phần Tiếp vận HHBL
Sơ đồ 2.2 Quy trình thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại HHBL Logistics
Nhận yêu cầu từ khách hàng
Kiểm tra bộ chừng từ
Lấy lệnh giao hàng
Khai báo hải quan điện tử
Nộp hồ sơ hải quan
Nhận yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên kinh doanh tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của khách hàng. Nhân viên kinh doanh báo phòng Cus-docs gửi mình giá đầu vào đầu nhập và đầu xuất. Sau đó, mới tính toán làm bảng báo giá gửi khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý, thì sẽ chốt và ký hợp đồng dịch vụ
Công ty sẽ liên hệ đại lý của mình bên nước xuất khẩu, và gửi Invoice, Packing List cho đại lý nước ngoài. Báo đại lý liên hệ người giao hàng ( Shipper) để sắp xếp lịch giao hàng và đặt tàu ( Booking tàu)
Sau khi hoàn tất việc giao hàng và bộ chứng từ cần thiết cho hãng tàu thì đại lý của Công ty ở nước ngoài sẽ gửi chứng từ sang cho Công ty thông qua hệ thống email bao gồm các nội dung được đính kèm file: Master Bill of Lading, House Bill of Lading, Debit/ Credit Note, thông tin về con tàu và ngày dự kiến tàu đến, các nội dung yêu cầu Công ty kiểm tra và xác nhận.
Trong đó Master Bill of Lading thể hịên mối quan hệ giữa đại lý ở nước ngoài và HHBL Logistics, còn House Bill of Lading thể hiện mối quan hệ người gửi hàng và người nhận hàng. Debit note: giấy dùng thể thanh toán tỷ lệ hoa hồng mà Công ty phải trả cho đại lý Công ty. Credit note: giấy đòi tiền đại lý phát sinh khi đại lý nhờ Công ty đóng hộ cước hãng tàu.
Tất cả chứng từ này thể hiện mối liên hệ và tình trạng công nợ giữa đại lý và Công ty nhằm xác định khoản thu chi và lợi nhuận giữa hai bên
Ví dụ mẫu bộ chứng từ hàng nhập giữa - Công ty TNHH Tsuchiya Tsco (Hà Nội)
Địa chỉ: Lô đất số C 8-9-10, Khu công nghiệp Thăng Long Vĩnh Phúc, Xã Thiện Kế, Huyện Bình Xuyên, Tỉnh Vĩnh Phúc
- ESSEGOMMA SPA
Địa chỉ: VIA DON MINZONI, 10, 20826 MISINTO (MB), ITALY
Giao hàng cho khách
Công ty TNHH Tsuchiya Tsco (Hà Nội) muốn nhập 1 lô hàng sợi chỉ polypropylen (POLYPROPYLENE YARN) từ công ty ESSEGOMMA SPA
Số hóa đơn: A - V2/00335/2020 Phát hành ngày 31/08/2020
Thanh toán theo phương thức: TT Điều khoản: FOB
Khối lượng: 1x20’DC
Trị giá hóa đơn:25,792.85 USD
Agent nước ngoài cho lô hàng này là Cotalia S.R.L. Có địa chỉ tại: COTALIA ASIA VIA MONZESE, 34 20060 VIGNATE (MI) ITALY
Cotalia đã đặt booking tàu cho lô hàng này qua hãng tàu Evergreen. Và sau đó gửi MBL, HBL, Debit Note, Booking đặt tàu cho HHBL Logistics yêu cầu kiểm tra lại các thông tin trên đó
Kiểm tra bộ chứng từ
Bộ chứng từ nhập khẩu gồm:
- Hợp đồng ( sale contract) 1 bản sao y bản chính;
- Hóa đơn thương mại ( commercial Invoice) 1 bản sao y bản chính; - Catalog của hàng hóa
- Phiếu đóng gói ( Packing list)
- Giấy giới thiệu từ công ty khách hàng 3 bản có dấu công ty; - Một số loại giấy liên quan khác.
Sau đó nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ của đại lý gửi về một cách nhanh chóng nhưng cẩn thận bằng cách xem thông tin trên vận đơn có trùng khớp và đầy đủ các thông tin, tên người gửi, người nhận, tên tàu và ngày tàu đến, số cont và số seal, chi tiết hàng hóa.
Trong trường hợp không trùng khớp với các số liệu giữa các chứng từ với nhau, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với đại lý để kịp thời bổ sung và thông báo cho Công ty khi có sự điều chỉnh gấp. Một số trường hợp do lỗi của đại lý không bổ sung chứng từ cho Công ty kịp thời thì phải chịu trách nhiệm về các khoản chi phí sửa đổi phát sinh.
Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order)
Trước ngày dự kiến hàng đến thông thường từ 1 đến 2 ngày sẽ nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu. Dựa vào số vận đơn trên giấy báo để kẹp vào các debit /credit của lô hàng.
Nhân viên giao nhận thực hiện việc đi đổi lệnh phải cầm giấy giới thiệu kèm theo giấy báo nhận hàng chờ xuất hoá đơn để lấy lệnh. Bộ hồ sơ gồm:
- Giấy ủy quyền giao nhận hàng của công ty - Vận đơn đường biển (B/L)
- Giấy giới thiệu
- Giấy thông báo hàng đến ( Arrival Notice)
Đối với hàng FCL thì khách hàng trực tiếp đóng tiền cược cont và đóng dấu chuyển thẳng tại đại lý hãng tàu khi có nhu cầu.
Đối với lô hàng nhập của Công ty TNHH Tsuchiya Tsco (Hà Nội), sau khi hãng tàu gửi AN của hãng tàu đến cho HHBL Logistics, thì HHBL sẽ làm lại AN gửi đến cho khách hàng là Công ty TNHH Tsuchiya Tsco (Hà Nội)
Khai báo hải quan điện tử
Nhân viên giao nhận tiến hành khai báo trên phần mềm ECUS5VNCACCS theo trình tự sau:
Thiết lập thông số khai báo VNACCS và kiểm tra kết nối Nhập thông tin chung 1
Nhập thông tin chung 2 Nhập danh sách hàng
Sau đó truyền tờ khai, nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so với thủ công trước đây vì nhân viên hải quan không phải nhập lại số liệu trên tờ khai vào máy.
Phân luồng tờ khai:
- Luồng xanh: Hàng hóa thông quan bình thường
- Luồng vàng: Kiểm tra bộ chứng từ của lô hàng, miễn kiểm hóa hàng - Luồng đỏ: Kiểm tra bộ chứng từ, kèm kiểm hóa lô hàng
Đối với lô hàng nhập của Công ty TNHH Tsuchiya Tsco (Hà Nội) sau khi nhân viên Ops tiến hành truyền tờ khai, thì tờ khai được phân luồng xanh, tự thông quan bình thường.
Nộp hồ sơ hải quan Mở tờ khai hải quan:
Nhân viên giao nhận chuẩn bị bộ hồ sơ giấy để mang lên cho Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ. Bộ hồ sơ bao gồm :
- Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan dùng để liệt kê các chứng từ nộp vào cho cơ quan Hải quan : 1 bản chính
- Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu : 2 bản chính (01 bản lưu Hải quan và 01 bản dùng để lưu người khai Hải quan)
- Tờ khai trị giá tính thuế:2 bản chính (01 bản lưu Hải quan và 01 bản dùng để lưu người khai Hải quan)
- Hóa đơn thương mại : 1 bản chính - Vận đơn đường biển : 1 bản chính - Giấy chứng nhận xuất xứ : 1 bản chính.
- Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước : 1 bản chính - Giấy giới thiệu của công ty khách hàng
- Vận đơn: 1 bản chính
Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và từ đó dựa vào mã số thuế của doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có tên trong danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.
Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế. Tính thuế
Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không.
- Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận
- Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận đóng thuế và sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước Nộp lại cho cửa tính thuế xác nhận.
Trả tờ khai hải quan
Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai Hải quan. Nhân viên giao nhận mua tem ( lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai. Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm :
-Tờ khai Hảỉ quan
- Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ Đối với hàng hóa luồng đỏ
Phải kiểm hóa hàng thực tế. Thì phải thêm một bước sau khi tính thuế xong sẽ tiến hành kiểm hóa.Nhân viên giao nhận xem bản phân công kiểm hóa để liên lạc với Hải quan kiểm hóa.Sau đó đăng ký chuyển bãi kiểm hóa cho container và mua seal cho container. Xuống bãi làm giấy cắt seal, yêu cầu công nhân cắt seal đến cắt seal. Đồng thời, liên lạc với Hải quan kiểm hóa xuống bãi xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa theo mức độ mà Hải quan yêu cầu.
