Đối với các công ty dịch vụ nói chung và các công ty logistics nói riêng, việc vận hành thông suốt giữa các bước và giữa các phòng ban trong việc xuất nhập khẩu một lô hàng là rất quan trọng. Tốc độ xử lý vấn đề phát sinh và chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng được thể hiện qua điều đó. Chính vì vậy việc thống nhất quy trình và phân công rõ nhiệm vụ của mỗi phòng ban trong từng quy trình là việc rất cần thiết.
Hình 2.3. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của HP Logistics chi nhánh Hà Nội
Nhận yêu cầu Nhận chứng từ, Khai báo
từ khách hàng kiểm tra bộ chứng từ hải quan
Quyết toán hồ sơ
Làm thủ tục Hải quan tại cảng hàng không
(Nguồn: Phòng dịch vụ khách hàng công ty HP Logistics chi nhánh Hà Nội)
Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên kinh doanh tiếp nhận thông tin hàng hóa từ chủ hàng (loại hàng hóa, địa điểm đến, thời gian giao hàng,…). Sau đó sẽ liên hệ hãng hàng không phù hợp hoặc do khách hàng yêu cầu. Tiếp đó là tư vấn chi tiết cho lô hàng để hai bên trao đổi thỏa thuận về giá và các điều khoản trong hợp đồng sao cho có lợi cho hai bên.
Hai bên đàm phán hợp đồng về phí dịch vụ:
• Cước phí giao nhận, vận chuyển: Cước phí vận chuyển chi tiết sẽ được HP Logistics thông báo cho khách hàng bằng văn bản hoặc bằng thư điện tử dựa trên yêu cầu cụ thể của khách hàng.
Khách hàng coi như chấp thuận báo phí của HP Logistics nếu khách hàng gửi thông báo về việc chấp thuận đó bằng văn bản hoặc bằng thư điện tử, hoặc chỉ thị, yêu cầu HP Logistics thực hiện dịch vụ hoặc để cho HP Logistics thực hiện dịch vụ. Trường hợp khách hàng có nhu cầu gửi hàng hóa gấp hoặc trả hàng hóa gấp hoặc rút ngắn thời hạn giao trả hàng so với thời hạn vận chuyển thông thường, HP Logistics có quyền từ chối nhận hàng hóa. Trong trường hợp HP Logistics chấp nhận vận chuyển với các điều kiện vận chuyển như trên, cước phí vận chuyển sẽ được hai bên thỏa thuận lại.
Trường hợp sai khi HP Logistics đã tiếp nhận hàng, khách hàng thay đổi yêu cầu hoặc đưa ra các yêu cầu đặc biệt khác về dịch vụ, hoặc HP Logistics phát hiện các thông tin về hàng hóa, yêu cầu dịch vụ của khách hàng khác với thực tế, HP Logistics có quyền ngừng cung cấp dịch vụ và khách hàng phải trả tiền cước phí và các chi phí phát sinh cho lần vận chuyển không thành công này. Hoặc nếu HP Logistics chấp nhận tiếp tục thực hiện dịch vụ, khách hàng phải trả cho HP Logistics các khoản phí phát sinh thêm có liên quan.
Cước phí vận chuyển không bao gồm chi phí về bao bì, vật liệu chèn lót, chằng buộc hàng hóa trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
• Phí chi hộ:
Nếu không có thỏa thuận khác, khách hàng đồng ý thanh toán cho HP Logistics tất cả các khoản chi phí mà HP Logistics đã trả thay cho khách hàng bao gồm nhưng không giới hạn các chi phí sau: phí nội địa của Người vận chuyển, phí lưu container, lưu kho, lưu bãi, thuế và các khoản phí, phụ phí vận tải khác thực tế phát sinh.
Mọi phí chi hộ, trả thay (nếu có) sẽ được thông báo tới khách hàng và chờ xác nhận của khách hàng trước khi thực hiện việc chi hộ, trả thay.
• Phí dịch vụ cộng thêm: Trong trường hợp khách hàng yêu cầu HP Logistics cung cấp thêm những dịch vụ khác ngoài dịch vụ vận chuyển, khách hàng có nghĩa vụ thanh toán cho HP Logistics các loại phí dịch vụ cộng thêm.
