v, Bố cục nghiên cứu
2.2.4 Quy trình tuyển dụng nhân lực của công ty HBQ
(Nguồn:Phòng hành chính – nhân lực)
Hình 2.7: Quy trình tuyển dụng nhân lực của công ty HBQ
1,Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn
Đây là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, sau khi phòng Tổ chức hành chính đã tập hợp đầy đủ danh sách các ứng viên nộp hồ sơ xin việc. Phòng hành chính có trách nhiệm báo cáo với ban lãnh đạo về các thông tin mà phòng đã thu được qua việc nhận hồ sơ như: số lượng hồ sơ xin việc là bao nhiêu, chất lượng ứng viên như thế nào... Lúc này phòng hành chính sẽ bàn bạc với ban lãnh đạo để thống nhất về buổi gặp mặt giữa ban lãnh đạo Công ty với các ứng viên. Sau đó phòng hành chính trực tiếp liên hệ với các ứng viên để thông báo cho họ về thời gian và địa điểm của buổi gặp mặt đầu tiên này. Buổi gặp mặt đầu tiên ban lãnh đạo của Công ty sẽ giới thiệu quá trình hoạt động của Công ty trong thời gian vừa qua và định hướng hoạt động trong tương lai, để cho các ứng viên hiểu rõ về các lĩnh vực hoạt động của Công ty. Đồng thời ban lãnh
5 .Ra quyết định tuyển dụng và kí hợp đồng lao động
4. Tham quan thử việc
3. Phỏng vấn bởi giám đốc
2. Sơ tuyển hồ sơ
37
đạo cũng sẽ phổ biến qua về vấn đề công việc mà Công ty đang cần tuyển. Đặc biệt Công ty sẽ thông báo cho các ứng viên thấy rõ về những quyền lợi của ứng cử viên khi được nhận vào làm việc tại Công ty HBQ như: chế độ lương thưởng, bảo hiểm xã hội, điều kiện làm việc, thời gian làm việc, đãi ngộ của công ty ... và sẵn sàng giải đáp những thắc mắc nếu như ứng cử viên chưa rõ trong thông báo tuyển dụng. Thông qua đây ban lãnh đạo nhằm tạo tâm lý thân thiện đối với các ứng cử viên, hẹn lịch sẽ thông báo phỏng vấn nếu hồ sơ của họ đạt yêu cầu, đồng thời nhắc lại cho ngứ cử viên về qui trình tuyển dụng sau này để họ chuẩn bị cho những vòng sau nếu qua vòng sơ tuyển. Sau đó là sắp xếp hồ sơ theo các vị trí ứng tuyển, để tiện cho quá trình sơ tuyển hồ sơ ở bước tiếp theo.
Bước 2 : Sơ tuyển hồ sơ
- Đây là bước sàng lọc hồ sơ của ứng viên đến xin việc. Phòng nhân sự sẽ cử ra một số nhân viên tìm hiểu kỹ hồ sơ của ứng cử đã nộp hồ sơ xin việc. Căn cứ vào các tiêu chí mà Công ty đã đặt ra để chọn ra những bộ hồ sơ nào đã đáp ứng đủ các tiêu chí đó. Từ những kết quả đã lọc được phòng nhân sự phải lập ra một danh sách rõ ràng cụ thể để gửi lên cho ban lãnh đạo cấp trên được biết, kèm với các hồ sơ đó để đảm bảo được tính khách quan trong việc tuyển chọn nhân lực. Khi đã hoàn thành công tác sơ tuyển hồ sơ, những ai được tuyển phòng nhân sự sẽ thông báo trực tiếp với họ về thời gian và địa điểm cho buổi phỏng vấn tiếp theo.
Hồ sơ xin việc gồm: • Đơn xin việc
• Bằng cấp • Bẳng điểm • Các loại chứng chỉ. • Giấy khám sức khoẻ • Sơ yếu lý lịch • 3 Ảnh (4x6)
38
Tiêu chí sàng lọc đầu tiên là: hồ sơ có hợp lệ hay không, tức là có đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu của công ty hay không. Loại bỏ những hồ sơ thiếu thông tin như yêu cầu.
- Tiêu chí thứ hai là sàng lọc theo đơn xin việc: tại vì đơn xin việc là nội dung quan trọng nhất của quá trình tuyển chọn. Trong đơn xin việc sẽ đầy đủ thông tin phục vụ cho quá trình tuyển chọn của công ty: qua nhà tuyển dụng có thể thấy được các thông tin như:
Thông tin cá nhân
• Quá trình đào tạo và làm việc, các văn bằng chứng chỉ khác liên quan. • Kinh nghiệmlàm việc
• Các kỳ vọng, ước muốn khi làm việc tại công ty
- Ngoài ra có thể tiến hành sàng lọc hồ sơ theo các tiêu chí ưu tiên như: • Bằng cấp, Bằng khá trở lên của các trường Đại học
• Bảng điểm
• Chứng chỉ liên quan • Kinh nghiệm
• Có chứng chỉ về máy tính về sử dụng các phần mềm phục vụ công việc Kế toán như, Excle, Word, IC3, MOS…
• Có chứng chỉ ngoại ngữ (tiếng hàn, tiếng anh) vì yêu cầu đọc dịch các tài liệu liên quan đến công việc phiên dịch khi có các công ty nước ngoài .
