v, Bố cục nghiên cứu
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực
Mặc dù kết quả công tác tuyển dụng của Công ty HBQ đáng ghi nhận và công tác này đã thực sự được Công ty xác định đúng đắn vai trò của nó, thực hiện khá hiệu quả góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian qua. Nhưng bên cạnh những điểm mạnh đó, công tác tuyển dụng của Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ và Xây Dựng HBQ vẫn còn nhiều hạn chế cần phải khắc phục. Để nâng cao hiệu quả của công tác tuyển dụng dưới đây một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty HBQ.
a, Xác định nhu cầu tuyển dụng để xây dựng kế hoạch nhân lực linh hoạt, khoa học cụ thể cho từng giai đoạn.
Hoạch định nhu cầu nhân lực là quá trình là xác định một cách có hiệu quả những yêu cầu về số lượng, chất lượng nhân lực theo cơ cấu ngành nghề đáp ứng nhu cầu của các tổ chức trong doanh nghiệp vào mỗi thời kỳ kinh doanh.
Kế hoạch nhân lực phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh từng của Công ty, định mức gia công chế tạo sản phẩm theo kế hoạch được duyệt và định hướng chiến lược kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ. Kế hoạch nhân lực cũng phải căn cứ vào dự báo về tình hình tăng trưởng phát triển của công ty, dự báo thay đổi nhân lực trong nội bộ công ty nói riêng, trên thị trường lao động nói chung. Việc xác định đúng từ đó căn cứ lập kế hoạch sẽ giúp cho kế hoạch mà Công ty lập một cách khoa học và hiệu quả hơn đồng thời linh hoạt về phương hướng thay đổi cánh tuyển dụng nhân lực.
Kế hoạch nhân lực được đảm bảo trên các căn cứ và thực hiện theo quy tuyển, giúp cho Công ty có được một kế hoạch nhân lực khoa học và linh hoạt. Khi đó
55
Công ty không phải ở thế bị động vì chỉ khi có nhu cầu nhân lực mới có kế hoạch tuyển dụng mà chuyển sang thế chủ động. Công tác tuyển dụng ở thế chủ động, tăng hiệu quả trong công tuyển dụng mà còn giúp Công ty giảm thiểu chi phí tuyển dụng mà còn thu hút nhân tài cho Công ty, từ đó làm cho hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty được nâng cao và chi phí hoạt động của Công ty được hạn chế một cách tốt nhất.
b, Phân tích công việc
Phân tích công việc hay việc xây dựng bảng mô tả công việc là việc làm đầu tiên và hết sức quan trọng của người cán bộ quản lý nhân sự trong tổ chức, sẽ góp phần tiêu chuẩn hóa công tác của nhân viên trong Công ty. Mặt khác, dựa trên bảng mô tả công việc, hội đồng tuyển chọn dễ kiểm định khả năng của ứng viên phù hợp bao nhiêu phần trăm so với công việc. Đối với các ứng viên, thông qua bảng mô tả công việc sẽ có được khái niệm và đánh giá công việc có phù hợp với khả năng, sở trường và các điều kiện bản thân không. Việc xây dựng bảng phân tích và mô tả công việc nên được thực hiện như sau:
- Xây dựng các bảng phân tích và mô tả công việc theo loại/ nhóm công việc. Ví dụ: mô tả công việc chung của kỹ sư giám sát của phòng thiết kế, kỹ thuật, văn thư tại Công ty... đó sẽ là những tiêu chuẩn, những hành vi, xử lý thực hiện công việc chung nhất cho loại công việc đó.
- Trên cơ sở đó, nếu phòng ban nào có thêm các yêu cầu mới, đặc thù riêng cho phòng ban của mình thì phát triển thành một bảng chi tiết và cụ thể hơn cho phù hợp. Bảng mô tả công việc cụ thể này sẽ được Công ty xem xét, góp ý và thông qua, trước khi trở thành bảng mô tả công việc sử dụng tại Công ty.
