II/ Khả năng ứng dụng TMĐT trong quỏ trỡnh quản lý và phõn phối sản
3. Phõn tớch chi phớ quản lý, phõn phối sản phẩm và tổng chi phớ
3.2 Chi phớ giải quyết đơn hàng và trao đổi thụng tin
Để hỗ trợ dịch vụ khỏch hàng và kiểm soỏt chi phớ một cỏch cú hiệu quả cần bỏ ra một khoản chi phớ khụng nhỏ để trao đổi thụng tin với khỏch hàng và cỏc bộ phận cú liờn quan để giải quyết đơn đặt hàng, để thiết lập cỏc kờnh phõn phối, dự bỏo nhu cầu thị trường…Để giải quyết tốt đơn hàng cũn cần cỏc chi phớ liờn quan đến dự trữ, quản lý kho…
Vỡ vậy cần phõn tớch, cõn đối tất cả cỏc khoản chi phớ cú liờn quan, để xỏc định tổng chi phớ Logistics thấp nhất để giải quyết đơn hàng. Như đó phõn tớch về tớnh ưu việt khi ỏp dụng cụng nghệ thụng tin, TMĐT vào rỳt ngắn chu trỡnh đặt hàng bởi thụng tin trao đổi nhanh chúng, kịp thời ở mục 2, một lần nữa ta khẳng định: TMĐT tiết kiệm một khoản chi phớ lớn trong việc giải quyết đơn hàng- chi phớ lớn trong hoạt động phõn phối sản phẩm. Hơn nữa, đõy là khõu then chốt, thể hiện năng lực hoạt động hiệu quả của cụng ty, đem lại lũng tin cho khỏch hàng. Nếu như khõu này giải quyết nhanh chúng thỡ bộ phận vận tải sớm hoàn thành thủ tục để chuyờn chở kịp thời đến cho khỏch hàng. Như vậy quỏ trỡnh phõn phối sản phẩm luụn thụng suốt, cung cấp hàng hoỏ liờn tục, đỏp ứng đũi hỏi ngày càng cao của khỏch hàng.
Hiện nay, việc giải quyết đơn hàng ở 2 trung tõm Bạch Đằng và Tiờn Sơn của Vinafco Logistics như sau: 12 người nhận đơn hàng qua điện thoại; 5 người xử lý đơn hàng; 1 đại diện phũng hậu cần ICI miền Bắc; 2 trưởng bộ
trưởng bộ phận dịch vụ khỏch hàng (trung tõm Bạch Đằng và trung tõm Tiờn Sơn).
Như vậy, tổng nhõn sự ở hai trung tõm là 22 người. Nếu ỏp dụng TMĐT thỡ cú thể giảm được khoảng 8-10 người nhận đơn hàng qua điện thoại, chỉ để 2-4 người thường trực điện thoại để giải đỏp thắc mắc gấp và nhận đơn hàng của những khỏch hàng khụng cú khả năng sử dụng hệ thống TMĐT của Vinafco Logistics. Hơn nữa, việc xử lý đơn hàng cũng nhanh gọn hơn, bởi nhõn viờn xử lý đơn hàng cú thể lấy trực tiếp thụng tin qua đơn hàng điện tử của khỏch hàng mà khụng cần phải nhập đơn hàng giấy do nhõn viờn nhận đơn hàng qua điện thoại. Việc này là giảm đỏng kể chi phớ điện thoại và giấy tờ. Khối lượng cụng việc sẽ gọn nhẹ hơn và cú thể giảm số nhõn viờn xử lý đơn hàng. Hơn nữa, việc quản lý cũng chớnh xỏc và chặt chẽ hơn, chỉ cần một nhà quản lý cú thể quản lý được hoạt động ở hai trung tõm phõn phối này. Ở bảng trờn, chi phớ giải quyết đơn hàng chưa bao gồm trả lương cho nhõn viờn. Qua đú ta thấy nếu cộng cả tiền lương phải trả cho nhõn viờn giải quyết đơn hàng thỡ đõy quả là một khoản chi phớ khụng nhỏ. Như phõn tớch ở trờn, TMĐT cắt giảm đỏng kể số lượng nhõn viờn và cỏc chi phớ khỏc kốm theo. Điều này hết sức cú ý nghĩa bởi khõu xử lý, giải quyết đơn hàng chiếm mất nhiều thời gian và chi phớ, tối ưu hoỏ được khõu này sẽ đme lại nhiều lợi thế cho doanh nghiệp.