Sau khi việc mở Container hoàn tất, Hải quan kiểm hóa sẽ tiến hành kiểm hóa thực tế lô hàng. Việc kiểm tra lô hàng này chỉ cần kiểm tra về loại mặt hàng, hàng mới 100%, xuất xứ hàng hóa
Sau đó, nhân viên giao nhận bấm seal lại. Trong trường hợp này, chứng từ Hải quan trả lại sẽ có thêm: Phiếu ghi kết quả kiểm hóa
Thanh lý hải quan Xuất phiếu EIR
Nhân viên giao nhân đến phòng Thương vụ (ở cảng) nộp D/O ( có dấu giao thẳng của Hãng tàu ) và đóng tiền nâng/ hạ, lưu container để xuất phiếu EIR
Thanh lý hải quan
Để được thanh lí tờ khai, nhân viên giao nhận xuất trình bộ chứng từ gồm : -Lệnh giao hàng
-Phiếu EIR
-Tờ khai Hải quan( bản chính và copy)
Hải quan giám sát cổng sẽ kiểm tra, đối chiếu các nội dung xem có thống nhất với nhau hay không
Những thông tin cần đối chiếu : số tờ khai, ngày đăng kí tờ khai, tên hàng, số container, số seal. Nếu việc kiểm tra không có sai sót gì thì cán bộ Hải quan sẽ kí tên đóng dấu lên phiếu EIR đồng thời giữ lại một lệnh giao hàng ( D/O ), trả lại phiếu EIR đã có chữ kí để chờ hàng ra khỏi cổng đưa cho bảo vệ và tờ khai nhập khẩu bản lưu người khai đã xác nhận thông quan
Giao hàng cho khách
Nhân viên giao nhận cho xe vào Cảng chở hàng ra giao đến kho cho khách hàng. Dù chưa có xe đầu kéo Container nhưng HHBL Logistics cũng đảm nhận luôn cả dịch vụ này để đưa hàng về ngay kho của khách bằng cách ký hợp đồng dài hạn với công ty vận tải.
Tài xế xe cont sau khi chở hàng đến kho của khách, trình Trucking Bill cho chủ hàng ký tên, lúc này có 2 bản mà chủ xe đã giữ, 1 bản gửi cho chủ hàng, 1 bản chủ xe giữ để trình lại cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận tiến hành lập biên bản bàn giao hàng hóa với người nhận, biên bản gồm 2 bản có nội dung giống nhau, mỗi bên ký tên vào và giữ 1 bản
Sau khi khách nhận hàng và kiểm tra hàng nhận thấy đầy đủ và phù hợp không tổn thất gì thì xem như việc giao hàng cho khách đã hoàn thành.
Bước tiếp theo tài xế xe sẽ chở cont rỗng để trả công cho hãng tàu. Đại lý của hãng tàu này sẽ ký nhận vào giấy hạ container để xác nhận rằng cont đã được trả rồi.
Quy trình thủ tục Hải quan lô hàng nhập khẩu do nhân viên giao nhận của HHBL Logistics xem như đã hoàn thành
Sau khi hoàn thành việc giao nhận hàng HHBL Logistics tiến hành quyết toán với khách hàng, mọi thủ tục đã được hoàn tất
Quyết toán và lưu hồ sơ
Tùy thuộc vào mỗi lô hàng mà các chi phí bỏ ra sẽ khác nhau. Có những chi phí công ty có thể dự đoán chính xác được đó chính là những chi phí có hóa đơn. Xét về quá trình làm một lô hàng thì đôi khi những chi phí này không đáng kể so với những chi phí không có hóa đơn. Những chi phí không có hóa đơn như: “chi phí bồi dưỡng cán bộ Hải Quan từ khâu tiếp nhận hồ sơ cho đến khâu kiểm hóa, chi phí cho công nhân cắt seal, đội bốc xếp và cả khâu thanh lý cổng” Đây là những khoản phí mà công ty không thể dự đoán được. Nó tùy thuộc vào từng lọai hàng, giá trị của toàn bộ lô hàng và mức độ cần thiết của chủ hàng khi lấy hàng
Khi hoàn thiện thủ tục giao nhận hàng, nhân viên giao nhận tiến hành thực hiện tổng hợp chứng từ và các hóa đơn, biên lai của các chi phí phát sinh và lập bộ đề nghị thanh toán. Tiếp theo chuyển cho Giám đốc duyệt để thanh toán các phí với khách hàng. Sau khi Giám đốc duyệt,kế toán của HHBL sẽ tập hợp các bản giải chi đó thành một Debit Note và gửi đến khách hàng bộ chứng từ gồm có:
-Tờ khai Hải quan (01) bản chính và mã vạch tờ khai có đóng dấu Hải quan; -Thông báo thuế (01) bản chính;
-Hóa đơn dịch vụ Hải quan của HHBL (01) bản chính; -Hóa đơn giá trị gia tăng (01) bản chính.
HHBL sẽ giữ lại một bản photo để lưu lại làm cơ sở cho tranh chấp nếu có đi kèm với báo cáo về doanh thu hàng nhập.
Trên đây là toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển