CỔ PHẦN XÂY LẮP TÂN MA
3.2.2. Nội dung và trình tự hạch toán chi phí sản xuất 1 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
3.2.2.1. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
• Nội dung chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Trong hoạt động xây lắp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là loại chi phí chiếm tỷ trọng cao nhất trong giá thành sản phầm, ước tính khoảng 70%. Do đó việc hạch toán chính xác,đây đủ, chặt chẽ chi phí này là một việc hết sức quan trọng trong công tác kế toán toàn doanh nghiệp.
Là loại chi phí trực tiếp nên chi phí nguyên vật liệu được hạch toán trực tiếp vào từng đối tượng sử dụng (công trình, hạng mục công trình) theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó. Giá trị nguyên vật liệu bao gồm giá trị thực tế của nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ phục vụ cho thi công công trình, không bao gồm giá trị nguyên vật liệu sử dụng cho máy thi công, phục vụ quản lý đội.
Nguyên vật liệu thường được sử dụng tại Công ty cổ phần xây lắp Tân Mai bao gồm: Giá thành sản phẩm xây lắp = Giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ + sản xuất phát Tổng chi phí sinh trong kỳ - phẩm dở dang Giá trị sản cuối kỳ
-Nguyên vật liệu chính: Đây là những nguyên vật liệu được sử dụng chủ yếu dùng để xây dựng các công trình như: Sắt, thép, xi măng, cát, đá, sỏi, gạch gỗ,…
-Nguyên vật liệu phụ: Được sử dụng kết hợp với vật liệu chính trong thi công các công trình như: Sơn, dây thép buộc, đinh vít, nhựa đường,…
-Nhiên liệu: Xăng,dầu nhớt, bả ma tít,…
-Vật kết cấu: các kết cấu thép, kết cấu bê tông,và kết cấu gỗ như: khung cánh cửa, ống cống, các cấu kiện bê tông đúc sẵn,…
-Các thiết bị lắp đặt: các thiết bị vệ sinh, thiết bị điện,…
Hiện nay, hầu hết các đội xây lắp trong Công ty đều thực hiện theo phương thức khoán. Do vậy, các đội tự ký hợp đồng mua vật liệu bằng vốn vay công ty. Các đội thi công tự thực hiện việc mua sắm vật tư cho công trường đang thi công theo đúng tiêu chuẩn quy định để đưa vào thi công. Vật liệu mua về không qua kho mà chuyển thẳng đến công trình. Trong đó, thủ kho là ngưởi chịu trách nhiệm về việc quản lý và sử dụng vật tư, báo cáo lên phòng kế toán.
Dựa vào nhu cầu và tình hình thực tế thi công, các đội trưởng của đội xây lắp sẽ lập bản nhu cầu mua vật tư và đề nghị tạm ứng gửi về cho kế toán trưởng thông qua và đề nghị giám đốc phê duyệt. Kế toán lập phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ. Đội nhận tiền tạm ứng tiến hành thu mua nguyên vật liệu. .Tại các đơn vị thi công, lượng nguyên vật liệu được dự trữ rất ít, hầu như mua tới đâu, sử dụng hết tới đó. Thường những kho, bãi dự trữ nguyên liệu phục vụ cho thi công các công trình, hạng mục công trình đều được bố trí, tổ chức tại từng công trình, hạng mục công trình và chỉ dự trữ một lượng vừa đủ cho công trình đó và nhập kho thường là các loại vật tư ít mất mát, hư hỏng, giá trị thấp. Số vật tư mua ngoài phải đảm bảo chất lượng. Đội trưởng và chủ nhiệm thi công công trình này phải chịu trách nhiệm quản lý với số vật tư này.
• Tài khoản sử dụng.
Để phản ánh chi phí nguyên vật liệu công ty sử dụng tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”; Gía trị vật tư nhập xuất tồn kho được đánh giá theo giá thực tế. Chi phí nguyên vật liệu phát sinh cho công trình hàng mục công trình nào thì hạch toán trực tiếp cho công trình hạng mục công trình đó theo giá thực tế đích danh.
Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng được duyệt bởi giám đốc, phòng kế hoạch, kèm theo bản giải trình chi phí kế toán ghi:
Nợ TK 141
Có TK 111, 112, 152, 153
Sau đó căn cứ vào phiếu chi phí, hoá đơn GTGT cuả người bán kế toán định khoản:
Nợ TK 621: Chi tiết từng công trình Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 141
Kết chuyển vào TK 154: Nợ TK 154
Có TK 621
• Quy trình ghi sổ kế toán
Tại công ty trước khi trúng thầu thì phòng kế hoạch - kỹ thuật tính định mức dự toán xây dựng cơ bản theo tiến độ để cấp vật tư thực hiện việc thi công.
Vì các công trình được xây dựng tại các nơi khác nhau, nên để đảm bảo cho việc đáp ứng kịp thời việc xây dựng theo đúng tiến độ, công ty đã khoán vật tư cho các đội.
Dựa trên dự toán đã được thông qua, các đội tự tìm nguồn vật tư và thực hiện việc mua nhận vật tư. Đội trưởng đội thi công sẽ viết giấy xin tạm ứng (Phụ lục 1) trình lên giám đốc. Trong đó ghi rõ ràng lý do xin tạm ứng, thời gian thanh toán và các chứng từ có liên quan.
Sau khi giấy tạm ứng được giám đốc, phòng kế hoạch duyệt, kế toán tiền mặt căn cứ vào giấy tạm ứng và theo lênh của kế toán trưởng lập phiếu chi (Phụ lục 2)
Khi vật tư do đội mua về đến chân công trình: Đội trưởng phụ trách công trình, thủ kho công trình cùng nhân viên làm công việc thu mua tiến hành kiểm tra vật tư về số lượng, chất lượng, chủng loại và nhận hàng. Cuối quý, kế toán căn cứ vào hoá đơn, biên bản giao nhận hàng hoá ghi vào báo cáo chi tiết vật tư. Bảng này được lập theo từng công trình, hạng mục công trình (Phụ lục 3)
Mỗi công trình đếu được mở sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu, nguyên vật liệu xuất cho công trình nào thì ghi vào sổ chi tiết công trình đó. Kế toán tập hợp chứng từ gốc để ghi vào nhật ký chung (Phụ lục 4), đông thời ghi vào sổ chi tiết (Phụ lục 5) theo trình tự thời gian, sau đó phản ánh vào sổ cái tài khoản 621 (Phụ lục 6) số phát sinh. Cuối mỗi tháng, kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trên sổ chi tiết để ghi vào bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu theo quý. Công tác kế toán này được thực hiện nhập dữ liệu trên máy tính.
Khi nhập xong các dữ liệu cần thiết, máy sẽ tự động chuyển lên chứng từ ghi qua TK 141 để máy tính tự động tổng hợp cho từng công trình, ghi sổ chi tiết tài khoản 621 cho từng công trình, hạng mục công trình, sổ cái tài khoản 621, sổ Nhật ký chung và các sổ kế toán liên quan khác
3.2.2.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
• Nội dung kế toán chi phí nhân công trực tiếp.
Chi phí lương cho công nhân viên trong công ty cổ phần xây lắp Tân Mai chiếm tỷ trọng khoảng 20% tổng chi phí. Bên cạnh đó, khoản mục này còn liên quan trực tiếp tới quyền lợi của công nhân. Việc tính toán hợp lý chính xác chi phí nhân công không những thúc đẩy được tinh thần làm việc của người lao động, đồng thời góp phần khuyến khích người lao động hăng say làm việc, tăng năng suất lao động.
• Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 622 để theo dõi chi phí nhân công.
Khi đội trưởng gửi bảng tổng hợp lương lên phòng kế toán thì theo tháng, kế toán định khoản:
Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 334: Phải trả người lao động Kết chuyển vào TK 154:
Nợ TK 154 Có TK 622
• Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết
Các chứng từ sử dụng tại công ty bao gồm:
-Các quyết định liên quan tới sự thay đổi lao động như: QĐ tuyển dụng, sa thải, đề bạt, bãi miễn,…
-Hợp đồng giao khoán nhân công (Phụ lục 7)
-Bảng thanh toán tiền lương, thanh toán tiền thuê ngoài, tiền làm thêm giờ (Phụ lục 8, 9)
-Bảng phân bổ tiền lương (Phụ lục 10) -Phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ ngân hàng -Bảng thanh toán tạm ứng
Công ty cổ phần xây lắp Tân Mai áp dụng 2 hình thức trả lương đó là trả lương theo thời gian căn cứ vào ngày công đối với cán bộ công nhân viên và trả lương theo hình thức khoán đối với các lao động thuê ngoài.
