tại Công ty InterLOG giai đoạn 2017-2020
2.2.1. Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty InterLOG đường biển tại công ty InterLOG
Trong kinh doanh xuất nhập khẩu thì vận chuyển đường biển là con đường chủ yếu và đem lại lợi nhuận nhiều nhất. Vận chuyển hàng hóa nguyên container giúp tiết kiệm đáng kể chi phí vận tải, đảm bảo tính thuận tiện, theo đó hàng hóa không cần phải dỡ ra và xếp lại vào công vụ mang hàng (container) khi chuyển tiếp giữa các hình thức vận tải.
Để có hình dung rõ ràng về quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển, chúng ta có thể theo dõi sơ đồ 2.1 dưới đây.
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển của công ty InterLOG
Sales Sales Sales Sales Sales DOCS OPS CUS OPS OPS OPS Vận tải Kế toán
• Nghiên cứu thị trường
• Tìm kiếm khách hàng
• Tiếp nhận thông tin từ khách hàng
• Báo giá cho khách hàng
• Ký kết hợp đồng
• Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
• Lấy lệnh giao hàng D/O
• Làm tủ tục hải quan
• Nhận hàng tại cảng
• Kiểm tra hàng
• Thanh lý hải quan
• Giao hàng cho công ty khách hàng • Thực hiện thanh toán và quyết toán
Bước 1: Nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường là một bước rất quan trọng, bước này quyết định rất nhiều đến hoạt động kinh doanh của công ty và thuộc trách nhiệm thực hiện của phòng Kinh doanh. Nghiên cứu thị trường giúp công ty nghiên cứu giá cước có thể linh động áp dụng các loại giá cước, hoặc thu thêm phụ phí, giảm cước cho từng loại đối tượng khách hàng. Ở InterLOG giá cước vận chuyển container thường được định sẵn với các kiểu cước giá theo từng tuyến đường, từng mặt hàng, tính giá cước theo chi phí bỏ ra đồng thời so sánh với giá của đối thủ cạnh tranh và mục tiêu kinh doanh của mình.
Vừa nghiên cứu thói quen tiêu dùng của khách hàng, công ty còn phải nghiên cứu đối thủ để có thể nắm bắt được xu hướng từ đó đưa ra các chiến lược đúng đắn về giá cả, số lượng, chính sách tốt. Việc có những chiến lược phù hợp giúp cho công ty có nhiều ưu thế hơn so với các đối thủ cạnh tranh điều này rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới uy tín, doanh thu của công ty. Ở phòng kinh doanh sẽ tìm hiểu các đối thủ trong nước để đưa ra các ý tưởng cho ban lãnh đạo để đưa ra các chiến lược và chính sách tối ưu sau đó truyền thông, quảng cáo để quảng bá dịch cũng như gia tăng độ uy tín của công ty với khách hàng.
Bước 2: Tìm kiếm khách hàng
Nhờ có sự bùng nổ của công nghệ thông tin nên công ty tìm kiếm khách hàng chủ yếu sử dụng internet, bên cạnh đó cũng có sử dụng các nguồn thông tin khách hàng khác như trên các tạp chí chuyên ngành vận tải,… Phòng kinh doanh của InterLOG sẽ sử dụng công cụ tìm kiếm như google tìm list công ty xuất nhập khẩu hoặc các hiệp hội xuất nhập khẩu hàng hóa (như Hiệp hội dệt may, hiệp hội thủy sản, hiệp hội lương thực,…) trong đó sẽ có danh sách các công ty thành viên để InterLOG chào dịch vụ.
Khi nắm rõ được điểm mạnh, các tuyến mạnh của công ty (Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc, Mỹ,…), phòng kinh doanh sẽ tìm kiếm các khách hàng mục tiêu có nhu cầu vận chuyển hàng hóa qua các tuyến này.
Phòng kinh doanh sau khi khảo sát thị trường và tìm hiểu các công ty tiềm năng (các công ty sản xuất hoặc công ty xuất nhập khẩu hàng hóa) sẽ lập danh sách bao gồm: Tên công ty, địa chỉ, mặt hàng sản xuất, quốc tịch, số điện thoại, người phụ trách phòng xuất nhập khẩu / phòng mua hàng, email, tình hình xuất nhập khẩu hàng hóa, thị trường, đối thủ cạnh tranh, ghi chú của các Sales.
