- Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc
1.3.4. Hình thức Chứng từ ghi sổ
* Đặc điểm:
- Các hoạt động kinh tế tài chính đợc phản ánh trên chứng từ gốc đều đợc phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ rồi từ đó ghi vào sổ tổng hợp liên quan.
- Tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ Cái các tài khoản và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp vời ghi sổ kế toán chi tiết vào hai loại sổ kế toán riêng biệt.
* Sổ kế toán sử dụng: - Chứng từ ghi sổ
- Sổ kế toán tổng hợp: Bao gồm sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái: Là sổ ghi theo hệ thống để hạch toán tổng hợp, mỗi tài khoản đợc ghi trên một trang sổ cái.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gian phản ánh toàn bộ chứng từ đã lập trong tháng.
- Sổ thẻ kế toán chi tiết: Đợc mở để theo dõi chi tiết cho các đối tợng kế toán đã đợc phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp.
*Phơng pháp ghi sổ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tiến hành phân loại, tổng hợp ghi vào chứng từ ghi sổ, hoặc chứng từ gốc lập bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi từ bảng tổng hợp chứng từ gốc định kỳ ghi vào chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó từ chứng từ ghi sổ ghi vào các sổ cái các tài khoản liên quan. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị mà có thể mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết cho phù hợp. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi vào các sổ, thẻ kế toán liên quan, cuối tháng
(quý) tổng hợp số liệu khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết. Cuối tháng (quý) đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với số liệu Sổ Cái, đối chiếu số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với số liệu trên sổ cái. Tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có, và số D cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ cái và từ Sổ Cái lập Bảng cân đối phát sinh.
Cộng tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đối chiếu số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với số liệu trên bảng cân đối tài khoản lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 12: Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh
Ghi chú :
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
- Ưu điểm: Kết cấu sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu thuận tiện cho công tác phân công kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng các phơng tiện kỹ thuật tính toán hiện đại
- Nh ợc điểm : Việc ghi chép bị trùng lặp nhiều, nên việc lập báo cáo bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công.
* Điều kiện áp dụng: Phù hợp với mọi loại hình đơn vị có quy mô khác nhau đặc biệt là đơn vị có nhiều kế toán.