- Như vậy, để có một bảng mô tả công việc tốt, cần phải có nhiều thông tin hơn so với danh sách các công việc thường làm của một vị trí. Hệ thống các bản mô tả công việc được xây dựng một cách bài bản chắc chắn sẽ là công cụ đắc lực trong quản lý nhân sự của Công ty.
- Căn cứ vào bảng mô tả chung của Công ty, các phòng ban, đội thi công có thể xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết hơn cho phòng ban mình.
56
c, Đa dạng nguồn và phương thức tuyển dụng
Nguồn tuyển dụng bên ngoài và bên trong đều có những điểm mạnh và điểm hạn chế riêng, thực tế áp dụng không thể hiện vào nguồn tuyển dụng nào mà phải căn cứ vào tính chất đặc điểm của công việc để có xác định nguồn nhân lực cụ thể là nguồn nào hay kết hợp cả hai nguồn trong việc tuyển dụng. Khi xác định được nguồn tuyển dụng có thể đáp ứng công việc từ đó có lựa chọn phương pháp tuyển dụng thích hợp.
Công ty nên mở rộng các nguồn tuyển dụng, phương pháp tuyển dụng như: từ các nhân viên cũ của Công ty, từ các trường đại học, cao đẳng . Hiện nay có rất nhiều trường đại học có thể tuyển dụng được những người có năng lực có thể đáp ứng được yêu cầu công việc mà không phải tốn thêm chi phí cho việc quảng cáo và thông báo tuyển dụng . Lập trang của công ty trên các ứng dụng mạng xã hội như zalo, facebook, instgrra, tiktik.... . Hiện nay, số lượng người sử dụng mạng xã hội rất lớn, công ty có thể đăng tin tuyển dụng trên các trang này. Đồng thời, cán bộ trong công ty có thể đăng các hình ảnh về hoạt động sản xuất và thành tích công tích đạt được để tăng thêm uy tín và tô hồng hình ảnh của công ty.
Công ty nên áp dụng cả hai hình thức nhận hồ sơ tuyển dụng qua mạng và chuyển phát nhanh để có thêm nhiều nguồn lao động mớt. Một số công ty cũng đã áp dụng hình thức này và thu được kết quả tốt. Công nghệ thông tin cũng đang ngày càng phát triển và có mặt ở khắp mọi nơi. Hình thức tiếp nhận hồ sơ này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các ứng viên ở nơi xa trụ sở công ty muốn nộp hồ sơ xin việc. Do đó , doanh nghiệp có thêm cơ hội để lựa chọn những ứng viên ưu tú.
Tăng cường sự tương tác giữa nhà tuyển dụng với ứng viên tạo sự quen thuộc dần trong công ty. Một trong những thế mạnh lớn nhất thời kỳ 4.0 mà doanh nghiệp có thể khai thác chính là khả năng tương tác với người tuyển dụng, sự tương tác sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về ứng viên và ngược lại. Trong con mắt người được tuyển dụng phản hồi nhanh luôn luôn là cách thông
57
minh. Chính vậy cán bộ tuyển dụng nên tăng cường sự tương tác với ứng viên qua một số việc như: Thiết lập trả tự động cho ứng viên nếu ứng viên nộp hồ sơ qua mạng và trả lời những thắc mắc của ứng viên, gọi điện thoại nhắc nhở lịch phỏng vấn của công
d, Đổi mới quy trình tuyển dụng của công ty
Quy trình tuyển dụng của công ty vẫn chưa hoàn thiện nên kết quả tuyển dụng vẫn chưa đạt yêu cầu so với kế hoạch. Để góp phần xây dựng quy trình tuyển dụng hoàn chỉnh hơn, phù hợp với tình hình mới và đặc điểm công ty, tôi xin đề xuất quy trình tuyển dụng nhân lực mới của công ty như sau:
Hình 3.1: Quy trình tuyển dụng nhân lực
Quy trình tuyển dụng nhân lực mới gồm 7 bước, so với quy trình tuyển dụng của công ty 5 bước. Đồng thời, trong mỗi bước của quy trình tuyển dụng lại có những thay đổi nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác tuyển dụng tại công ty.
