Các thƣ viện trƣờng đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội nằm trong hệ thống thƣ viện chuyên ngành, đa ngành của cả nƣớc. Hoạt động của mạng lƣới này nhằm nâng cao chất lƣợng đào tạo của các trƣờng. Vì thế, những năm gần đây, trong chính sách, chiến lƣợc phát triển đào tạo của các trƣờng đều đã ít nhiều quan tâm tới hoạt động thƣ viện. Nhiều trƣờng đại học thuộc mạng lƣới đƣợc đầu tƣ xây dựng những tòa nhà mới, khang trang, chú trọng tuyển dụng thêm nhiều nhân sự bù đắp lực lƣợng thiếu hụt.
Trong bối cảnh nền giáo dục đại học Việt Nam nói chung và giáo dục đại học Thủ đô nói riêng đang có sự chuyển biến mạnh mẽ, việc đổi mới giáo dục đại học nhằm nâng cao chất lƣợng đào tạo đang đƣợc đẩy mạnh, nhiều trƣờng
chuyển đổi từ phƣơng thức đào tạo niên chế sang phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ. Điều này đồng nghĩa với việc dạy và học trong các trƣờng đại học có sự thay đổi về bản chất truyền đạt và tiếp thu thông tin, kiến thức.
Chính điều đó góp phần nâng cao vị thế và vai trò của mạng lƣới thƣ viện đại học ở Hà Nội, buộc các thƣ viện các trƣờng phải có những bƣớc chuyển mình thay đổi nhằm đáp ứng sự đổi mới này. Vì vậy, môi trƣờng thƣ viện đƣợc coi là “giảng đƣờng thứ hai” và ngƣời cán bộ thƣ viện đại học là “ngƣời thầy/ngƣời cô thứ hai”.
Việt Nam có 150 trƣờng đại học và 226 trƣờng cao đẳng, khoảng gần 1 triệu đơn vị đào tạo nghề, gần 1.200 tổ chức khoa học và công nghệ với gần 53 nghìn cán bộ khoa học và công nghệ, là những cơ sở quan trọng để tạo ra nguồn nhân lực chất lƣợng cao cho xã hội. Mạng lƣới các trƣờng đại học ở Hà Nội chiếm khoảng 50% trên tổng số các trƣờng đại học. Có thể nói đây là mạng lƣới thƣ viện lớn giữ vai trò chủ lực, tạo nên đặc trƣng thƣ viện các trƣờng đại học.
Về tổ chức và hoạt động
Đặc điểm riêng của hầu hết thƣ viện mạng lƣới là không có con dấu và tài khoản riêng. Kinh phí dành cho hoạt động thƣ viện đều chịu sự phân bổ, quản lý và phụ thuộc vào nhà trƣờng thông qua phòng tài vụ (hoặc phòng tài chính kế toán). Ngành TTTV trong hệ thống đại học đƣợc coi là lĩnh vực hoạt động không mang tính tự thân mà nhiệm vụ, chức năng của nó phải nhằm giải quyết phục vụ một ngành, lĩnh vực trong xã hội. Sự phát triển của hoạt động TTTV phải gắn liền với sự phát triển của ngành mà nó phục vụ. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài thì cơ quan TTTV đại học phải gắn với sự phát triển của ngành giáo dục mà ở đây là sự phát triển của giáo dục đại học thủ đô. Vì vậy, sự phát triển của giáo dục đại học thủ đô ảnh hƣởng và tạo nên những đặc điểm riêng của các cơ quan thông tin thƣ viện.
Thƣ viện đƣợc tổ chức và hoạt động theo nhiêu cách thức khác nhau. Vì vậy, nhằm tạo cho các trƣờng hoạt động có hiệu quả theo một mô hình chung, thống
nhât, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đã ban hành Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động của thƣ viện trƣờng đại học (Ban hành kèm theo Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10 tháng 3 năm 2008). Quy chế mẫu vừa có những nội dung quy định thống nhất cách thức tổ chức hoạt động của thƣ viện đại học, vừa thể hiện những nội dung khá linh hoạt cho các thƣ viện áp dụng tùy vào đặc điểm riêng của từng trƣờng. Tuy nhiên, việc thực hiện quy chế trong các trƣờng thuộc mạng lƣới chƣa thực sự có hiệu quả. Các thức tổ chức và hoạt động thông tin thƣ viện tại một số trƣờng vẫn còn nặng tính tự phát, khép kín, đơn giản. Vẫn còn những quan điểm, lối tƣ duy trì trệ trong các vấn đề phát triển hoạt động thƣ viện.
Các cơ quan thông tin thƣ viện đại học là các cơ quan thông tin thƣ viện trực thuộc các trƣờng đại học thƣờng đƣợc tổ chức thành 2 kiểu:
1. Thƣ viện trực thuộc Ban giám hiệu
2. Thƣ viện là đơn vị trực thuộc một bộ phận phòng ban của trƣờng nhƣ: Phòng Đào tạo, phòng khoa học…
Sự liên kết giữa các thƣ viện trong mạng lƣới còn nhiều hạn chế, vẫn mang tính nhỏ lẻ, riêng rẽ. Sự giao lƣu, chia sẻ và bàn bạc trên các phƣơng diện hoạt động chƣa hình thành đƣợc tính cộng đồng của thƣ viện đại học trong mạng lƣới. Điều này gây ra những cản trở nhất định đối với việc chia sẻ nguồn lực.
