Nợ TK 632 Có TK 156
Trích dẫn số liệu, căn cứ vào giá vốn hàng bán xác định được cho hóa đơn bán hàng số 99892 ngày 5/3/2014, kế toán ghi sổ Nhật ký chung Phụ lục: 2.13, sổ Cái TK 632 Phụ lục: 2.07 theo định khoản:
Nợ TK 632: 80.500.000 Có TK 156: 80.500.000
-Đối với nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng hàng không qua kho, khi bên nhận nhận đủ hàng, chấp nhận thnah toán, ké toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng để ghi sổ Nhật ký chung Phụ lục: 2.13, sổ Cái TK 632 Phụ lục: 2.07 theo định khoản:
Nợ TK 632 Nợ TK 133
Có TK 331, 111, 112...
Trích dẫn số liệu: Căn cứ vào Hóa đơn mua hàng sau đó bán vận chuyển thẳng cho NHTMCP Đại Kim Á ngày 20/3/2014, kế toán ghi sổ Nhật Ký Chung Phụ lục: 2.13, Sổ Cái TK 632 Phụ lục: 2.07 theo định khoản:
Nợ TK 632: 120.750.000 Nợ TK 133: 12.075.000
Có TK 331: 132.825.000
Chi phí bán hàng tại Công ty bao gồm: Chi phí về lương, BHXH, BHYT, KPCĐ... cho nhân viên bán hàng, các khoản chi bằng tiền khác phát sinh trong khâu mua hàng và khâu bán hàng.
* Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng bao gồm: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán lẻ, bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lương,... Người có nhu cầu muốn được chi trước tiền phải lập phiếu đề nghị chi tiền. Phiếu này sẽ được đem cho Giám đốc hoặc kế toán trưởng ký duyệt. Nếu được duyệt chi thì kế toán thanh toán tiến hành viết phiếu chi. Phiếu chi được viết thành 2 liên: 1 liên kế toán thanh toán lưu làm chứng từ hạch toán, 1 liên giao cho người đề nghị chi. Phiếu chi phải có chữ ký của Giám đốc hoặc kế toán trưởng mới được thủ quỹ chi tiền. Sau đó kế toán ghi sổ và lưu trữ theo đúng quy định.
* Tài khoản kế toán sử dụng
Để theo dõi chi phí bán hàng, kế toán công ty sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng.
Công ty mở 2 tài khoản cấp 2:
- TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng - TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác
* Quy trình kế toán
Đối với các khoản chi phí nhân viên bán hàng: Cuối tháng, căn cứ vào bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lương do kế toán tiền lương cung cấp, kế toán tổng hợp tiến hành hạch toán chi phí lương, ghi nhận khoản chi phí lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên bộ phận bán hàng vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung Phụ lục: 2.13 để ghi vào sổ cái TK 641 Phụ lục: 2.09.
Đối với các khoản chi phí khác: khi phát sinh các khoản chi phí khác liên quan đến hoạt động bán hàng như: Chi phí vận chuyển, quảng cáo, môi giới, giới thiệu sản phẩm...kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT/ hóa đơn bán lẻ để hạch toán nghiệp vụ và phản ánh vào sổ nhật ký chung để ghi sổ cái TK 641.
Ví dụ: Trong tháng 3/2014, kế toán chi phí bán hàng phát sinh: Cuối tháng, căn cứ vào bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lương tháng 3/2014 kế toán phản ánh chi phí nhân viên bán hàng trong tháng theo định khoản vào sổ nhật ký chung:
Nợ TK 6411: 78.235.111 Có TK 334: 78.235.111 Nợ TK 6411: 6.053.712 Có TK 338: 6.053.712
Sau đó phản ánh số liệu trên sổ Nhật ký chung Phụ lục: 2.13 vào sổ
Cái TK 641 – Chi phí bán hàng Phụ lục: 2.09
2.2.1.2.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty bao gồm các khoản lương và các khoản trích theo lương, khấu hao TSCĐ, chi phí quản lý doanh nghiệp khác: chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí điện, nước, chi phí tiếp khách, công tác phí cho nhân viên văn phòng...
* Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng bao gồm: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán lẻ, bảng thanh toán lương, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ...
