhánh Hà Nội trong giai đoạn 2018-2020
Vốn điều lệ ban đầu từ tổng công ty cho chi nhánh Hà Nội là 4,62 tỷ VNĐ. Trải qua hơn 9 năm không ngừng xây dựng và phát triển, nguồn vốn của công ty
Bảng 2.1: Thống kê tình hình tài chính của Công ty HP Logicstic JSC - chi nhánh Hà Nội 2018 - 2020
(Đơn vị: Nghìn VNĐ)
(Nguồn: Phòng kế toán - Công ty HP Logistics - chi nhánh Hà Nội )
Nguyên nhân doanh thu (tăng 37,72%) và lợi nhuận (tăng 8,21%) năm 2019 so với năm 2018 là do số lượng dịch vụ năm 2019 tăng và công ty ký thêm nhiều hợp đồng mới, đầu tư tài chính có hiệu quả hơn. Chi phí năm 2019 tăng (17,64%) so với năm 2018 do đầu tư vào các dịch vụ mới và công ty mới tuyển thêm nhân viên. Năm 2020 chi phí tăng 2,00 % so với năm 2019 do công ty sử dụng nguồn vốn có hiệu quả hơn, và yếu tố quan trọng là nhờ xác định rõ các khoản chi phí phải bỏ ra tránh lãng phí nguồn vốn trước tình hình dịch Covid 19.
Biểu đồ 2.1 Biến động doanh thu và chi phí của HP Logistics Hà Nội từ năm 2018 – 2020
Tình hình doanh thu và chi phí từ năm 2018 đến 2020 có sự chuyển biến tích cực, từ năm 2018 doanh thu chỉ gấp gần 1,05 lần so với chi phí bỏ ra, nhưng đến năm 2019 và 2020 doanh thu đạt lần lượt là 1,23 và 1,37 lượng chi phí. Điều này chứng minh rằng, công ty ngày càng có nhiều sự tin tưởng của khách hàng, lượng chi phí cho việc maketing giảm và HP Logistics đã có thương hiệu hơn trong ngành logistics Việt Nam. Bên cạnh đó, số liệu còn cho thấy dấu hiệu các doanh nghiệp hay những người kinh doanh tại Việt Nam nói chung và những khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ logistics nói riêng ngày càng phổ biến và tăng mạnh.