Dựa vào các thông tin đã có, nhân viên sales sẽ tiến hành giới thiệu các dịch vụ công ty cung cấp thông qua thư điện tử, gọi điện thoại, mạng xã hội, hẹn gặp mặt trao đổi trực tiếp,…
Bước 3: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng
Sau khi nhận được phản hồi từ phía khách hàng, nếu khách hàng có nhu cầu muốn sử dụng dịch vụ giao nhận hàng nguyên container tại công ty, nhân viên kinh doanh sẽ hẹn gặp mặt để trao đổi trực tiếp với khách hàng nhằm mục đích hiểu rõ được khách hàng, nắm được nhu cầu khách hàng đang cần, sau đó phải khai thác được các thông tin chi tiết cần thiết về lô hàng để có thể lập bảng báo giá gửi cho khách hàng tham khảo.
Các thông tin cần được khai thác là:
- Tên hàng hóa, tính chất hàng hóa
- Số lượng, trọng lượng
- Số container
- Loại container (container 20’/ container 40’)
- Cảng bốc
- Cảng dỡ
- Tần suất nhập hàng
- Có các nhu cầu về dịch vụ khác (trucking)
Bước 4: Báo giá dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng FCL
Phụ thuộc vào giá tàu và lịch tàu chạy đã được cập nhật trước từ các hãng tàu, nhân viên kinh doanh sau khi xem xét yêu cầu của khách hàng sẽ bắt đầu cung cấp cho khách hàng bảng báo giá cước vận chuyển đường biển (container 20’/container 40’) và phụ phí hàng nhập LCC (Local charge) bao gồm THC, EBS (Phụ phí xăng dầu), D/O, CIC, Handling, Bill, CFS, AFR (phí khai báo hải quan chuẩn đối với Nhật Bản), AMS (phí bắt buộc đối với hải quan Mỹ), AFS (đối với Trung Quốc).
LCC cho hàng FCL nhập tại cảng Hải Phòng: Phí THC: 120$/container 20’ và 180$/container 40’ Phí D/O: 40$
Phí CIC: 120$/container 20’ và 240$/container 40’ Phí Cleaning: 10$/container 20’ và 15$/container 40’ Phí LSS: Tùy từng hãng tàu
Sau đó khách hàng sẽ tham khảo bảng báo giá và phản hồi lại cho nhân viên kinh doanh qua mail hoặc trao đổi qua gọi điện thoại về mức giá mà bên InterLOG cung cấp có cạnh tranh so với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải khác hay không.
Bước 5: Ký kết hợp đồng “giao nhận hàng hóa nhập khẩu”
Khi khách hàng đồng ý với mức giá mà công ty cung cấp đã thỏa thuận thì đại diện hợp pháp của các bên đứng ra trực tiếp gặp mặt bàn bạc, thỏa thuận, thống nhất và xác định các điều khoản trong hợp đồng vận chuyển hàng hóa. Nhân viên kinh doanh sẽ soạn thảo bản hợp đồng gồm các điều khoản và quyền hạn, nghĩa vụ cũng như trách nhiệm của hai bên, sau đó chuyển cho khách hàng tham khảo và điều chỉnh. Sau khi đạt đến thỏa thuận thống nhất cuối cùng, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng và hợp đồng có giá trị khi đã được phê duyệt bởi Ban giám đốc của hai bên.
Bên thuê dịch vụ phải có nghĩa vụ thực hiện các điều khoản trong hợp đồng bao gồm: hỗ trợ, thực hiện giao các chứng từ cần thiết liên quan đến hàng hóa như: hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), các giấy chứng nhận bao gồm chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality), chứng nhận số lượng (Certificate of Quantity), VGM (Phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ của container) để bên cung cấp có thể hoàn thành quá trình nhận hàng một cách thuận lợi và phải trả đủ tiền cước phí vận chuyển cho InterLOG đúng thời hạn.
InterLOG sẽ có nghĩa vụ đảm bảo vận chuyển hàng hóa đầy đủ, an toàn đến địa điểm đã định, theo đúng thời hạn và sẽ bồi thường thiệt hại cho bên thuê dịch vụ vận tải nếu InterLOG để mất mát, hư hỏng hàng hóa do lỗi của mình.
Hai bên cam kết cùng nhau thực hiện hợp đồng. Nếu trong quá trình thực hiện có phát sinh vướng mắc thì sẽ trao đổi trên tinh thần hợp tác, trừ trường hợp không thể thỏa thuận thì việc tranh chấp sẽ giải quyết theo điều khoản trong hợp đồng.