- Các tiêu trí không phải là tiêu chí được đặt lên hàng đầu vì trong quá trình làm việc sau này điều mà công ty quan tâm là nhân viên có làm được việc không, nếu có tư chất thì có thể thông qua đào tạo quen việc để tạo ra đội ngũ cán bộ sau này, với đội ngũ sinh viên mới ra trường được coi là những người nhiệt huyết của tuổi trẻ, có sức khoẻ và có sự nhiệt tình huyết việc. Việc chọn những bộ hồ sơ theo tiêu chí ưu tiên là bằng cấp là để thay thế cho bước trắc nghiệm IQ, tuy rằng kiểm tra được IQ trực tiếp thì sẽ tăng hiệu đến, hoàn toàn phù hợp với điều kiện của Công ty do giới hạn về thời gian và chi phí.
39
Bước 3 : Phỏng vấn bởi giám đốc, phòng nhân lực, phòng hành chính, các quản lý có liên quan đến công việc.
- Để kiểm tra sự phù hợp của công việc thì sau bước sàng lọc hồ sơ là bước phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp. Bước này nhằm đảm bảo sự thống nhất từ Giám đốc cho đến người phụ trách trực tiếp và sử dụng nhân lực. Đồng thời để đánh giá một cách cụ thể hơn các ứng cử viên. Nó giúp cho Công ty thống nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng nhân lực.
- Vì chỉ có người quản lý trực tiếp mới là người hiểu rõ công việc nhất, biết được phòng mình cần nhân viên như thế nào, trình độ ra sao và có khả năng đào tạo được người đó hay không… Vậy nên nhà tuyển dụng sẽ thử tay nghề cũng như trình độ của người lao động có thể đáp ứng công việc đó không?
Ví dụ : Để tuyển thêm nhân viên kinh doanh vào làm việc tại khu sản xuất của Công ty thì người lãnh đạo trực tiếp phỏng vấn là Trưởng phòng kinh doanh. Các câu hỏi mà Trưởng phòng kinh doanh thường đặt ra cho các ứng viên là : Bạn tốt chuyên ngành gì, bạn đã từng làm ở đâu và làm vị trí công việc như thế nào , thời gian bạn làm công việc đó là bao giờ. Bạn có thể cho tôi biết về một 1 số sản phẩm của công ty, lấy 1 sản phẩm thuyết phục các trưởng phòng đây mua sản phẩm cho bạn. Trưởng phòng kinh doanh còn hỏi rất nhiều câu hỏi nữa liên quan đến công việc.
- Nếu ứng viên nào trả lời tốt các câu hỏi có thể thuyết phục được các trưởng phòng thì coi như đã trúng tuyển vì người lãnh đạo là người kiểm soát bạn trong công việc cũng là người cuối cùng đánh giá bạn và chỉ chờ quyết định của Giám đốc công ty.
Bước 4 : Tham quan thử việc
Những ứng viên đã được thông qua phòng phỏng vấn thì sẽ được vào Công ty tham quan, thử việc và chịu sự giám sát của người lãnh đạo trực tiếp. Thời gian thử việc của công ty tuỳ thuộc vào từng vị trí công việc. Nếu là nhân viên thường thời gian thử việc là 3 tháng còn đối với các nhân viên làm việc tại xưởng sản xuất thì thời gian thử việc thường là 1 tháng. Đây cũng là bước nhằm
40
tạo điều kiện cho những ứng cử viên đưa ra quyết định cuối cùng làm việc tại công ty. Điều này giúp cho các ứng cử viên biết được một cách khá chi tiết về công việc như : mức độ phức tạp của công việc, tình hình thu nhập cá nhân, sự yêu thích đối với công việc, đồng thời cũng giúp cho Công ty nắm được về khả năng và năng lực làm việc thực tế của các ứng viên. Qua thời gian thử việc nếu ứng viên nào làm tốt công việc sẽ được Công ty tuyển dụng vào làm việc.
Bước 5 : Ra quyết định tuyển dụng và kí hợp đồng nhân lực
Kết thúc quá trình thử việc, Giám đốc ra quyết định tuyển dụng đối với ứng viên. Trước tiên Công ty sẽ kí hợp đồng dưới một năm với ứng viên. Nếu hoàn thành tốt công việc thì Công ty tiếp tục kí hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 đến 3 năm. Sau mỗi hạn hợp đồng thì trưởng phòng tiến hành đánh giá về khả năng hoàn thành công việc, sức khỏe, tính chấp hành nội qui… để quyết định có ký tiếp hợp đồng nhân lực với các ứng viên hay không và nếu ký tiếp thì ký hợp đồng nhân lực có kì hạn hay không có kì hạn.