Bước 1: Cần xác định nhu cầu tuyển dụng trong công ty Những căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty
Dựa theo nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban, đơn vị
Đáp ứng yêu cầu mở rộng sản xuất
Dựa theo đề xuất phòng Tổ chức Hành chính
Dựa vào tình hình biến động nhân lực hàng năm của công ty và xu hướng phát triển của ngành thông tin trong tương lai để dự đoán những biến động
58
nguồn nhân lực trong và ngoài công ty, đồng thời xác định được nhu cầu nhân lực của công ty trong những năm sắp tới.
Xác định rõ nhu cầu nhân lực
Trong thời gian tới, phòng Tổ chức Hành chính nên yêu cầu các đơn vị phòng ban có bản kế hoạch cụ thể về số lượng và chất lượng nhân lực cần tuyển, thời gian cần nhân lực…Không chỉ vậy, các phòng ban cần lập 03 bản: bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và yêu cầu nhân lực cho vị trí cần tuyển, sau đó chuyển về phòng Tổ chức Hành chính để tổng hợp. Với cách này, sẽ giúp cho việc tuyển dụng được chính xác và phù hợp với yêu cầu công việc hơn.
Thành lập Hội đồng tuyển dụng: Nhiệm vụ và quyền hạn của thành viên trong Hội đồng tuyển dụng sẽ do người đứng đầu Hội đồng phân công. Làm tốt được điều này sẽ giúp quá trình tuyển dụng diễn ra khách quan, công bằng hơn.
Bước 2 : Lập kế hoạch tuyển dụng
Để chủ động trong công tác tuyển dụng, Công ty cần lập kế hoạch tuyển dung cụ thể, chi tiết từng giai đoạn. Nội dung kế hoạch này gồm nội dụng sau:
Xác định thời gian cụ thể của từng bước trong quá trình tuyển dụng.
Xác định địa điểm tuyển dụng.
Xác định nguồn tuyển và phương pháp tuyển dụng.
Xác định số lượng và tiêu chuẩn tuyển dụng.
Không chỉ vậy, công ty cần tính toán đưa ra tỷ lệ sàng lọc cho từng bước tuyển dụng để thu nhận số lượng hồ sơ hợp lý qua các bước tuyển dụng.
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Để thông tin có thể cung cấp một cách nhanh chóng đến nhiều đối tượng thì công ty nên chọn hình thức thông báo tuyển dụng như:
Đăng tin tuyển dụng trên wedsite công ty.
Niêm yết thông báo tuyển dụng tại bảng tin cơ quan và bảng tin rao vặt miễn phí nơi công cộng.
59
Nhờ các cơ sở đào tạo thông báo về nhu cầu tuyển dụng nhân lực cho các học viên.
Thông báo qua các trang web tìm việc làm như rongbay.com; 24h.com.vn; vietnamworks.com; timviecnhanh.com…
Thông báo đến các phòng ban trong nội bộ công ty.
Tiếp nhận sinh viên thực tập
Để tránh lãng phí không cần thiết cho chi phí quảng cáo, công ty nên dựa số lượng cầu và vị trí của công việc mà ra quyết định sử dụng thông báo thích hợp tránh lãng phí. Chẳng hạn, khi tuyển dụng ứng viên vào vị trí quản lý, nhân viên văn phòng thì công ty có thể đăng trên báo, trên trang wed, gửi thông báo tuyển dụng đến một số cơ sở đào tuyển... Còn nếu cần tuyển nhân viên vào các vị trí đơn giản như công nhân sản xuất, bảo vệ, nhân viên vệ sinh thì công ty chỉ cần thông báo qua các nhân viên trong công ty nhờ giới thiệu hoặc dán niêm yết tại bảng tin công cộng.
