KHÁCH SẠN SOFITEL PLAZA HANOI 3.1 Định hướng giải pháp
3.2.2.Cải cách quy trình xếp lịch
3.2.2.1. Mục tiêu của giải pháp
Thực hiện giải pháp này nhằm đảm bảo số lượng nhân viên làm việc một ca sẽ đủ để đáp ứng, phục vụ nhu cầu của khách hàng ( 4-5 người/ ca), số lượng nhân viên nam và nữ trong mỗi ca làm sẽ cân bằng. Bên cạnh đó, giải pháp cũng giúp trưởng bộ phận, giám sát sắp xếp lịch làm việc của nhân viên được hợp lý,
đảm bảo sức khỏe, thể lực của nhân viên luôn trong trạng thái tốt để phục vụ khách hàng tốt nhất và hoàn hảo.
3.2.2.2. Nội dung của giải pháp
Về cơ bản việc quản lý nhân viên là sự sắp xếp nhân viên một cách hợp lý tạo sự hợp lý về số lượng nhân viên trong các ca làm việc. Hiện nay, Club có 2 nhân viên nam, nên xếp lịch để mỗi nhân viên nam đi làm khác ca để giúp đỡ nhân viên nữ trong việc vận chuyển hay bê các đồ nặng. Mỗi ca làm việc hiện nay có 4 nhân viên một ca bao gồm 1 giám sát viên, có ca sẽ không có giám sát viên. Club nên sắp xếp trợ lý, giám sát viên chéo lịch nhau. Do tính chất của bộ phận là bao gồm cả dưới sảnh và trên Club nên có thể xếp lịch trưởng bộ phận ở dưới sảnh, trợ lý ở trên Club, luân phiên nhau, tránh trường hợp cả 2 cùng một nơi sẽ xảy ra trường hợp thừa nhân viên ở chỗ này, thiếu ở chỗ kia. Vào thời điểm đông khách, ngoài việc xếp nhân viên đi làm các ca cố định là A1, A2, A3 và B1, thì có thể tăng cường nhân viên đi làm vào ca giữa để trợ giúp cho nhân viên ở cả 2 ca. Nhân viên làm thêm, tăng cường như vậy nên có chế độ lương hoặc nghỉ bù vào những lúc vắng khách. Về cách xếp lịch của nhân viên theo tuần cũng có sự thay đổi. Không nên xếp nhân viên làm ca chiều rồi tiếp tục làm ca A1 cho ngày hôm sau. Nhân viên làm ca chiều có thể được xếp tiếp tục làm ca chiều, trong trường hợp đổi ca thì nên xếp nhân viên đó làm ca A3 hoặc A9 hoặc sau một ngày nghỉ thì có thể xếp nhân viên đó đi làm ca sáng. Tránh trường hợp xếp lịch nhân viên làm ca chiều khi kết thúc ca muộn, và sáng hôm sau phải đi làm sớm như vậy nhân viên sẽ cảm thấy mệt mỏi, không cảm thấy không khí, hứng thú làm việc.
Ngoài ra, việc họp giao ca giữa các ca làm cần được chuyên nghiệp hơn, tránh nhân viên tập trung lên họp thì trưởng bộ phận hoặc trợ lý mới nghĩ ra các vấn đề cần trao đổi. Trước khi bắt đầu vào ca họp, trợ lý trưởng bộ phận nên chuẩn bị trược những vấn đề cần trao đổi với các nhân viên và được in ra giấy. Việc làm đó sẽ giúp các vấn đề được đề cập tới một cách đầy đủ, không bị bỏ lỡ,
quên, và mang tính chuyên nghiệp. Nếu hôm họp giao ca nào không có vấn đề cần trao đổi, thì cần nhanh chóng để cho các nhân viên làm ca trước được về đúng giờ, tránh trường hợp về muộn.
3.2.2.3. Lợi ích của giải pháp
Các cán bộ quản lý luôn làm chủ hoàn thiện hơn trong công tác quản lý, sắp xếp nhân viên. Lịch làm việc hợp lý sẽ giúp nhân viên có sức khỏe tốt, cũng như số lượng nhân viên được đảm bảo đủ, điều này sẽ làm tăng sự đánh giá của khách hàng về mức độ sẵn sàng được cao hơn, cũng như chất lượng dịch vụ được tốt hơn.