TNHH Hoàng Yến dưới góc độ kế toán tài chính.
2.2.1.1.Kế toán doanh thu
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn nhất trong hoạt động của công ty. Hoàng Yến là công ty chuyên hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tin học, thiết bị văn phòng, thông tin liên lạc và giải trí.
Hiện nay công ty sử dụng 2 phương thức bán hàng chủ yếu là phương thức bán buôn và bán lẻ.
Phương thức bán buôn: Khách hàng của công ty chủ yếu là các tổ chức, công ty, cơ quan có nhu cầu sử dụng hệ thống thông tin hoặc thiết bị và giải pháp thông tin xử lý nhanh với chất lượng cao.
Theo thỏa thuận giữa công ty với khách hàng, công ty có thể thực hiện phương thức bán buôn qua kho.
+ Đối với phương thức bán buôn qua kho: thì cũng căn cứ vào điều khoản ghi trong hợp đồng mà khách hàng đến kho nhận hàng hoặc đơn vị chuyển hàng đến cho hách hàng, chi phí vận chuyển thường là do đơn vị chịu. Theo phương thức này, công ty có điều kiện theo dõi quản lý trực tiếp tình hình nhập, xuất, tồn cũng như tình trạng bảo quản sản phẩm, hàng hóa, tránh được hiện tượng thất thoát.
+ Phương thức bán buôn, vận chuyển thẳng:
Do mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu là hàng nhập ngoại, chúng được nhập từ các nước như: Mỹ, Anh, Pháp, Nhật...và được vận chuyển về bằng đường hàng không hoặc đường biển. Trong khi đó, khách hàng của công ty ở các tỉnh, thành phố khác nhau. Do đó, khi hàng về sân bay, bến cảng, nếu xa kho của công ty mà gần địa điểm của khách hàng thì hàng sẽ được vận chuyển thẳng từ sân bay, bến cảng về kho của khách hàng hoặc địa điểm do khách hàng quy định. Chi phí vận chuyển sẽ được thỏa thuận ghi rõ trong hợp đồng nhưng thường do công ty chịu.
Chứng từ của nghiệp vụ bán buôn là “ Hóa đơn GTGT” kèm “ Phiếu giao hàng” do phòng kế toán lập.
- Phương thức bán lẻ: Việc bán lẻ hàng hóa chủ yếu để giới thiệu sản phẩm, hàng hóa. Đồng thời công ty cũng thực hiện bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng khi họ có nhu cầu. Chứng từ của nghiệp vụ bán lẻ cũng là “ Hóa đơn GTGT” và “Phiếu giao hàng” do phòng kế toán lập và được lập cho mỗi nghiệp vụ bán lẻ phát sinh.
* Chứng từ sử dụng: Công ty TNHH Hoàng Yến hoạt động trong lĩnh vực cung ứng sản phẩm công nghệ cao chủ yếu là xuất bán máy tính, máy fax, máy in, máy ảnh, cung cấp hệ thống mạng, kế toán theo dõi, ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ cũng như việc xuất-tồn kho trên thẻ kho kế toán. Chứng từ ban đầu làm căn cứ ghi sổ của kế toán doanh thu bán hàng là hóa đơn GTGT.
Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ vì vậy hóa đơn bán hàng công ty đang sử dụng là hóa đơn GTGT mẫu 01- GTKT- 3LL. Hóa đơn được lập làm 3 liên:
Liên 1: Lưu
Liên 2: Giao khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán.
Trên mỗi hóa đơn được ghi đầy đủ, đúng các yếu tố: Giá bán chưa có thuế, thuế GTGT, tổng thanh toán.
Ngoài ra, còn sử dụng các chứng từ như: Phiếu nhập kho, phiếu thu,... * Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để theo dõi hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Công ty chưa mở chi tiết cấp 2, 3 cho tài khoản doanh thu để theo dõi chi tiết từng nhóm hàng hóa. Ngoài ra công ty còn sử dụng TK 111, 112, 131, 333(1).
* Quy trình kế toán
- Đối với nghiệp vụ bán buôn qua kho:
Hàng hóa sau khi đã được bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng sẽ được nhập kho hàng hóa. Người nhận hàng của phòng kinh doanh sẽ đưa hàng hóa nhận từ bến bãi hoặc địa điểm bàn giao hàng của đối tác về kho của công ty để nhập kho.
