5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.2.1.4. Quy trình tuyển dụng
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ quy trình tuyển dụng tại Công Ty TNHH MTV May Mặc Bình Dương
Trách nhiệm Tiến trình Biểu mẫu
Trưởng các bộ phận Đề xuất tuyển dụng Phiếu yêu cầu tuyển dụng Trưởng phòng nhân sự Xem xét nhu cầu tuyển dụng
Ban giám đốc Phê duyệt
Phòng nhân sự Thông báo tuyển dụng
Phòng nhân sự Nhận và xét hồ sơ Danh sách ứng viên đạt tiêu chuẩn Phòng nhân sự và bộ phận
chuyên môn Mời ứng viên phòng vấn Phiếu phòng vấn nhân sự Phòng nhân sự và bộ phận
chuyên môn Ra đề thi và tổ chức thi tuyển Phòng nhân sự Gửi thư trúng tuyển – ký hợp đồng thử việc Phòng nhân sự và bộ phận
chuyên môn
Thử việc
Đánh giá sau thử việc
Báo cáo thử việc
Đánh giá nhân viên sau thử việc
Quyết định tuyển dụng
(Nguồn: Phòng Nhân Sự) * Thông báo tuyển dụng Đối với nhân viên văn phòng
Phòng nhân sự gửi thông báo yêu cầu tuyển dụng đến công ty cung ứng lao động để yêu cầu gửi ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng đến phỏng vấn.
Nhân viên phụ trách tuyển dụng của phòng nhân sự trực tiếp nghiên cứu trên trang của Vietnamworks để lựa chọn những hồ sơ ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng, sau đó gọi điện thoại mời ứng viên đến phỏng vấn.
Đối với công nhân trực tiếp
Công ty thường thông báo nhu cầu tuyển dụng nhân sự bằng cách đặt bảng thông báo ở trước cổng công ty với những nội dung:
• Số lượng công nhân cần tuyển
• Yêu cầu về trình độ học vấn (tốt nghiệp lớp 9 trở lên) • Chế độ và thời gian làm việc
• Mức lương cơ bản và mức lương trung bình sau khi cộng thêm các khoản phụ cấp
• Hồ sơ xin việc bao gồm những loại hồ sơ gì • Thời hạn nộp hồ sơ…
* Nhận và xét hồ sơ
Sau khi nghiên cứu nhu cầu tuyển dụng nhân sự, phòng nhân sự sẽ tiến hành việc thu nhận hồ sơ, sau đó là nghiên cứu hồ sơ và các ứng cử viên.
Việc nghiên cứu hồ sơ để loại bỏ các ứng cử viên không đạt tiêu chuẩn yêu cầu mà công ty đã đề ra theo công việc cần tuyển. Việc nghiên cứu thu nhận hồ sơ được các nhân viên trong phòng nhân sự thực hiện với tinh thần trách nhiệm cao, vì xác định đây là một nhiêm vụ rất quan trọng, giúp công ty giảm được chi phí cho các quá trình tuyển dụng nhân sự ở các giai đoạn tiếp theo.
* Tổ chức phỏng vấn và thi tuyển Đối với nhân viên văn phòng
Vòng 1: Trường phòng nhân sự và Trưởng nhóm của phòng ban có nhu cầu tuyển nhân viên sẽ phỏng vấn ứng viên về những kinh nghiệm có được ở nơi làm việc cũ, lý do tìm công việc mới, khảo sát trình độ ngoại ngữ, tin học và cho nhân viên làm bài kiểm tra về mức độ linh hoạt và khả năng xử lý công việc của ứng viên.
Khi ứng viên đã đậu vòng 1, phòng nhân sự sẽ thông báo cho ứng viên thời gian đến phỏng vấn vòng 2.
Vòng 2: Trưởng phòng nhân sự và trưởng phòng nơi ứng viên sẽ làm việc sẽ phỏng vấn ứng viên. Nội dung phỏng vấn bao gồm trình độ chuyên môn và những kỹ năng công việc thực tế của ứng viên.
Khi ứng viên đã đậu vòng 2, phòng nhân sự sẽ thông báo thời gian cho ứng viên đến phỏng vấn vòng 3.