Để tập hợp chi phí doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp chi tiết theo từng khoản mục chi phí sau: TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý, TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý, TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ, TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài, TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác.
* Quy trình kế toán
Đối với các khoản chi phí nhân viên quản lý: Cuối tháng, căn cứ vào bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lương do kế toán tiền lương cung cấp, kế toán tổng hợp tiến hành hạch toán chi phí lương, ghi nhận khoản chi phí lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên (không bao gồm nhân viên phòng kinh doanh) vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái TK 642 Phụ lục: 2.10.
Đối với các khoản khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý: Cuối tháng, căn cứ vào bảng tính và trích khấu hao TSCĐ, kế toán tổng hợp tiến hành hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý, ghi nhận khoản chi phí vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái TK 642 Phụ lục: 2.10.
Đối với các khoản chi phí khác: Khi phát sinh các khoản quản lý doanh nghiệp khác phát sinh: chi phí điện, nước, chi phí internet cố định, chi phí tiếp khách, hội nghị... kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT/ hóa đơn bán lẻ sau đó kế toán lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi chuyển cho thủ quỹ hoặc chuyển tiền ngân hàng. Sau đó kế toán phản ánh chi phí vào sổ Nhật ký chung để ghi sổ Cái TK 642 Phụ lục: 2.10.
Ví dụ 1: Trong tháng 3/2014, kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh:
Cuối tháng, căn cứ vào bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lương tháng 3/2014, kế toán phản ánh chi phí nhân viên quản lý trong tháng theo định khoản vào sổ nhật ký chung:
Nợ TK 6421: 124.223.650 Có TK 334: 124.223.650 Nợ TK 6421: 19.727.422
Có TK 338: 19.727.422
Sau đó phản ánh số liệu trên Sổ nhật ký chung vào Sổ cái TK 642 Phụ lục: 2.10 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Ví dụ 2: Kế toán chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận quản lý doanh nghiệp phát sinh trong 3/2014 (công ty là doanh nghiệp thương mại, TSCĐ giá trị nhỏ nên công ty hạch toán và phân bổ toàn bộ TSCĐ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp mà không phân bổ cho bộ phận bán hàng).
Cuối tháng, kế toán căn cứ vào bảng tính và phân bổ chi phí KH TSCĐ tháng 3/2014 để phản ánh vào sổ Nhật ký chung theo định khoản:
Nợ TK 6424: 5.750.915 Có TK 214: 5.750.915
Căn cứ vào số liệu trên Sổ nhật ký chung để phản ánh vào sổ cái TK 642 Phụ lục: 2.10- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Phụ lục: 2.10: Sổ cái TK 642
2.2.1.2.4. Kế toán chi phí tài chính
Chi phí tài chính phát sinh tại công ty chủ yếu là chi phí lãi tiền vay ngân hàng.
Chứng từ sử dụng là các chứng từ giao dịch ngân hàng như: phiếu báo nợ, sao kê tài khoản ngân hàng… Hàng tháng, kế toán căn cứ vào giấy báo nợ khoản lãi phải thanh toán hàng tháng, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu và định khoản.
* Tài khoản kế toán sử dụng
Công ty sử dụng TK 635 - Chi phí tài chính để theo dõi chi phí hoạt động tài chính. Công ty không mở chi tiết tài khoản cấp 2 vì chi phí lãi vay từ ngân hàng chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí.
* Quy trình kế toán
Hàng tháng vào ngày đến hạn trả nợ gốc - lãi, ngân hàng sẽ thông báo cho công ty và tự động trích tiền từ tài khoản tiền gửi thanh toán của công ty để thu nợ vay thanh toán lãi cho các khế ước vay. Căn cứ vào các chứng từ được ngân hàng cung cấp như: giấy báo nợ, sao kê tài khoản của ngày phát sinh nghiệp vụ thanh toán lãi vay, kế toán phản ánh nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo định khoản:
Nợ TK 635: Chi phí lãi vay ngân hàng Có TK 112: Số tiền lãi vay ngân hàng
Sau đó kế toán căn cứ số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK 635
Ví dụ: Ngày 20/3/2014 công ty phát sinh khoản chi phí lãi vay ngân hàng theo thông báo từ ngân hàng Quân Đội với nội dung thu lãi khế ước 08 của HĐTD số HĐHM.HĐ.200214 số tiền 8.783.333 đồng
Căn cứ vào phiếu báo nợ và sao kê tài khoản ngân hàng, kế toán phản ánh nghiệp vụ chi phí lãi vay vào sổ nhật ký chung theo định khoản:
Có TK 112: 8.783.333
Sau đó kế toán căn cứ số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK 635.