Khi chuyển hàng cho khách hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế, phòng kế toán phải viết hóa đơn GTGT và Phiếu giao hàng. Trên hóa đơn GTGT ghi rõ: Tên hàng hóa, dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Thuế GTGT, Tổng số tiền thanh toán. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
+ 1 liên phòng kế toán giữ
+ 1 liên giao cho khách hàng khi chuyển hàng tới cho khách hàng + 1 liên thủ kho giữ
Trên phiếu giao hàng ghi rõ: Tên vật tư, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Thuế GTGT. Phiếu giao hàng được lập thành 2 liên.
+ 1 liên do phòng kế toán giữ
+ 1 liên giao cho khách hàng khi chuyển hàng tới cho khách hàng
Ngoài ra, công ty còn cung cấp cả dịch vụ lắp đặt và bảo hành kèm theo khi giao hàng cho khách hàng, khi đó, chi phí nhân công và chi phí vận chuyển cùng với các vật tư cần thiết kèm theo được hạch toán vào chi phí bán hàng.
Phụ lục: 2.01. Mẫu phiếu giao hàng
Khi khách hàng mang Hóa đơn GTGT xuống kho nhận hàng, căn cứ vào cột số lượng ghi trên Hóa đơn để thủ kho xuất hàng.
Phụ lục: 2.02. Mẫu hóa đơn GTGT
Trên cơ sở Hóa đơn GTGT kế toán ghi sổ Nhật ký chung: Phụ lục: 2.13, Sổ Cái 511: Phụ lục 2.04, Sổ chi tiết bán hàng: Phụ lục 2.03 theo định
khoản:
Nợ TK 131: Căn cứ vào tổng số tiền thanh toán Có TK 511: Căn cứ vào giá bán cột thành tiền Có TK 3331: Căn cứ vào dòng tiền thuế GTGT
Trích dẫn số liệu: Theo hóa đơn 99892 ngày 5/3/2014, công ty bán 10 Máy in HP 1005 cho Bộ Tổng Tham Mưu, kế toán căn cứ vào Hóa đơn ghi sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 511, Sổ chi tiết bán hàng theo định khoản:
Nợ TK 131: 90.002.000 Có TK 511: 81.820.000
Có TK 3331: 8.182.000
- Đối với nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng:
Khi hàng về đến sân bay, bến cảng, sau khi được bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng, người nhận hàng của kinh doanh đưa hàng hóa đi bán luôn cho khách hàng không qua kho, hàng hóa vẫn thuộc sở hữu của công ty, khi đó kế toán chưa định khoản. Chỉ khi khách hàng ký nhận đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán vào “Hóa đơn GTGT” gửi hàng đi bán do người giao hàng của công ty đưa thì căn cứ vào “Hóa đơn GTGT” kế toán ghi Sổ Nhật ký chung: Phụ lục: 2.13, Sổ cái 511: Phụ lục: 2.04 và Sổ chi tiết bán hàng: Phụ
lục: 2.03 theo định khoản:
Nợ TK 131: Căn cứ vào tổng số tiền thanh toán Có TK 511: Căn cứ vào giá bán cột thành tiền Có TK 3331: Căn cứ vào thuế GTGT
Trích dẫn số liệu: Theo hóa đơn 99902 ngày 20/3/2014, công ty bán 15 Máy in HP 1005 cho NHTMCP Đại Kim Á, theo ph ương thức bán buôn vận chuyển thẳng. Kế toán căn cứ vào Hóa đơn ghi sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 511, Sổ chi tiết bán hàng theo định khoản:
Nợ TK 131: 135.003.000 Có TK 511: 122.730.000
Có TK 3331: 12.273.000 - Đối với nghiệp vụ bán lẻ:
Khi bán lẻ hàng hóa khách hàng thanh toán tiền ngay và được kế toán theo dõi trên Sổ Nhật ký chung: Phụ lục: 2.013, Sổ cái 511: Phụ lục: 2.04 và Sổ chi tiết bán hàng: Phụ lục: 2.03 theo định khoản:
Nợ TK 111 Có TK 511 Có TK 3331
Trích dẫn số liệu: Theo hóa đơn 99893 ngày 6/3/2014, công ty bán lẻ 01 Máy in HP 103 cho Công ty Đông tác, kế toán căn cứ vào Hóa đơn ghi sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 511, Sổ chi tiết bán hàng theo định khoản:
Nợ TK 111: 11.371.800 Có TK 511: 10.338.000
Có TK 3331: 1.033.800