- Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc
1.3.3. Hình thức Nhật ký chứng từ
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Nhật ký- sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ
Là hình thức kế toán đợc sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo số phát sinh bên có của từng tài khoản kế toán có liên quan hệ đối ứng với bên Nợ các tài khoản khác có liên quan.
* Đặc điểm:
- Tổng hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản)
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản chỉ tiêu quản lý kinh tế taì chính và lập báo cáo tài chính.
* Sổ kế toán áp dụng: Bao gồm các Nhật ký – chứng từ, các bảng kê, sổ thẻ kết toán chi tiết và sổ cái.
- Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phân loại, phản ánh số phát sinh bên Có của các tài khoản. Nhật ký chứng từ có thể mở riêng cho từng tài khoản và có thể mở chung cho một Nhật ký chứng từ cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau và có nghiệp vụ phát sinh ít. Trong mọi trờng hợp số phát sinh bên có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ánh ở một Nhật ký – chứng từ và từ Nhật ký chứng từ này ghi vào sổ cái một lần vào cuối tháng. Số phát sinh Nợ của mỗi tài khoản đ- ợc phản ánh trên các Nhật ký – chứng từ khác nhau có liên quan đối ứng Có với tài khoản ở Nhật ký chứng từ đó. Cuối mỗi tháng, chứng từ đợc tập hợp phản ánh vào sổ cái Nhật ký chứng từ đợc mở cho từng tháng. Mẫu sổ Nhật ký Chứng từ đợc thiết kế vận dụng theo kết cấu bàn cờ. Theo chế độ hiện hành, hiện nay có 10 Nhật ký chứng từ, từ nhật ký chứng từ số 1 đến nhật ký chứng từ số 10.
- Bảng kê: Đợc sử dụng trong một số trờng hợp cần tập hợp số liệu chi tiết hoặc cần tính toán những số liệu cần thiết, phục vụ cho việc ghi sổ Nhật ký
chứng từ đợc gọn nhẹ nhanh chóng. Tuỳ vào từng trờng hợp cụ thể mà mẫu bảng kê đợc thiết kế khá đa dạng và phong phú. Theo chế độ hiện hành, hiện nay quy định có 11 bảng kê: Từ bảng kê số 1 đến bảng kê số 11
- Bảng phân bổ: Đợc sử dụng tập hợp và tính toán, phân bổ cho các đối t- ợng chịu chi phí trong một số trờng hợp chi phí tập hợp và phân bổ trớc khi ghi vào Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê. Theo chế độ hiện hành hiện nay quy định có 4 bảng phân bổ.
- Tờ kê chi tiết: Dùng để tập hợp các chứng từ gốc cùng loại của một số đối tợng có đặc tính riêng về hạch toán chi tiết nhằm phục vụ cho việc ghi bảng kê hoặc Nhật ký – chứng từ đợc đơn giản. Ngoài tờ kê chi tiết, hình thức Nhật ký- chứng từ còn đợc sử dụng các sổ chi tiết giống nh những hình thức kế toán khác trong các trờng hợp mà hạch toán chi tiết cha đợc kết hợp hạch toán trên các sổ trên.
- Sổ cái: Đợc mở cho cả năm, mở cho các tài khoản tổng hợp mỗi tài khoản sử dụng cho một trang sổ và chi tiết theo từng thàng. Nguyên tắc ghi sổ cái đối với hình thức này là số phát sinh bên Có mỗi tài khoản đợc phản ánh vào sổ cái theo tổng số lấy từ Nhật ký- chứng từ ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ đợc phản ánh chi tiết theo đối ứng Có với từng tài khoản lấy ở các Nhật ký – chứng từ có liên quan. Sổ cái chỉ ghi vào cuối tháng trên cơ sở các Nhật ký chứng từ sau đó tính ra số d các tài khoản.
*Phơng pháp ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê, Tờ kê chi tiết có liên quan hoặc ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. Đối với các trờng hợp ghi vào tờ kê chi tiết, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các tờ kê chi tiết ghi vào các nhật ký chứng từ ghi hoặc các bảng kê có liên quan. Đối với các bảng kê, phần lớn cũng đợc tổng hợp để ghi vào nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng, từ Nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái, từ các sổ kế toán chi tiết tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp chi tiết, rồi đối chiếu số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản tơng ứng trên sổ cái. Cuối cùng từ Nhật ký chứng từ, sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo kế toán.
Sơ đồ 11: Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu kiểm tra * Ưu, nhợc điểm:
Ưu điểm: Đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, giảm nhẹ khối lợng ghi sổ do hầu hết sổ kết cấu theo một bên tài khoản (trừ một số tài khoản thanh toán). Việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành thờng xuyên trên tờ sổ do sổ đợc kết cấu theo kiểu bàn cờ tức là đợc ghi theo quan hệ đối ứng ngày trên tờ sổ. Cung cấp số liệu kế toán kịp thời cho công tác quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn.
Nh
ợc điểm : Số lợng sổ nhiều, kết cấu sổ phức tạp, nên khó vận dụng ph- ơng tiện trên máy tính vào xử lý số liệu kế toán.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê Nhật ký chứng từ
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
chi tiết Báo cáo tài chính
* Điều kiện vận dụng: Thích hợp với những đơn vị có quy mô lớn, đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ cao và đơn vị hạch toán kế toán chủ yếu bằng thủ công.