4.2.3.5.Kế toán chi phí sản xuất chung:
4.2.3.8.Hoàn thiện việc đánh giá hiệu quả và kiểm soát chi phí
Kiểm soát chi phí doanh nghiệp ở thời nào cũng rất quan trọng, nhất là trong thời đại ngày nay khi tình hình cạnh tranh trên thương trường ngày càng khốc liệt, thành công sẽ thuộc về một doanh nghiệp được kiểm soát chi phí chặt chẽ. Các chi phí trong doanh nghiệp mang ý nghĩa quyết định cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, nếu không có sự kiểm soát gắt gao sẽ dễ gây thất thoát và đẩy doanh nghiệp đến bên bờ phá sản. Hiện nay, để kiểm soát chi phí, một trong những phương thức mà hầu hết các doanh nghiệp xây lắp đang áp dụng là thực hiện giao
khoán nội bộ thông qua hợp đồng giao khoán giữa công ty với các đội thi công. Để góp phần cho công tác kiểm soát chi phí mang lại hiệu quả cao, tác giả xin đề xuất một số giải pháp như sau:
Hoàn thiện các chỉ tiêu giao khoán:
- Chi phí vật liệu: Các đội khi lập chứng từ thanh toán với Phòng tài chính kế toán phải ghi rõ loại chi phí để theo dõi. Các tiêu hao vật liệu, nhiên liệu phục vụ thi công cần phải được chi tiết theo từng hạng mục công trình nhằm dễ dàng đối chiếu, kiểm tra trong khâu thanh toán, kế toán với công ty cũng như đẩy nhanh tiến trình thực hiện công việc.
Phòng tài chính kế toán có trách nhiệm giám sát từng hạng mục về tính hợp lý, về số lượng, đơn giá vật tư so với khối lượng được giao của các đội trong toàn doanh nghiệp để đối chiếu báo cáo định kỳ. Các đội phải tự theo dõi các khoản chi cụ thể của đội mình và định kỳ hoặc khi cần thiết đối chiếu với phòng tài chính kế toán. Hóa đơn của các đội gửi về phải phù hợp với tiến độ thi công các hạng mục, ngày cuối cùng của tháng các đội phải tập hợp hóa đơn về trụ sở doanh nghiệp (nếu ở xa cho phép chậm không quá 10 -15 ngày).
- Chi phí nhân công: Đội thi công phải theo dõi chi tiết từng hạng mục công giống như vật liệu. Khi hạng mục công việc hoàn thành, đội thi công phải yêu cầu bên nhận khoán xuất hóa đơn trước ngày hạng mục công trình được nghiệm thu với số tiền nằm trong phạm vị tổng chi phí nhân công theo dự toán mà doanh nghiệp đã lập (trường hợp thuê khoán đơn vị bên ngoài), hoặc hoàn thiện các chứng từ nhân công kèm theo bảng theo dõi chi tiết (trường hợp không thuê ngoài).
- Chi phí máy thi công: Đội thi công phải theo dõi chi tiết từng hạng mục công việc giống như nhân công. Khi hạng mục công việc hoàn thành, đội thi công phải yêu cầu bên nhận khoán xuất hóa đơn trước ngày hạng mục công trình được nghiệm thu với số tiền nằm trong phạm vị tổng chi phí máy thi công theo dự toán mà doanh nghiệp đã lập.
- Chi phí sản xuất chung (phục vụ thi công): Đội thi công phải tập hợp các hóa đơn tài chính của các chi phí này theo giá trị được giao khoán.
Xây dựng hệ thống các biểu mẫu giao khoán thống nhất toàn doanh nghiệp: Khi giao khoán phải đảm bảo thống nhất về các biểu mẫu nhằm khống chế các chỉ tiêu giao khoán sau: Giá trị hóa đơn của vật liệu, nhiên liệu, nhân công và ca
máy thuê ngoài mà các đội tập hợp có tổng giá trị phải nhỏ hơn hoặc bằng tổng chi phí vật liệu, nhân công, máy thi công theo dự toán thi công mà công ty lập (trừ trường hợp có biến động giá thì phải lập mẫu bù giá riêng), đồng thời số lượng không được vượt định mức tiêu hao vật liệu, nhân công, ca máy thi công theo dự toán toán thi công.
Hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị:
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị là phương tiện để truyền đạt thông tin đến các nhà quản trị, hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí phải đảm bảo yêu cầu cung cấp thông tin thích hợp, kịp thời và phù hợp theo từng đối tượng sử dụng thông tin với một chi phí xử lý thích hợp. Hiện nay, hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại các doanh nghiệp xây lắp trên địa bàn tỉnh Nghệ An còn rất ít và sơ sài, chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị. Để góp phần hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị, tác giả xin đưa ra một số mẫu báo cáo cụ thể như sau:
+ Báo cáo phục vụ cho chức năng hoạch định:
Để xây dựng kế hoạch phải tổng hợp nhiều thông tin, trong đó quan trọng nhất đó là dự toán. Dự toán là phương tiện thông tin phản ánh một cách có hệ thống toàn bộ các mục tiêu của doanh nghiệp, xác định các mục tiêu cụ thể để làm căn cứ đánh giá thực hiện sau này. Để đạt được các mục tiêu kế hoạch về chi phí và giá thành, các doanh nghiệp cần xây dựng thêm các dự toán như: dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền mặt, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán...
+ Báo cáo cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra và đánh giá:
Để kiểm tra tình hình thực hiện dự toán chi phí và đánh giá kết quả thực hiện các đơn vị nội bộ trong mỗi doanh nghiệp thì các doanh nghiệp cần phải lập báo cáo chi phí. Thông qua đó, nhà quản trị sẽ tìm ra các giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận.
Báo cáo chi phí được lập cho các đơn vị nội bộ trong doanh nghiệp nhằm kiểm soát chi phí từng đơn vị đó. Trên góc độ tổng hợp, báo cáo chi phí của các đội trực tiếp tham gia vào công tác thi công gồm 2 phần: Phần chi phí dự toán chi tiết và phần chi phí dự toán chung. Trong mỗi phần được chi tiết theo từng yếu tố chi phí như: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân viên, chi phí dịch vụ mua ngoài và phải thể hiện được chi
phí dự toán, thực tế cho từng công trình, hạng mục công trình mà đội đó thi công. Đối với phần chi phí dự toán chung, chỉ cần chi tiết theo nội dung dự toán.