Nội dung thông báo tuyển dụng: bao gồm các thông tin như tên vị trí tuyển dụng, số lượng tuyển dụng, mô tả công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu hồ sơ...
Bước 4 Xử lý và tiếp nhận hồ
Cần xây dựng tiêu chuẩn đánh giá trong việc sàng lọc hồ sơ xin việc tránh việc đánh giá theo hướng chủ quan và cảm tính. Từ đó, cán bộ tuyển dụng có tiêu chí đánh giá rõ ràng, những hồ sơ không đạt yêu cầu phải loại ngay để tiết thời gian và chi phí tuyển dụng, nhưng cũng cần phải xét kỹ càng tránh tình trạng sơ suất để lọt những hồ sơ có chất lượng.
Bước 5: Phỏng vấn, thi tuyển
Ở bước này, công ty thực hiện tương đối tốtì Công ty đã phân loại ứng viên, áp dụng quy trình tuyển dụng khác nhau đối với nhân lực trực tiếp và nhân lực gián tiếp. Cách làm này giúp công ty vừa giảm bớt chi phí tuyển dụng vừa tiết kiệm thời gian mà hiệu quả tuyển dụng vẫn cao. Công ty nên tiếp tục áp dụng hình thức tuyển dụng này cho những lần tuyển dụng sau.
60 Bước 6: Khám sức khỏe
Đây là bước rất quan trọng nhưng công ty lại bỏ qua bước này. Công ty chỉ căn cứ vào phiếu khám sức khám khỏe trong hồ sơ xin việc của ứng viên ( giấy khám sức khẻo hiện nay có thể rao bán tràn lan trên mạng xã hội) nên không thể phản ánh chính xác được. Chính vậy, để công tác tuyển dụng hoàn thiện hơn, công ty nên tổ chức khám sức khỏe cho ứng viên trước khi cho họ thử việc, đảm bảo nhân lực được tuyển có sức khỏe tốt đáp ứng yêu cầu công việc.
Bước 7: Thời gian thử việc và ký kết hợp đồng lao động
Trong thời gian qua, quá trình thử việc của công ty diễn ra tương đối tốt. Tuy nhiên để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác này em xin đề xuất một số ý kiến sau:
Quản lý, theo dõi tiến trình thử việc của nhân viên mới: Những người được phân công hướng dẫn cần thực sự nhiệt tình giúp đỡ nhân viên mới trong việc làm quen với công việc, giúp họ tự tin hơn vào khả năng của mình. Có như vậy nhân viên mới mới không bị bỡ ngỡ và chán nản trong môi trường làm việc mới và hiệu quả công việc được đảm bảo.
Xác định rõ tiêu chí đánh giá hiệu quả quá trình thử việc: Trước khi nhân mới bắt đầu giai đoạn thử việc, điều đầu tiên Trưởng bộ phận trực tiếp quản lý nên xây dựng các tiêu chí đánh giá quá trình thử việc của nhân viên mới như về tác phong làm việc, sự hòa nhập với môi trường, khả năng đáp ứng nhu cầu công việc... Các tiêu chí này phải rõ ràng và lượng hóa được.
Ngoài ra, khi kết thúc quá trình tuyển dụng, công ty nên đánh giá lại hiệu quả công tác tuyển dụng về ưu và nhược điểm để rút kinh nghiệm lần sau, từ đó công tác tuyển dụng công ty sẽ dần hoàn thiện hơn.
61
e. Nâng cao việc kiểm tra tính chính xác lý lịch của nhân lực.
Kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ:
Tất cả giấy tờ tùy thân phải trùng tên, ngày tháng năm sinh và cần có xác nhận của chính quyền địa phương.