- Áp dụng: Do đặc thù của ngành nghề sản xuất, công ty xây dựng chế độ trả lương
4.2.3 Các giải pháp liên quan tới công tác quản trị nhân lực tại Tổng công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam
phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam
4.2.3.1. Tiến hành phân tích công việc
“Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách
có hệ thống các thông tin quan trọng liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc: ở từng công việc cụ thể người lao động có nhiệm vụ và trách nhiệm gì; họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào; những máy móc thiết bị công cụ nào được sử dụng; những mối quan hệ nào được thực hiện; các điều kiện làm việc cụ thể; cũng như các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và các khả năng mà người lao động cần phải có để thực hiện công việc”.
Phân tích công việc có vai trò rất quan trọng, là tiền đề để đưa ra những chính sách quản lý lao động đúng đắn và có hiệu quả; đồng thời phân tích công việc cũng làm cho người lao động hiểu rõ được họ có nhiệm vụ và trách nhiệm gì đối với công việc, còn người sử dụng lao động có thể xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó.
Đối với Cơ quan văn phòng Tổng công ty thì việc phân tích công việc chưa thực sự được quan tâm, việc phân tích công việc chỉ mang tính hình thức, chưa có hiệu quả cao. Các hoạt động quản trị nhân lực chủ yếu dựa vào hệ số lương chức danh công việc do công ty quy định. Mà hệ số lương chức danh này cũng không hợp lý bởi chưa phù hợp với khả năng và sự đóng góp của người lao động. Nên thiết nghĩ trong thời gian tới Tổng công ty cần phải tiến hành phân tích công việc một cách hoàn chỉnh hơn.
Quá trình phân tích công việc được tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Xây dựng mục đích để tiến hành phân tích công việc.
Trước hết ta cần phải xác định mục đích để phân tích công việc, chẳng hạn như kế hoạch hoá nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo, viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc…Trên cơ sở đó lựa chọn biện pháp thu thập thông tin hợp lý, ta có thể sử dụng nhiều phương pháp khác như: phỏng vấn, quan sát, bảng hỏi, giám sát, hội thảo chuyên gia. Mỗi phương pháp lại có ưu, nhược điểm riêng nên cần phải sử dụng kết hợp nhiều phương pháp để có thể sử dụng ưu điểm của phương pháp này, khắc phục nhược điểm của phương pháp kia, nhằm đưa ra một kết quả tốt nhất.
Bước 2: Lựa chọn công việc tiêu biểu cần để phân tích, từ đó xây dựng chức danh công việc.
Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin.
Có thể thu thập thông tin từ những thông tin có sẵn như: sơ đồ tổ chức hoạt động, bản mô tả công việc…hoặc từ những thông tin có sẵn như qua bảng hỏi, phỏng vấn…Để có thể hiểu rõ được bản chất của một công việc cụ thể cần phải tiến hành thu thập các thông tin sau:
Thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, hoạt động cần thực hiện công việc. Đối với loại thông tin này, yêu cầu phải thu thập đầy đủ, không bỏ sót những phần mà người lao động cần phải làm, trách nhiệm cần phải gánh chịu cũng như làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng của từng nhiệm vụ, kể cả hao phí thời gian để thực hiện nhiệm vụ đó.
Thông tin về máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu cần sử dụng và các phương tiện hỗ trợ công việc;
Thông tin về các điều kiện làm việc về vệ sinh, an toàn làm việc, điều kiện về chế độ thời gian làm việc…
Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện như khả năng, kỹ năng cần phản ánh kiến thức, hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần có…
Dựa trên nhiều thông tin đã thu thập ở trên, tiến hành kiểm tra, xác minh độ chính xác của từng công việc, sau đó các tư liệu và thông tin đó sẽ đước xử lý phù hợp tuỳ thuộc vào mục đích của phân tích công việc để từ đó đưa ra các bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, xác định nhu cầu đào tạo…
Trên cơ sở tiến hành phân tích công việc, Cơ quan văn phòng cần tiến hành xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc, tiêu chuẩn chức danh công việc để từ đó kết hợp nhiệm vụ, chức danh của từng phòng ban để tiến hành quyết định nhân sự một cách khoa học và hiệu quả hơn.
4.2.3.2. Hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận sự đánh giá đó với người lao động.
Đánh giá thực hiện công việc có ý nghĩa quan trọng vì nó phục vụ được nhiều mục tiêu quản lý và tác động trực tiếp tới cả người lao động và tổ chức nói chung. Các mục tiêu mà đánh giá thực hiện công việc phục vụ có thể quy về hai mục tiêu cơ bản là cải tiến sự thực hiện công việc của người lao động và giúp cho những người quản lý có thể đưa ra các quyết định nhân sự đúng đắn như đào tạo và phát triển, thù lao, thăng tiến và kỷ luật… Quá trình đánh giá thực hiện công việc ở một mức độ nào đó, chính là sự mở rộng của thiết kế công việc và có những tác động cơ bản tới tổ chức nói chung.
