5. Bố cục đề tài
2.1.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty tổ chức bộ máy theo mô hình trực tuyến chức năng gồm: Giám đốc, phó giám đốc, phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng marketing, phòng nhân sự và kho bãi vận hành đơn.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Nguồn: Phòng nhân sự
Giám đốc: Là người điều hành mọi hoạt động của công ty, thay mặt đại diện cho mọi quyền lợi của công ty trước pháp luật.
Đưa ra quyết định về hoạt động kinh doanh của công ty, thúc đẩy nhanh chóng quá trình hoạt động và gia tăng lợi nhuận của công ty. Quyết định đưa
20
ra phương án đầu tư, các kế hoạch phát triển sản phẩm, xây dựng thương hiệu cho công ty.
Giám sát quá trình thực hiện chiến lược, tổ chức thực hiện theo chỉ đạo của hội đồng quản trị.
Xây dựng, quản lý cơ cấu công ty, đề xuất quản lý nhân sự cho các bộ phận liên quan để đảm bảo cho hoạt động, cơ cấu tổ chức công ty được hiệu quả.
Xây dựng mối quan hệ hợp tác với các khách hàng, đối tác.
Phó giám đốc: Quản lý hoạt động của phòng kỹ thuật, phòng marketing và là người trợ giúp cho Giám đốc, giám sát các phòng ban làm việc, thực hiện nhiệm vụ cụ thể do Giám đốc giao hay uỷ quyền khi vắng mặt.
Phân công quản lý, đôn đốc các nguồn lực, đội ngũ nhân sự theo quy định của công ty. Đề xuất xây dựng cơ cấu các phòng ban, gửi lên ban giám đốc phê duyệt, ban hành các quy chế của công ty.
Thảo luận, tham mưu cho Giám đốc về quản lý các vấn đề của công ty. Thực hiện chỉ đạo các hoạt động kinh doanh, sản xuất. Hỗ trợ các hoạt động sản xuất, kinh doanh hiệu quả.
Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh của các công ty có các chức năng sau đây:
Chức năng tham mưu:
Phòng kinh doanh có chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho Ban Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất.
Chức năng hướng dẫn, chỉ đạo
Phòng kinh doanh có chức năng hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại sản phẩm, dịch vụ mới hoặc là nghiên cứu cải tiến
21
các sản phẩm, dịch vụ đã có để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Các hoạt động này sẽ góp phần mở rộng và phát triển thị trường mục tiêu cho doanh nghiệp.
Chức năng xây dựng và phát triển nguồn khách hàng
Để công ty phát triển thì phòng kinh doanh cần có phương án phát triển nguồn khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp. Đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện có.
Chức năng theo dõi, kiểm soát và báo cáo
Định kỳ phòng kinh doanh cần lập báo cáo theo đúng quy định của doanh nghiệp. Báo cáo cần thể hiện tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty cũng như thể hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao của phòng kinh doanh.
Chức năng thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm
Phòng kinh doanh hỗ trợ cho Ban Giám đốc công ty toàn bộ các vấn đề liên quan đến việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của công ty như là thanh toán quốc tế, huy động vốn, cho vay, bảo lãnh, tư vấn tài chính, liên doanh, liên kết…
Phòng kế toán:
Về chức năng, phòng kế toán thực hiện tham mưu tư vấn cho lãnh đạo Công ty và tổ chức thực hiện các công tác sau:
Thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo chuẩn mực và nguyên tắc kế toán do Nhà nước quy định.
Tiến hành hạch toán kế toán một cách đầy đủ và kịp thời toàn bộ tài sản bao gồm vốn chủ sở hữu, nợ phải trả. Hạch toán các hoạt động thu chi tài chính và kết quả kinh doanh theo chính sách của nội bộ Công ty, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.
22
Tham mưu cho Ban giám đốc về chỉ đạo, thực hiện kiểm tra, quản lý, giám sát việc thực hiện và chấp hành chế độ tài chính kế toán của nội bộ đơn vị cũng như của nhà nước.
Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn của đơn vị dưới mọi hình thức và tham mưu, cố vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan.
Kho bãi vận hành đơn:
Thực hiện đóng gói và vận chuyển cho các khách hàng cá nhân nhỏ lẻ hoặc đơn vị doanh nghiệp.
Phân loại và phối hợp các loại hàng hóa khác nhau theo nhu cầu của từng đơn hàng, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng trong việc vận chuyển.
Nhập hàng hóa, kiểm tra sắp xếp lưu trữ hàng hóa.
Bảo quản, sắp xếp phân loại hàng hóa rõ ràng, khóa học.
Xuất kho theo các chứng từ kiểm kê kỹ lưỡng.
Quản lý tốt việc tồn đọng trong khâu nhập – xuất hàng hóa.
Phòng marketing:
Chạy quảng cáo(Ads), chăm sóc khách hàng sau bán, tiếp nhận ý kiến phản hồi của khách hàng và phụ trách mảng marketing truyền thông của công ty; đưa hình ảnh sản phẩm đến với khách hàng thông qua việc xây dựng website, chạy quảng cáo, tham gia hội chợ triển lãm…
Xây dựng và quản lý hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
Thiết kế chương trình hậu mãi và bảo hành sản phẩm cho doanh nghiệp
Tích cực tham gia tài trợ cho các hoạt động xã hội để quảng bá hình ảnh thương hiệu
Xây dựng hệ thống thu thập, tổng hợp thông tin về giá cả, sản phẩm, đối thủ cạnh tranh.
Phân tích, đánh giá thông tin thu thập được, từ đó đưa ra quyết định cải tiến sản phẩm hiện có hoặc phát triển sản phẩm hoàn toàn mới.
23
Đề xuất ý tưởng cho sản phẩm mới, định hướng thiết kế sản phẩm, nhãn hiệu, bao bì sản phẩm.
Xây dựng chiến lược mở rộng thị trường phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
Xây dựng và thực hiện các chiến lược marketing
Điều hành việc triển khai chiến lược marketing; theo dõi, giám sát quá trình thực hiện, kịp thời điều chỉnh và đánh giá, báo cáo kết quả chiến lược marketing.
Tham mưu cho Ban Giám đốc về chiến lược marketing, sản phẩm và khách hàng
Phòng marketing có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến phát triển thương hiệu, phát triển kênh phân phối
Xây dựng nhãn hiệu sản phẩm mới, xác định khách hàng mục tiêu và hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty thực hiện các kế hoạch
marketing.
Thiết lập mối quan hệ với truyền thông: Để đảm bảo hình ảnh của công ty được thể hiện một cách tốt nhất trước công chúng, phòng marketing cần quan tâm xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với giới truyền thông và báo chí.
Điều hành công việc của nhân viên thuộc quyền quản lý của bộ phận: Ngoài việc thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động marketing
cho toàn công ty, phòng marketing còn có nhiệm vụ điều hành công việc của nhân viên trong bộ phận của mình.
Lập kế hoạch hoạt động, phân công, giao việc cho nhân viên bộ phận.
Xem xét, đánh giá ra quyết định khen thưởng, kỷ luật, xét tăng lương, thăng chức theo đúng quy định của công ty.
24
Thực hiện việc điều động, thuyên chuyển nhân sự trong phạm vi bộ phận.
Phòng nhân sự: Tổ chức quản lý nhân sự, tiền lương, tuyển dụng và thực hiện đúng các chế độ cho người lao động. Lên kế hoạch tổ chức các sự kiện, hoạt động vui chơi giải trí cho toàn thể nhân viên
Họach định nguồn nhân lực
Tuyển dụng
Đào tạo
Đánh giá thành tích CBNV
Quản trị tiền lương – tiền thưởng và chế độ chính sách, BHYT, BHXH