Bước 6: Nhận, kiểm tra bộ chứng từ
Công việc của bộ phận chứng từ lúc này là nhận bộ chứng từ do NXK gửi qua Ngân hàng, sau khi NNK đã trả tiền hoặc cam kết trả tiền (nếu thanh toán bằng phương thức L/C - thư tín dụng) hoặc do NXK gửi thẳng qua cho NNK.
Bộ chứng từ nhận được gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy thông báo hàng đến, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận xuất xứ… Công việc tiến hành kiểm tra diễn ra nhanh chóng nhưng cẩn thận bằng cách xem thông tin trên vận đơn có trùng khớp và đầy đủ với các thông tin, tên người gửi, người nhận, tên tàu, ngày tàu đến, số container, số seal, số bill và chi tiết hàng hóa.
Trong trường hợp không trùng khớp với các số liệu giữa các chứng từ với nhau, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với NNK để NNK và NXK xem xét lại chỉnh sửa kịp thời bổ sung và thông báo khi có sự điều chỉnh gấp.
Bảng 2.3 Nội dung kiểm tra các thông tin trong bộ chứng từ hàng nhập khẩu
Nội dung kiểm tra
Trọng lượng hàng Tổng giá trị hàng Điều kiện Incoterm Phương thức thanh toán
Tên tàu, số chuyến
Nguồn: Bộ phận chứng từ
Các thông tin của bộ chứng từ được kiểm tra và cần tính chính xác cao, bởi đây là yếu tố quyết định cho hàng loạt các thủ tục nhận hàng sau này.
- Khai báo hải quan: cơ sở để khai báo hải quan điện tử qua phần mềm và để cán bộ hải quan đối chiếu, rà soát và kiểm tra hàng xuất nhập khẩu ra vào nước Việt
- Thông quan hàng hóa: Hàng hóa sẽ được phân luồng trước khi thông quan, do đó nếu lô hàng nhập khẩu có luồng vàng hay đỏ thì cán bộ hải quan sẽ kiểm tra
chi tiết bộ chứng từ. Khi đó bộ chứng từ cần phải trùng khớp và chính xác tất cả các thông tin để bên hải quan không nghi ngờ có gian lận thuế hay nhập hàng cấm,…. Khi có sai sót ở bộ chứng từ thì thời gian làm thủ tục sẽ bị kéo dài dẫn đến phát sinh các chi phí như DEM (Phí phạt lưu container hàng vượt quá thời gian cho phép của hãng tàu ngoài cảng, bãi), phí DET (Phí phạt chiếm dụng vỏ container của hãng tàu vượt quá thời gian quy định), phí storage,..
Bước 7: Lấy lệnh giao hàng D/O
Nhân viên giao nhận sẽ là người chịu trách nhiệm lấy D/O.
Khi công ty khách hàng nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu thì sẽ chuyển đến phòng giao nhận của InterLOG, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành làm giấy tờ ứng tiền để thanh toán các thủ tục tiếp theo của quá trình.
Nhân viên giao nhận mang những chứng từ cần thiết lên đại lý hãng tàu xuất trình để đổi lấy D/O bao gồm:
- Giấy thông báo hàng đến (N/A)
- Vận đơn đường biển B/L
- Giấy giới thiệu (do chủ hàng cấp, có đóng dấu đỏ của công ty, tên, chức vụ của người cấp, căn cước công dân)
- Căn cước công dân của nhân viên giao nhận
Sau khi xuất trình các chứng từ, nhân viên đại lý sẽ thông báo số tiền cần phải đóng: D/O, CIC, THC, Clean fee,
Tổng cộng = Phí D/O + Phí THC + Phí Clean fee
Thuế suất GTGT (giá trị gia tăng) = 10% x Tổng cộng
Tổng số tiền cần thanh toán = Tổng cộng tiền + Thuế suất GTGT
Đóng phí theo yêu cầu và giữ lại hóa đơn để thông báo với công ty.
Nhân viên giao nhận khi nhận được D/O thì phải kiểm tra đối chiếu giữa nội dung của D/O với B/L bao gồm:
Số vận đơn
Ngày hàng đến
Tên tàu, số chuyến
Cảng xếp hàng
Cảng dỡ hàng
Nếu D/O có sai sót phải yêu cầu đại lý hãng tàu chỉnh sửa, điều chỉnh xong thì hãng tàu sẽ đóng dấu “CORRECT” vào chỗ đã sửa.
