b. Các nhân tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp.
3.3.6. Đối với việc quản trị hệ thống thông tin
Nếu như những siêu thị lớn phải mất hàng triệu USD để đầu tư cho hệ thống phần mềm quản lý siêu thị của nước ngoài thì với Đại siêu thị Mê Linh chỉ phải chi phí khoảng 2650USD cho một hệ thống Việt Nam với đẳng cấp quốc tế tương đương.
Công ty có một phần mềm Quản lý siêu thị bao gồm bán hàng, quản lý kho, mua hàng ... đáp ứng được yêu cầu về kiến thức nghiệp vụ phức tạp của hệ thống phân phối và bán lẻ hàng hoá có quy mô lớn như Đại siêu thị Mê Linh, từ bán buôn đến bán lẻ, giao hàng đến tận tay người tiêu dùng và hoạt động theo mô hình chuỗi siêu thị.
Trong số các đơn vị chào giá tại Đại siêu thị Mê Linh, ngoại trừ công ty Daisy, tất cả các sản phẩm được giới thiệu đều của nước ngoài với giá chào rất cao. Trong khi đó, giá của Daisy hợp lý hơn hẳn về phí bản quyền, chi phí triển khai và dịch vụ bảo hành, bảo trì. Phần mềm quản lý siêu thị giao tiếp bằng ngôn ngữ tiếng Việt và tiếng Anh, dễ sử dụng…
Bên cạnh đó là hệ thống website nhằm cung cấp cho khách hàng những thông tin nhanh nhất, chính xác nhất về các sản phẩm của công ty, các hoạt động, sự kiện diễn ra tại công ty. Đồng thời trang web còn giúp cho khách hàng có thể đặt hàng qua internet, khách hàng còn nhận được sự tư vấn của nhân viên về thiết kế, trang trí nội thất.
Công cụ quản lý dự liệu công ty sử dụng bao gồm:
Bộ phần mềm này được phát triển dưới nền tảng công nghệ Microsoft, sử dụng hệ điều hành Microsoft Windows 2003/2000/XP … với nhân cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server và tuỳ theo đặc thù của hệ thống và yêu cầu của khách hàng.
- DS-HyperMarket có hệ thống báo cáo rất phong phú, có tính sử dụng nghiệp vụ cao, có thể chuyển đổi ra nhiều định dạng tệp – file.
- DS-HyperMarket bao gồm các mô đun quản lý tất cả các hoạt động nghiệp vụ của các bộ phận trong Siêu thị như:
o Hoạt động Kinh doanh, khai thác nguồn hàng.
o Hoạt động bán buôn, bán đại lý.
o Quản lý Kho
o Hoạt động bán lẻ tại các Cửa hàng
o Hoạt động bán hàng - giao hàng tại nhà
o Công nợ, quỹ tiền mặt/tiền gửi ngân hàng, theo dõi hóa đơn.
- Phần mềm theo dõi đơn đặt hàng, nhập/xuất hàng trên cơ sở đơn đặt hàng, in ra các báo cáo về hàng đã được đặt, thời điểm giao hàng, nguồn cung cấp/đại lý tiêu thụ, theo dõi chi tiết hàng hoá xuất/nhập/tồn theo hàng hóa - thanh toán theo bảng kê bán hàng.
- Các mô đun hỗ trợ tra cứu lịch sử nhập hàng, các nguồn cung cấp hàng, giá nhập – hình thức kinh doanh – tỷ lệ chiết khấu - ngày nhập lần cuối … theo từng nhà cung cấp. Hệ thống có cơ chế quản lý hàng hoá theo vị trí trong Siêu thị/kho hàng, theo phân loại nhóm/ngành hàng. Các báo cáo được tổng hợp theo các phân loại để hỗ trợ cho xây dựng các chính sách kinh doanh của Đại Siêu thị.
- Phần mềm kế toán : Tất cả các hình thức thuế giá trị gia tăng được tích hợp vào các mô đun của chương trình, các chức năng tính ngược ra giá vốn, thuế, … tăng tính tiện ích cho người sử dụng… giúp cho việc lập bảng kê doanh thu của ngày bất kỳ, ca bán hàng, từng bàn thu ngân, nhân viên thu ngân.
- Phần mềm quản lý hoạt động bán buôn và có rất nhiều tiện ích hỗ trợ hoạt động bán buôn, ký gửi tại các đại lý.
- Các mô đun quản lý công nợ thực với nhà cung cấp/đại lý/người giao hàng, công nợ có thể chi tiết theo từng khoản nợ. Đồng thời, DS-MART quản lý quỹ tiền mặt – tiền gửi ngân hàng, theo dõi việc nợ hóa đơn của nhà cung cấp và kê hóa đơn phải xuất cho đại lý, lỗ lãi thuần tạm tính. Mô đun quản trị hệ thống cho phép quản lý chặt chẽ quyền của từng người sử dụng theo thực đơn được sử dụng, báo cáo được in, trạm được sử dụng, quyền tương đương. Tất cả các hành động làm thay đổi nội dung cơ sở dữ liệu được lưu vết trong nhật ký hệ thống của chương trình với định dạng: ai làm, làm gì, giá trị cũ – mới, tại trạm nào.
- Phần mềm để tích hợp các phân hệ bổ xung tương ứng với các dịch vụ khách hàng/nghiệp vụ quản lý tuỳ theo nhu cầu sử dụng của khách hàng:
o Mô đun kết nối với thiết bị kiểm kê di động, tự động cân đối thừa thiếu.
o Mô đun quản lý Thẻ khách hàng thân thiết – giảm giá, ... được Siêu thị phát hành.
o Mô đun quản lý Thẻ có mệnh giá thanh toán, thanh toán 1 lần – nhiều lần, được phát hành bởi Trung tâm.
o Mô đun quản lý Thẻ tín dụng – kết nối với hệ thống của Ngân hàng.
o Định hướng thương mại điện tử khi xây dựng Website bán hàng qua mạng Internet.
Cơ sở dữ liệu của công ty được chia thành 3 công đoạn:
- Dữ liệu đầu vào: Đây là những thông tin nền tảng hình thành nên quá trình kinh doanh, quản lý của công ty. Nguồn dữ liệu này được khai thác trên mạng internet, danh bạ điện thoại của các công ty kinh doanh khác, thông tin cá nhân của các khách hàng khi mua hàng online, thông tin của khách hàng thông qua hoạt động tiếp thị, quảng bá thương hiệu của phòng kinh doanh.
- Quản lý dữ liệu: các tập tin được sắp xếp trong cùng một nội dung như nhau như: tập tin về đơn dặt hàng mới, tập tin về đơn đặt hàng đã thực hiện xong, tập tin về số lượng hàng bán ra, nhập vào…
- Dữ liệu đầu ra: bao gồm các báo cáo về việc thực hiện đơn hàng, báo cáo tài chính, báo cáo hàng tồn kho và một số báo cáo có liên quan.
Tóm lại, các hoạt động logistics của công ty có hiệu quả nhưng hiệu quả chưa cao với tổng chi phí bình quân cho logistics chiếm khoảng 5% tổng các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra cho hoạt động kinh doanh.