Hơn nữa các kết quả đánh giá thực hiện công việc còn giúp cho bộ phận quản lý nhân lực và lao động cấp cao có thể đánh giá được thắng lợi các hoạt động chức năng về nguồn nhân lực như tuyển mộ, tuyển chọn, thăng tiến, đào tạo và các hoạt động khác, kiểm điểm được mức độ đúng đắn và hiệu quả của các hoạt động đó; từ đó có các phương pháp điều chỉnh phù hợp. Đồng thời mức độ mức độ hợp lý và đúng đắn của việc sử dụng các hệ thống đánh giá và thông tin phản hồi các kết quả đánh giá với người lao động có ảnh hưởng rất lớn tới việc xây dựng và phát triển đạo đức, thái độ của người lao động và bầu không khí tâm lý –xã hội trong các tập thể lao động.
Đánh giá thực hiện công việc là một quá trình phức tạp, chịu ảnh hưởng nhiều bởi tình cảm của con người vì nó dựa trên sự đánh giá chủ quan của người đánh giá kể cả khi tổ chức đã xây dựng và sử dụng một hệ thống tiêu chuẩn khách quan trong thực hiên công việc. Đối với Cơ quan văn phòng thì hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc còn rất nhiều hạn chế, thiếu căn cứ khoa học. Do vậy cần phải xây dựng và quản lý hệ thống đánh giá để có thể hoàn thiện sự thực hiện công việc của người lao động và phát triển người lao động.
Để đánh giá thực hiện công việc, cần phải thiết lập một hệ thống đánh giá với ba yếu tố cơ bản sau: các tiêu chuẩn thực hiện công việc, đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn; thông tin phản hồi đối với người lao động và bộ phận quản lý nguồn nhân lực. Trong đó đo lường sự thực hiện công việc là yếu tố trung tâm của đánh giá bởi việc đánh giá này đưa ra các nhận xét về mức độ tốt, kém của việc thực hiện công việc của ngưòi lao động. Trong một tổ chức cần phải xây dựng một công cụ đo lường tốt và nhất quán, tất cả các hoạt động quản lý đều duy trì được những tiêu chuẩn đánh giá có thể so sánh được.
4.2.3.3 Hoàn thiện việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc
Dựa trên những nguyên tắc của việc đánh giá thực hiện công việc, mức độ hoàn thành công việc được thực hiện trong bảng 14.
Hàng tháng người lao động sẽ được phát phiếu chấm điểm để tự đánh giá kết quả làm việc của mình dựa trên những tiêu chuẩn quy định được ghị cụ thể trên các bảng tiêu chuẩn tại nơi mình làm việc. Sau đó người lãnh đạo từng bộ phận sẽ kiểm tra lại kết quả đánh giá của nhân viên bằng cách chấm điểm lại cũng theo các tiêu chí trên, rồi đối chiếu với kết quả của nhân viên và đưa ra quyết định đánh giá cuối cùng cho sự hoàn thành công việc của các cá nhân. Tuy nhiên để đảm bảo kết quả đánh giá phán ánh đúng kết quả lao động của cán bộ nhân viên thì cần có sự kiểm tra thường xuyên của cán bộ lãnh đạo và sự trung thực của những người tham gia đánh giá.
Bảng 4.4 Phiếu chấm điểm cá nhân
TT Chỉ tiêu đánh giá Thang điểm Cá nhân tự chấm điểm Lãnh đạo đơn vị chấm 1 Thực hiện khối lượng công việc 0-35
1.1 Thực hiện công việc theo kế hoạch được giao
0-25
1.2 Thực hiện công việc theo chức trách ngoài kế hoạch được giao
0-10
2 Tính chất công việc thực hiện 0-10 3 Chất lượng công việc hòan thành 0-40 3.1 Chất lượng công việc hòan thành 0-20 3.2 Tiến độ thực hiện công việc 0-6 3.3 Tính sáng tạo trong thực hiện công
việc
0-7
3.4 Tính chủ động, độc lập trong thực hiện công việc
0-15
4 Trách nhiệm, ý thức thực hiện công việc
0-5
4.1 Trách nhiệm đối với công việc 0-5 4.2 Nhận thức, chấp hành vận dụng các
quy định chế độ Nhà nước, Tổng công ty trong thời gian thực hiện
0-5
4.3 Hợp tác trong giải quyết công việc 0-5
Tổng số 0-100
Có thể xếp điểm với các mức sau:
Nếu điểm đánh giá từ 80-100 : hoàn thành tốt K = 1,2. Nếu điểm đánh giá từ 57-70 : hoàn thành K = 1. Nếu điểm đánh giá từ 35-46 : chưa hoàn thành K = 0,5.
Hơn nữa, qua nghiên cứu thực trạng quy chế trả lương ta thấy: hệ số ngày công làm việc để tính tiền lương chức danh công việc hầu hết là 22 ngày. Như vậy
những người đi làm đúng và đủ theo quy định cũng giống như những người không đi làm đủ. Mặc dù đã có những bảng chấm công được giao cho cán bộ trong phòng nhưng cũng không tránh khỏi sự nể nang, châm chước. Do vậy Tổng công ty cần nên tham khảo giải quyết vấn đề này bằng cách chấm công trên máy mà có một số công ty đã thực hiện. Người lao động sẽ được cấp cho một thẻ nhân viên với đầy đủ thông tin mã vạch để máy tính có thể nhận biết được nhân viên trong đơn vị mình. Khi đến nơi làm việc và khi rời khỏi nơi làm việc nhân viên phải xuất trình thẻ, máy tính sẽ tự động ghi chép lại các thông tin và thời gian vào –ra của nhân viên đó. Vì vậy mà việc chấm công của người lao động sẽ được đảm bảo chính xác hơn.