Nhân viên giao nhận cần lưu ý ngày hết hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, bãi, container (tùy các hãng tàu miễn phí hay tính phí khi D/O hết hiệu lực) để sắp xếp thời gian hợp lý tiến hành làm thủ tục thông quan và nhận hàng, tránh tình trạng phát sinh thêm chi phí do D/O quá hạn hiệu lực nhận hàng.
Bước 8: Làm thủ tục hải quan
Hiện nay công ty InterLOG đang sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5/VNACCS là phần mềm được phát triển bởi Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn đã được Cục CNTT Tổng Cục Hải Quan xác nhận hợp chuẩn cho phiên bản khai báo từ xa và thông quan điện tử, đây là phần mềm khai báo mới nhất và rất phổ biến được nhiều công ty giao nhận hiện nay áp dụng.
Nhân viên giao nhận của InterLOG sẽ tiến hành khai báo các thông tin theo đúng quy định của Hải quan như:
+ Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người nhập khẩu. 1 bản dành cho hải quan lưu)
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao
+ Hóa đơn thương mại: 1 bản chính
+ Phiếu đóng gói: 1 bản chính
+ Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu: 1 bản
Sau đó phần mềm ECUS5 sẽ gửi toàn bộ thông tin tờ khai và các chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan tới Chi cục Hải quan. Hệ thống xử lý của Hải quan tự động tiếp nhận và trả về kết quả của tờ khai cho doanh nghiệp gồm số tờ khai, kết quả phân luồng, thông báo thuế, quyết định thông quan,… về cho công ty. Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so với thủ công trước đây vì nhân viên hải quan sẽ không phải nhập lại số liệu trên tờ khai vào máy. Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động sẽ phân luồng cho hàng hóa:
+ Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Cơ quan hải quan chấp nhận thông tin khai báo, doanh nghiệp đã đóng thuế thì hệ thống tự động cấp phép thông quan và xuất ra cho người khai báo “Quyết định thông quan hàng hóa nhập khẩu”
+ Luồng vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa: Nhân viên giao nhận sẽ in các tờ khai, phụ lục (nếu có) và mang theo bộ chứng từ đã chuẩn bị trình cho cán bộ hải quan. Nếu không có vấn đề gì sẽ được thông quan, nếu chứng từ chưa đủ thì Hải quan sẽ yêu cầu bổ sung,..
+ Luồng đỏ: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa: cơ quan Hải quan kiểm tra bộ chứng từ, đồng thời chuyển bộ hồ sơ đến hải quan kiểm hóa để
kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi thông quan. Tùy theo tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hoặc 100% để kiểm tra hàng. Nếu hàng phù hợp với khai báo thì doanh nghiệp sẽ được thông quan, nhận lại tờ khai và có thể kèm theo xác nhận kiểm hóa của hải quan. Nếu hàng không đúng với thực thế khai báo thì cán bộ sẽ tiến hành xử phạt vi phạm. Sau khi nhận được kết quả tờ khai, công ty InterLOG sẽ làm các thủ tục trong quy trình thủ tục của Hải quan điện tử tại chi cục Hải quan đã đăng ký trong tờ khai chính thức (EDC) và làm thủ tục thanh lý tờ khai khi hàng hóa của khách hàng được đưa đến kho CY.
Bước 9: Nhận hàng tại cảng
Thông quan Hải quan xong, nhân viên giao nhận mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O, lấy phiếu xuất kho và nhận hàng. Hàng đóng trong container và phương thức giao nhận là FCL nên có 2 phương án mang hàng về kho là mượn container hoặc rút ruột tại CY:
- Nếu là hàng rút ruột tại cảng thì trên D/O sẽ được đóng dấu: “hàng rút ruột” và sẽ ghi rõ ngày hết hạn của D/O.
- Muốn nhận hàng bằng phương thức mượn container về kho riêng thì phải lấy D/O từ đại lý hãng tàu, nộp phí lấy D/O và trên D/O phải đóng dấu “hàng giao thẳng” hoặc “Giao nguyên container”. Nhân viên giao nhận phải điền vào “Giấy mượn container” về kho riêng làm hàng nhập theo mẫu in sẵn của hãng tàu và nộp