Phụ lục 2.08: Sổ cái TK 635
2.2.1.2.5. Kế toán chi phí khác
Chi phí phát sinh tại công ty chủ yếu là chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ và các khoản chi phí khác.
* Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng là hóa đơn GTGT liên quan đến nhượng bán TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ.
* Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản sử dụng là TK 811 - Chi phí khác.
* Phương pháp kế toán
Khi phát sinh các nghiệp vụ về chi phí khác, căn cứ vào chứng từ hợp lý, hợp lệ, kế toán phản ánh nghiệp vụ vào sổ nhật ký chung, sau đó ghi vào sổ cái TK 811.
Ví dụ: Ngày 19/3/2014 Công ty nhượng bán một máy photocopy MP 2501L cho Doanh nghiệp tư nhân Hải Nam. Nguyên giá 45.000.000 đồng, đã khấu hao 31.500.000 đồng, Giá bán TSCĐ là 16.500.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%)
Căn cứ vào hóa đơn GTGT lập cho Doanh nghiệp tư nhân Hải Nam, kế toán phản ánh nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung theo định khoản:
Nợ TK 811: 13.500.000 Nợ TK 214: 31.500.000
Có TK 211: 45.000.000
Kế toán căn cứ vào số liệu sổ nhật ký chung để ghi sổ Cái TK 811 – Chi phí khác.
Phụ lục 2.11: Sổ cái TK 811
2.2.1.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh.
Kết quả hoạt động kinh doanh là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ, năng lực quản lý và là căn cứ để ban lãnh đạo công ty đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho thời kỳ mới. Do vậy, việc xác định và phản ánh đúng đắn kết quả hoạt động kinh doanh là một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán.
* Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
* Phương pháp kế toán
Cuối tháng kế toán dựa vào số liệu tổng trên các sổ cái liên quan đến hoạt động bán hàng, hoạt động tài chính và hoạt động khác để xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ và thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh. Căn cứ vào số liệu tập hợp được trên các sổ Cái liên quan, kế toán thực hiện ghi các bút toán kết chuyển trên sổ Nhật ký chung để ghi sổ vào sổ Cái TK 911.
Ví dụ: Trong tháng 3/2014, kế toán tổng hợp số liệu kế toán như sau:
Đơn vị tính: đồng
Doanh thu bán hàng 8.140.688.250
Giá vốn hàng bán 7.557.145.122
Chi phí bán hàng 121.278.313
Doanh thu hoạt động tài chính 2.301.333
Chi phí tài chính 42.896.233
Thu nhập khác 15.000.000
Chi phí khác 13.500.000
+ Doanh thu thuần = 8.140.688.250 + Giá vốn hàng bán = 7.557.145.122
+ Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán = 583.543.128
+CPBH = 121.278.313 + CPQLDN = 231.115.243
+ Các khoản CPBH, CPQLN được tập hợp cho toàn bộ số hàng bán ra + Doanh thu hoạt động tài chính = 2.301.333
+ Chi phí tài chính = 42.896.233
+ Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = 583.543.128 - 121.278.313 - 231.115.243 + 2.301.333 - 42.896.233 = 190.554.672
+ Lợi nhuận khác = Thu nhập khác – Chi phí khác = 15.000.000 – 13.500.000 = 1.500.000
+ Lợi nhuận kế toán trước thuế = Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh + LN khác = 583.543.128 + 1.500.000 = 585.043.128
Căn cứ vào số liệu tập hợp được trên sổ cái liên quan, kế toán thực hiện ghi các bút toán kết chuyển sang TK 911 vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào bút toán kết chuyển trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK 911. Phụ lục: 2.12: Sổ cái TK 911.