Đối với hạng mục công việc mà công nhận đội không thực hiện, đội trưởng tiến hành ký hợp đồng giao khoán với các nhóm thợ, mỗi nhóm thợ sẽ cử một người đại diện làm nhóm trưởng để ký hợp đồng với đội trưởng. Hợp đồng giao khoán thể hiện rõ khối lượng và đơn giá giao khoán đồng thời nêu rõ trách nhiệm của mỗi bên, bên tổ thợ phải hoàn thành theo đúng thiết kế và tiến độ, còn bên thuê phải thanh toán theo đúng hợp đồng.
Sau khi ký hợp đồng giao khoán, các nhóm thợ tiến hành triển khai thi công công việc dưới sự giám sát của trưởng nhóm và cán bộ đội. Hàng ngày, trưởng nhóm có trách nhiệm theo dõi, chấm công của nhóm mình, cuối tháng tổng hợp số công và lên bảng lương làm cơ sở thanh toán tiền lương cho công nhân. Căn cứ khối lượng nghiệm thu hoàn hành được tư vấn giám sát xác nhận và được công ty duyệt, đội trưởng và các trưởng nhóm tiến hành lập biên bản xác định khối lượng hoàn thành làm cơ sở cho việc thanh toán giữa đội trưởng với các nhóm.
Công ty căn cứ vào bảng chấm công, mức lương tối thiểu và hệ số cấp bậc chức vụ để tính lương cho cán bộ công nhân viên trong đội.
Đối với các lao động thuê ngoài thì căn cứ vào hợp đồng giao khoán và Biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán để tình lương.
Hàng tháng kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả cho từng đối tượng sử dụng và tính các khoản trích theo lương và theo quy đinh thông qua việc lập bảng phân bổ tiền lương.
Dựa vào bảng thanh toán lương thì kế toán công ty lập sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 622 theo quý (Phụ lục 11, 12)
3.2.2.3. Kế toán chi phí sử dụng máy thi công
• Nội dung kế toán chi phí sử dụng máy thi công
Trong công tác xây dựng không thể thiếu việc sử dụng máy móc công cụ. Máy móc thiết bị phục vụ cho thi công của công ty cổ phần xây lắp Tân Mai bao gồm: Máy xúc, máy ủi, cần cẩu, máy trộn bê tông, xe lu,…Công ty không điều động đội thi công riêng mà điều động cho các đội sử dụng theo nhu cầu và giao cho đội trưởng quản lý.
Vì lượng máy móc của công ty tương đối nhiều nên công ty không phải thuê máy móc bên ngoài mà hoàn toàn dùng máy của công ty.
Chi phí sử dụng máy thi công bao gồm các khoản như:
+Các khoản tiền lương của công nhân trực tiếp điều khiển xe, máy thi công. +Chi phí nguyên vật liệu, công cụ cụng cụ sử dụng cho máy thi công. +Chi phí khấu hao tài sản cố định máy moc thiết bị.
+Chi phí bảo dưỡng, bảo trì cho máy thi công +Các khoản chi phí khác.
• Tài khoản sử dụng.
Công ty cổ phần xây lắp Tân Mai sử dụng tài khoản 623 “ Chi phí sử dụng máy thi công” để theo dõi việc tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng máy của từng công trình, hạng mục công trình. Kế toán định khoản:
Nợ TK 623 Nợ TK 13311
Kết chuyển vào TK 154: Nợ TK 154
Có TK 623
• Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết.
Do công ty sử dụng máy của công ty nên mỗi tháng các đội sử dụng máy phải lập bảng nhật trình sử dụng máy thi công để công ty theo dõi giám sát việc sử dụng và bảo quản.
Công ty tiến hành trích khấu hao máy cho từng công trình. Trong trường hợp máy thi công phục vụ cho nhiều công trình trong một tháng thì kế toán tiến hành phân bổ khấu hao máy thi công cho từng công trình dựa vào nhật trình sử dụng máy thi công.
Trong quá trình thi công, khi phát sinh nhu cầu xe, máy cho thi công, đội trưởng công trình báo cáo giám đốc công ty, căn cứ vào lượng máy móc hiện có, công ty sẽ quyết định điều động máy cho phù hợp phục vụ cho sản xuất tại công trường. Cuối tháng, căn cứ vào sự tăng, giảm TSCĐ cho từng đối tượng sử dụng, kế toán lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ cho từng đối tượng sử dụng.
