Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Tiếp vận HHBL
Tại trụ sở Hà Nội, có khoảng 13 nhân viên. Cụ thể, 4 nhân viên đảm nhiệm vị trí chứng từ và dịch vụ khách hàng(Cus- Docs), 4 nhân viên giao nhận( Ops) , 2 nhân viên kế toán, 1 nhân viên hành chính - nhân sự, 2 nhân viên kinh doanh ( sale),
Như sơ đồ trên, ta nhận thấy cơ cấu tổ chức của công ty như là một hệ thống được liên kết một cách chặt chẽ. Đứng đầu công ty là Giám Đốc, dưới là các phòng ban. Nhìn chung công ty được tổ chức theo mô hình kinh doanh rộng.
Theo mô hình quản lý trên thì các vấn đề phát sinh trong các bộ phận chức năng sẽ do cán bộ phụ trách chức năng quản lý.
Giám đốc sẽ là người đưa ra phương hướng giải quyết cuối cùng và hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Giám đốc thực hiện quản lý và giám sát tất cả các hoạt động của công ty từ hoạt động kinh doanh, đến con người, cũng như các mối quan hệ đối tác. Ngoài ra, giám đốc còn là người xây dựng và thực thi các chiến lược kinh doanh nhằm thúc đẩy sự phát triển và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp
Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Chi nhánh Hà Nội Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Hồ Chí Minh Cus-
Docs Ops Kế toán
Hành chính- nhân sự Sales
Bộ phận giao nhận : Gồm nhân viên khai báo hải quan và nhân viên hiện trường giao nhận. Bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao hàng cho khách hàng của công ty. Với đội ngủ nhân viên năng động, được đào tạo thành thạo nghiệp vụ chuyên môn. Có thể nói phòng giao nhận giữ vai trò trọng yếu trong việc tạo uy tín với khách hàng
Bộ phận chứng từ : Theo dõi, quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn. Soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao. Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng.
Phòng kinh doanh : Tổ chức và điều hành các hoạt dộng kinh doanh của công ty, đồng thời có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát thị trường, chủ động tìm kiếm khách hàng mới. Phòng kinh doanh có vai trò rất quan trong trong hoạt động của công ty, góp phần mở rộng thị phần, đem lại nhiều hợp đồng có giá trị cho công ty.
Phòng kế toán : Hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác
Phòng hành chính - nhân sự: Lập kế hoạch tuyển dụng nhân viên hằng năm, tổ chức tuyển nhân viên theo yêu cầu của Giám đốc. Tổ chức ký hợp đồng với nhân viên. Làm các công việc hành chính, lưu trữ các giấy tờ của công ty.
Các chi nhánh chịu sự quản lý trực tiếp của văn phòng chính