4.2.3.4 Hoàn thiện công tác xây dựng chức danh công việc và xác định mức hệ số lương chức danh công việc
Chức danh công việc là căn cứ để trả lương cho bộ phận lao động quản lý và phục vụ của công ty, do đó việc xây dựng chính xác và xác định mức hệ số lương tương ứng cho các chức danh công việc là một công việc vô cùng quan trọng. Nó làm cơ sở để xác định tiền lương và các hệ số, chế độ phụ cấp khác cho người lao động.
Qua việc phân tích công tác tổ chức tiền lương của Tổng công ty trong thời gian qua, có thể nhận thấy công tác xây dựng chức danh công việc và xác định hệ số lương cho từng chức danh tuy đã đạt được những mặt tích cực nhất định, nhưng vẫn còn có những hạn chế cần khắc phục.
Theo quy chế tiền lương của công ty năm 2007 ta có phiếu đánh giá kết quả công việc công việc như sau:
Dưới đây là các mẫu phiếu cá nhân tự đánh giá:
Bảng 4.5 Phiếu đánh giá kết quả công việc quý……..năm……
Đơn vị: Phòng………. TT Họ và tên Chức vụ Xếp lương chức danh công việc Kết quả thực hiện công việc
trong quý Ghi chú Tháng …. Tháng …. Tháng
…… 1 2 3 A B C ……
Ghi chú: Mức 1: chưa hoàn thành công việc được giao.
Mức 2: hoàn thành bình thường công việc được giao. Mức 3: hoàn thành tốt công việc được giao.
Bảng 4.6 Phiếu đánh giá kết quả công việc quý……..năm……
Chức danh: Trưởng phòng và tương đương
TT Họ và tên Chức vụ
Xếp lương chức danh công việc
Kết quả thực hiện công việc
trong quý Ghi chú Tháng …. Tháng …. Tháng …… 1 2 3 A B C ……
Ghi chú: Mức 1: hoàn thành bình thường công việc được giao.
Mức 2: hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đảm bảo chất lượng cao và vượt tiến độ thời gian yêu cầu.
Bảng 4.7 Phiếu đánh giá kết quả công việc quý……..năm……
Chức danh: Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng Tổng công ty
vụ công việc hiện công việc trong quý Tháng …. Tháng …. Tháng …… 1 2 3 A B C ……
Ghi chú: Mức 1: hoàn thành bình thường công việc được giao.
Mức 2: hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đảm bảo chất lượng cao và vượt tiến độ thời gian yêu cầu.
Bảng 4.8 Phiếu đánh giá kết quả công việc quý……..năm……
Chức danh: thuộc Cơ quan Công đoàn Tổng công ty
TT Họ và tên Chức vụ
Xếp lương chức danh công việc
Kết quả thực hiện công việc
trong quý Ghi chú Tháng …. Tháng …. Tháng …… 1 2 3 A B C ……
Ghi chú: Mức 1: hoàn thành bình thường công việc được giao.
Mức 2: hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đảm bảo chất lượng cao và vượt tiến độ thời gian yêu cầu.
4.2.3.5 Đào tạo nâng cao trình độ của đội ngũ làm công tác tiền lương
Trước đây do chưa thấy được vai trò quan trọng của vấn đề quản trị nhân lực nên doanh nghiệp chưa coi trọng vai trò của đội ngũ cán bộ trong tổ chức lao động
và tiền lương. Vì vậy công tác tiền lương thường mang tính chất kiêm nhiệm, đội ngũ người làm công tác tiền lương còn mỏng và yếu.
Trong những năm gần đây, do thấy được vai trò của hoạt động quản trị nhân lực đối với sự phát triển của đơn vị nên các doanh nghiệp cũng có quan tâm tới đội ngũ lao động- tiền lương tuy nhiên so với các công ty có vốn liên doanh với nước ngoài thì vẫn chưa quan tâm nhiều.
Đối với Cơ quan văn phòng Tổng công ty trong những năm gần đây mặc dù đã có quan tâm nhiều hơn tới công tác này như tổ chức một phòng riêng là phòng Tổ chức - Lao động. Tuy nhiên trong phòng vẫn chỉ có 2 người làm về công tác tiền lương mà công việc là rất nhiều vì vậy cần phải tăng cường thêm cả về số lượng và chất lượng người làm công tác này.
Ngoài ra, do hiện nay vấn đề về công tác tiền lương luôn luôn có sự thay đổi từ cả về phía Nhà nước và phía thị trường. Vì vậy cần phải cho cán bộ làm công tác tiền lương đi học thêm để học hỏi những cái mới, tiếp thu và áp dụng vào doanh nghiệp cho hiệu quả.