Hoàn thiện công tác tập hợp chứng từ kế toán

VÀ TÍNH GIÁ THÀNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP TÂN MA

4.2.2.Hoàn thiện công tác tập hợp chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ và các vật mang tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Mọi số liệu ghi trong sổ kế toán bắt buộc phải được chứng minh bằng chưng từ kế toán hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Việc luân chuyển chứng từ kịp thời là rất cần thiết, song do nhiều lý do khách quan và chủ quan mà chứng từ không được tập hợp kịp thời. Có nhiều nguyên nhân, nhưng nguyên nhân chủ yếu là do các Công ty có nhiều công trình ở và trung tâm điều hành. Bên cạnh đó một số đội trưởng chưa quan tâm đến sự cần thiết của vấn đề này. Hơn nữa, việc mua vật tư trả tiền sau hoặc ứng trước tiền mua vật liệu thường dẫn đến việc tập hợp chứng từ thanh toán chậm, thông thường tập hợp theo tháng thậm chí dài hơn. Điều này dẫn tới thiếu chứng từ để hạch toán kịp thời và chính xác. Cụ thể, khi đội trưởng mua vật liệu nhưng chưa thanh toán, trong khi vật liệu đã được đưa vào sử dụng nhưng chứng từ lại chưa được luận chuyển lên phòng kế toán để tiến hành hạch toán, việc này còn xảy ra tương tự với bảng chấm công, chia lương từ các đội thi công gửi lên. Do vậy, cuối kỳ khối lượng hoàn thành xác định thông qua kiểm kê thực tế lớn hơn nhiều so với chi phí sản xuất tập hợp được trên sổ sách. Ngoài ra, do chứng từ ở các đội thi công chuyển lên tập trung vào cuối tháng dẫn đến tình trạng khối lượng công việc của phòng kế toán tăng lên rất nhiều, gây khó khăn cho việc tập hợp và phân bổ.

Để giảm bớt công việc kế toán cuối tháng, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời, các doanh nghiệp cần quy định các đội thi công định kỳ (có thể từ 10 - 15 ngày) phải gửi chứng từ lên phòng kế toán công ty để tập hợp chi phí .

Đồng thời công tác kiểm tra chứng từ kế toán kết hợp với kiểm tra thực tế công trường là hết sức cần thiết đối với doanh nghiệp nhằm tránh tình trạng mua hóa đơn, kê khai khống khối lượng vật tư đầu vào. Nội dung bao gồm:

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, phản ánh chứng từ đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp.

- Xác nhận khối lượng hiện trường từ phòng kỹ thuật công ty.