II/ Khả năng ứng dụng TMĐT trong quỏ trỡnh quản lý và phõn phối sản
2. Chu trỡnh đặt hàng và sự cần thiết của việc ứng dụng TMĐT trong
2.1 Chu trỡnh đặt hàng truyền thống
Chu trỡnh đặt hàng bao gồm toàn bộ khoảng thời gian kể từ khi khỏch hàng bắt đầu đặt hàng cho đến khi sản phẩm/ hàng hoỏ được giao đến tay khỏch hàng, được khỏch hàng chấp nhận cho nhập kho và hoàn thành những giấy tờ, thủ tục cú liờn quan. Một chu trỡnh đặt hàng chuẩn gồm những bước sau:
2. Đơn hàng được chấp nhận và nhập vào hệ thống (ghi vào sổ, vào mỏy…) 3. Giải quyết đơn hàng
4. Chuẩn bị hàng hoỏ theo yờu cầu của khỏch hàng, của sản xuất 5. Vận chuyển hàng hoỏ
6. Bốc dỡ, giao nhận
Hỡnh 4. Toàn bộ chu trỡnh đặt hàng _ Đứng trờn gúc độ khỏch hàng
Giả sử rằng: Ở Vinafco Logistics trước kia khi việc đặt hàng được thực hiện bằng tay, khụng ỏp dụng cụng nghệ hay thương mại điện tử thỡ chu trỡnh đặt hàng cần một khoảng thời gian như sau:
1. khỏch hàng đặt hàng
2. Vinafco Logistics nhận đơn hàng
3. giải quyết đơn hàng
4. chuẩn bị hàng và đúng gúi
5. chuyển hàng cho khỏch
Bảng 7: Thời gian trung bỡnh thực hiện đơn hàng
Cụng việc Thời gian trung bỡnh
1. khỏch hàng chuẩn bị đơn đặt hàng gửi đi
2 ngày 2. Đơn đặt hàng được nhận và nhập vào
hệ thống
1 ngày
3. Giải quyết đơn đặt hàng 1 ngày
4.Chuẩn bị hàng hoỏ và đúng gúi 5 ngày
5. Thời gian vận chuyển hàng hoỏ 3 ngày
6. khỏch hàng nhận hàng và đưa vào kho 1 ngày
Tổng cộng 13 ngày
Hỡnh 6 và bảng 7 cho thấy: nếu khụng cú những thay đổi đặc biệt thỡ chu trỡnh đặt hàng giả định mất 13 ngày, trong đú, cỏc cụng đoạn thuộc quyền kiểm soỏt của Vinafco Logistics (cỏc cụng đoạn 2,3,4) chỉ chiếm 7 ngày, cũn cỏc cụng đoạn khụng thuộc quyền kiểm soỏt trực tiếp của Vinafco Logistics chiếm 6 ngày. Trước đõy, đó tồn tại một quan niệm sai lầm, cho rằng: chu trỡnh đặt hàng chỉ bao gồm những khõu do nhà sản xuất quản lý trực tiếp, nờn người ta chỉ nghiờn cứu và tỡm cỏch rỳt ngắn những khõu này. Nhưng thật sự khụng phải như vậy và tiềm năng rỳt ngắn chu trỡnh này cũn rất lớn, nhờ những thành tựu của cụng nghệ thụng tin.
Cần chỳ ý rằng: giả định nờu trờn xảy ra khi điều kiện khụng cú những biến động, thời gian thực hiện mỗi bước là thời gian trung bỡnh. Một khi xảy ra những sự cố bất trắc thỡ sẽ dẫn đến những thay đổi về thời gian. Nếu như cú những biến động, thỡ thời gian thực hiện từng cụng đoạn sẽ thay đổi và chu trỡnh đặt hàng cú thể dao động trong khoảng 4,5-21,5 ngày. Và như vậy, nếu nghiờn cứu kỹ từng khõu cụng việc và hệ thống thụng tin trong quỏ trỡnh thực hiện đơn hàng, ta cú thể giảm đỏng kể chu trỡnh đặt hàng.
gian Vinafco Logistics nhận được đơn đặt hàng của khỏch hàng cũng vậy. Cũn cụng việc thứ 2, thứ 3, thứ 4 (đơn đặt hàng được nhận và nhập vào hệ thống; giải quyết đơn đặt hàng; chuẩn bị hàng và đúng gúi) cú thể giải quyết trong một ngày. Như vậy, TMĐT đó rỳt ngắn được 5-8 ngày trong khõu 1, 2, 3, 4.
Nền kinh tế năng động hiện nay khú cú thể chấp nhận được chu trỡnh đặt hàng dài đến thế. Những cụng ty cung cấp dịch vụ như làm đại lý phõn phối như Vinafco Logistics khụng rỳt ngắn được chu trỡnh đặt hàng đem lại ớch lợi cho khỏch hàng của mỡnh thỡ những đối tỏc lớn như Sơn ICI sẽ nhanh chúng tỡm kiếm và hợp tỏc với cỏc cụng ty Logistics khỏc cú ưu thế hơn. Quy luật cạnh tranh khụng nhượng bộ bất cứ cụng ty nào. Nhận biết được những biến đổi trong hoạt động kinh doanh của ngành hàng mỡnh, đồng thời luụn đi đầu trong việc ứng dụng khoa học cụng nghệ, tạo ra điểm khỏc biệt cho mỡnh là những yếu tố quyết định trong kinh doanh Logistic hiện nay. Và ỏp dụng TMĐT điện tử là một trong những giải phỏp hiệu quả nhất.