Ngoài ra công tác kế toán chi phí sử dụng máy thi công còn có những chứng từ sau:
+Nhân công:
-Nhật trình xử dụng xe (Phục lục 13) -Hợp đồng làm khoán
Từ bảng tổng hợp lương gửi lên, kế toán công ty ghi vào sổ nhật ký chung , sổ chi tiết theo từng công trình và sổ cái TK 623.
+Vật tư:
Hạch toán giống nguyên vật liệu thông thường và tập hợp cho từng công trình, hạng mục công trình.
-Giấy đề nghị tạm ứng -Giấy thanh toán tạm ứng -Biên bảng kiểm nhận vật tư…
Hàng tháng căn cứ vào những chứng từ gốc này kế toán công ty ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết theo từng công trình, sổ cái TK 623.
+Chi phí khấu hao máy thi công:
Kế toán cũng theo dõi như mọi tài sản cố định thông thường, bao gồm Sổ chi tiết Tài sản cố định, bảng phân bổ khấu hao theo giờ máy chạy (Phụ lục 14)
Cuối tháng, kế toán tập hợp để ghi vào sổ chi tiết, sổ cái TK 623. • Quy trình ghi sổ tổng hợp.
Cuối quý kế toán căn cứ vào chứng từ do đội gửi lên, tập hợp vào sổ chi tiết TK 623 và sổ cái TK 623 (Biểu 15, 16)
3.2.2.4. Kế toán chi phí sản xuất chung
• Nội dung.
Chi phí sản xuất chung là những chi phí phục vụ cho sản xuất nhưng không bao gồm chi phí nhân công trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí máy thi công. Khoản mục này bao gồm các chi phí cho quản lý phân xưởng, chi phí cho các hoạt động chung của các đội trong quá trình sản xuất.
Chi phí nhân công gồm chi phí phải trả cho nhân viên quản lý tổ đội cùng với các khoản phụ cấp lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN,…
Chi phí vật liệu gồm các chi phí vật liệu dùng để sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị.
Chi phí khấu hao tài sản cố định tính cho các tài sản dùng chung cho các tổ đội thi công.
Chi phí khác bao gồm các chi phí điện, nước, điện thoại phục vụ cho việc thi công công trình.
• Tài khoản sử dụng.
Công ty Xây lắp Tân Mai 12 sử dụng tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung” để theo dõi phân bổ chi phí chung của các công trình.
Tài khoản 627 có 3 tài khoản cấp 2: TK 6271: Chi phí nguyên vật liệu
TK 6272: Chi phí nhân công TK 6273: Chi phí chung khác
Khi phát sinh chi phí kế toán định khoản:
Nợ TK 6271, 6272, 6273: Chi tiết từng công trình Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có) Có TK 152, 331, 334, 111, 112,…:
Cuối kỳ kế toán kết chuyển: Nợ TK 154
Có TK 627
• Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết.
+Chi phí nhân công:
Chứng từ sử dụng: Bảng tổng hợp lương, giấy tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán,… Cuối tháng đội trưởng gửi bảng tổng hợp lương nhân viên quản lý đội cho phòng kế toán, sau đó căn cứ vào bảng thanh toán lương, giấy tạm ứng, phiếu chi,..kế toán công ty vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết theo công trình và sổ cái tài khoản 627.
+Chi phí nguyên vật liệu:
Chứng từ sử dụng: Hoá đơn mua vật tư, biên bản kiểm nhận; giấy tạm ứng, phiếu chi,…
Cuối tháng đội trưởng gửi phiếu xuất kho, hoá đơn, giấy tạm ứng,…kế toán công ty kiểm tra xem sự phù hợp giữa các chứng từ và hợp lý khi sử dụng; sau đó vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết theo công trình, sổ cái tài khoả 627.
+Chi phí khác:
Chứng từ sử dụng: hoá đơn tiền điện hàng tháng, hoá đơn điện thoại hàng tháng, phiếu chi, …
Bao gồm hoá đơn tiền điện, tiền điện thoại, thuê ngoài,…do các đội tập hợp và nộp lên phòng kế toán vào cuối tháng. Căn cứ vào những chứng từ này kế toán ghi vào nhật ký chung, sổ chi tiết theo từng công trình, sổ cái tài khoản 627.
• Quy trình ghi sổ tổng hợp.
Kế toán tập hợp các chứng từ mà đội gửi lên mỗi tháng rồi lập sổ chi tiết và sổ