Điều khoản thanh toán:
- Đồng tiền thanh toán là tiền đồng Việt Nam;
- Các khoản chi phí, phí, cước phí phát sinh ở nước ngoài tính bằng ngoại tệ sẽ được quy đổi sang tiền đồng Việt Nam theo tỉ giá bán của Vietcombank tại thời điểm phát hành hóa đơn VAT;
- Khách hàng thanh toán các khoản phí dịch vụ (nêu tại phí dịch vụ trong hợp đồng) cho HP Logistics bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản của HP Logistics;
- Các loại phí chuyển tiền, phí ngân hàng do khách hàng
Công ty HP Logistics sẽ soạn thảo hợp đồng dịch vụ giao nhận gửi cho công ty của khách hàng tham khảo và hợp đồng sẽ được ký khi có sự chấp thuận từ hai bên. Với hợp đồng này, Công ty Cổ phần Tiếp vận HP Logistics có nhiệm vụ thay mặt công ty của khách hàng tiến hành, hoàn thành các chứng từ, thủ tục hải quan cần thiết để nhận được hàng và phải giao hàng theo đúng quy định như hợp đồng dịch vụ đã ký cho công ty của khách hàng.
Bước 2: Nhận chứng từ, kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi đã deal được với hãng hàng không, Phòng dịch vụ khách hàng (bộ phận chứng từ) sẽ gửi cho khách hàng mẫu Shipping Instruction bản draft. Tiếp đó nhận các nhãn từ hãng hàng không để chuẩn bị điền thông tin cho lô hàng sắp xuất. Lúc này công ty đã xác định được thời gian vận chuyển của chuyến hàng. Công ty sẽ thông báo cho chủ hàng thời gian và địa điểm làm hàng cụ thể. Theo đó yêu cầu chủ hàng có mặt đúng giờ và giữ liên lạc xuyên suốt trong thời gian chuẩn bị làm hàng. Bên cạnh đó chủ hàng cũng phải gửi thông tin về số xe, người làm việc trực tiếp cũng như các đặc điểm nhận diện để công ty có thể dễ dàng xác nhận.
Bước 3: Khai báo hải quan
Công ty sẽ hướng dẫn chủ hàng gặp Hải quan để làm thủ tục Hải quan cũng như thanh lý tờ khai hàng xuất khẩu. Nếu chủ hàng có yêu cầu ủy quyền cho công ty, thì bước này có thể do công ty đảm nhiệm luôn.
Các tiêu chí không được chỉnh sửa trên hệ thống khai báo hải quan điện tử: 1. Mã loại hình;
2. Mã phân loại hàng hóa; 3. Mã phương thức vận chuyển; 4. Cơ quan Hải quan;
5. Mã người nhập khẩu/ Mã người xuất khẩu; 6. Mã đại lý hải quan;
Ghí chú: Theo 3.1 phụ lục II Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015.
Bước 4: Làm thủ tục HQ tại cảng hàng không
Nhân viên hiện trường trình bộ chứng từ xuất khẩu cho cán bộ hải quan kiểm tra và hoàn tất quy trình làm thủ tục hải quan tại cảng hàng không thanh lý tờ khai hải quan
• Bước 4.1: Làm thủ tục hải quan luồng
Bước 1: Đăng ký mở Tờ khai xuất khẩu
Bước 2: In danh sách hàng hóa qua khu vực giám sát trên mạng tổng cục - Nhân viên hiện trường xuất trình tờ khai qua Khu vực giám sát + phiếu cân+ mã định danh
- Hải quan giám sát đóng dấu cho cân hàng - Xuất trình chứng từ cho kho hàng.
- Nhân viên kho hàng check chứng từ đo dim và tiến hành cân hàng - Lấy xác nhận của an ninh
- Đóng phí xử lý hàng hóa
- Hải quan thanh lý kiểm tra đóng dấu xác nhận trên danh sách hàng hóa qua Khu vực giám sát
• Bước 4.2: Làm thủ tục hải quan luồng đỏ (kiểm hóa)
- Nhân viên hiện trường in 2 tờ khai xuất khẩu và mang bộ chứng từ đã ký bản chụp của khách hàng lên Hải quan để làm thủ tục Hải quan
- Sau khi Hải quan check OK sẽ chuyển bộ phận kiểm Bước 2: Kiểm hóa hàng xuất
- Hải quan kiểm hóa chấp nhận cho thông quan lô hàng trên hệ thống của hải quan.
- Sau đó nhân viên hiện trường đánh số cân thực tế và Chargeable về thông tin tên hàng, kích thức của mỗi kiện hàng ,gửi HAWB lên hãng hàng không. Cuối cùng scan chứng từ gửi mail về bộ phận chứng từ tiếp nhận hồ sơ.
Bước 5: Quyết toán hồ sơ
Nhân viên kế toán tiếp nhận hóa đơn và hồ sơ từ nhân viên hiện trường để quyết toán và lưu hồ sơ.
Đối với hàng nhập khẩu các thủ tục được tiến hành tương tự nhau.
Tóm lại, quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường không được kết thúc khi người giao nhận vận chuyển hàng hoá (bằng phương tiện vận chuyển của mình hay của người khác) về giao tận kho cho người chủ hàng (người uỷ quyền).