Vòng 3: Giám đốc HC-NS và trường bộ phận nơi ứng viên làm việc sẽ phỏng vấn ứng viên. Nội dung phỏng vấn bao gồm: những đóng góp mà ứng viên dự định sẽ đem lại cho công ty, những dự định của ứng viên trong tương lai đối với công việc, thỏa thuận về mức lương mà ứng viên đề nghị và thời gian cần thiết để ứng viên sắp xếp công việc trước khi đến nhận việc tại công ty.
Vòng 4: Đối với những vị trí tuyển dụng trưởng phòng trở lên, thì sau khi đậu vòng 3, ứng viên phải tiếp tục phỏng vấn vòng 4. Hội đồng phỏng vấn gồm Tổng giám đốc, Phó giám đốc bộ phận nơi ứng viên làm việc sẽ phỏng vấn lần cuối và trao đổi nguyên tắc làm việc cũng như phương hướng hoạt động của công ty trong tương lai. Khi ứng viên đã đậu vòng phỏng vấn cuối cùng, đồng thời mức lương được 2 bên thỏa thuận và đồng ý, phòng nhân sự sẽ gửi cho ứng viên một “Offer letter” để thông báo ứng viên đã được trúng tuyển, đồng thời thông báo thời gian mà nhân viên sẽ đến nhận việc tại công ty.
Đối với công nhân sản xuất
Sau khi phòng nhân sự sàng lọc hồ sơ, sẽ thông báo cho các ứng viên có hồ sơ đạt đến phỏng vấn. Phòng nhân sự sẽ phỏng vấn những nội dung cơ bản và xem xét thấy khớp với hồ sơ xin việc, sau đó cho tất cả các ứng viên sẽ được về và hẹn trả lời nhận hồ sơ hay không trong vòng 2 ngày làm việc.
Sau khi sàng lọc lại một lần nữa hồ sơ ứng viên, những ứng viên nào qua vòng sơ tuyển sẽ được thông báo đến thi tay nghề, còn những hồ sơ không đạt thì sẽ thông báo cho ứng viên đến nhận lại. Bài thi tay nghề của công nhân phân xưởng nào sẽ do bộ phận kỹ thuật sản xuất ở phân xưởng đó ra đề và chấm điểm. Việc thi tay nghề được giám sát chặt chẽ, kết quả bài thi sẽ phản ánh về trình độ tay nghề của mỗi công nhân.
* Thử việc và quyết định tuyển dụng
Đối với nhân viên có trình độ từ cao đẳng trở lên:
Thời gian thử việc là 2 tháng, sau 2 tháng, trưởng phòng nhân sự, trưởng bộ phận nơi nhân viên làm việc và cấp trên trực tiếp của nhân viên sẽ tiến hành đánh giá kết quả thử việc của nhân viên mới. Nếu kết quả đánh giá tốt thì sẽ tiến hành ký hợp đồng thời hạn 1 năm với nhân viên, nếu kết quả đánh giá không đạt thì sẽ tiến hành gửi thư thông báo cho nhân viên. Nếu ứng viên được tuyển là do công ty cung ứng lao động cung cấp thì sẽ gửi thông báo ứng viên không đạt cho công ty cung ứng để hoàn lại tiền phí.
Đối với công nhân trực tiếp sản xuất:
Thời gian thử việc là 2 tuần. Nếu trong quá trình thử việc, họ tỏ ra là người có khả năng hoàn thành tốt mọi công việc được giao thì sẽ được ký hợp đồng lao động với công ty, ngược lại nếu ai vi phạm kỷ luật hoặc có thái độ làm việc không tốt hoặc
trình độ chuyên môn quá kém so với yêu cầu của công việc thì sẽ không được ký hợp đồng chính thức.
Trong thời gian nhân viên thử việc, phòng ban sẽ cử một nhân viên cũ cấp cao hơn để giám sát trực tiếp, đồng thời hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên làm quen với môi trường làm việc tại công ty và quy trình thực hiện công việc mà nhân viên sẽ đảm nhận.