Cơ cấu tổ chức Thư viện trực thuộc Ban giám hiệu
Hiệu trƣởng
Phó Hiệu trƣởng (phụ trách thƣ viện)
Giám đôc thƣ viện
Các Phó giám đốc phụ trách chuyên môn, hành chính…
Bộ phận Bổ sung Bộ phận Xử lý tài liệu Bộ phận phục vụ Bộ phận tin học Bộ phận khác
Căn cứ vào Quy chế mẫu
Thƣ viện trƣờng đại học có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của nhà trƣờng thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong thƣ viện (tài liệu chép tay, in, sao chụp, khắc trên mọi chất liệu, tài liệu điện tử, mạng Internet...).
Thƣ viện trƣờng đại học có những nhiệm vụ sau: Tham mƣu giúp giám đốc, hiệu trƣởng trƣờng đại học xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn của thƣ viện; tổ chức điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tƣ liệu, thƣ viện trong nhà trƣờng; bổ sung và phát triển nguồn lực thông tin trong và ngoài nƣớc đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của nhà trƣờng; thu nhận các tài liệu do nhà trƣờng xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã đƣợc nghiệm thu...; tổ chức xử lý, sắp xếp, lƣu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu, xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; tổ chức phục vụ, hƣớng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin- thƣ viện thông qua các hình thức phục vụ của thƣ viện; nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công nghệ thông tin vào công tác thƣ viện; xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dƣỡng chuyên môn, nghiệp vụ... cho cán bộ thƣ viện; tổ chức quản lý cán bộ, tài sản và bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất và các tài sản khác của thƣ viện...
Quy chế mẫu cũng quy định về tổ chức và hoạt động của thƣ viện trƣờng đại học; về cơ sở vật chất và kinh phí hoạt động của thƣ viện... Theo đó, căn cứ vào quy mô, chức năng và nhiệm vụ đƣợc giao, thƣ viện trƣờng đại học có thể có các phòng chuyên môn, nghiệp vụ nhƣ: phòng Bổ sung trao đổi, phòng Xử lý tài liệu, phòng Phục vụ bạn đọc, phòng Bảo quản tài liệu, Phòng Thông tin- Thƣ mục, Phòng Tin học, Phòng Hành chính- Tổng hợp.
Hiệu trƣởng: Quản lý, chịu trách nhiệm hoạt động của một trƣờng đại học trong đó có hoạt động thƣ viện. Phó hiệu trƣởng: giúp hiệu trƣởng phụ trách mảng thƣ viện.
Giám đốc thƣ viện: là ngƣời chịu trách nhiệm chính trƣớc Ban giám hiệu nhà trƣờng về tổ chức, quản lý nhân sự, chuyên môn nghiệp vụ và các hoạt động khác của thƣ viện. Phó giám đốc thƣ viện: Là ngƣời đƣợc giám đốc thƣ viện ủy quyền phụ trách quản lý một số lĩnh vực công tác cụ thể. Thƣờng chủ yếu chỉ có một phó giám đốc thƣ viện phụ trách chính về công việc chuyên môn (đồng thời kiêm nhiệm thêm các công tác hành chính khác của thƣ viện).
Căn cứ vào quy mô, chức năng nhiệm vụ đƣợc giao, thƣ viện trong mạng lƣới có thể chia ra thành các bộ phận, phòng ban cơ bản nhƣ:
Bộ phận quản lý, lãnh đạo (giám đốc/ban giám đốc) Bộ phận bổ sung và xử lý thông tin/tài liệu (Biên mục) Bộ phận phục vụ với một số phòng phục vụ cơ bản nhƣ:
o Phòng đọc
o Phòng mƣợn
o Phòng tra cứu Internet Bộ phận tin học
Vẫn trên cơ sở các phòng ban, bộ phận trên nhƣng tùy vào đặc điểm của từng trƣờng, quan niệm cũng nhƣ cách thức sắp xếp đa dạng mà việc tổ chức các bộ phận, phòng ban có sự khác nhau.
Vốn tài liệu của các thƣ viện đa dạng, phong phú gắn với đặc thù đào tạo của từng trƣờng. Các nguồn tin đảm bảo tính toàn diện, vừa chuyên sâu, vừa đa dạng, phong phú với nhiều loại hình tài liệu, tính chất phức tạp. Các trƣờng đều quan tâm bổ sung, phát triển vốn tài liệu đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học; thu nhận các tài liệu do trƣờng xuất bản: các công trình nghiên cứu khoa học đã đƣợc nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hội thảo, khoá luận, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, chƣơng trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các dạng tài liệu khác của nhà trƣờng; các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi. Chính sách bổ sung chủ yếu tập trung vào việc phát triển vốn tài liệu có nội dung phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của nhà trƣờng. Chiến lƣợc và chính sách bổ sung (phân phối nguồn tài liệu giữa các chuyên ngành đào tạo, lựa chọn tài liệu mới, có giá trị, hàm lƣợng chất xám cao phản ánh quá trình nghiên cứu khoa học, học tập và giảng dạy, chiến lƣợc và chính sách bổ sung phải đi liền với định hƣớng phát triển đào tạo của mạng lƣới. Đặc biệt, xu hƣớng của tài nguyên điện tử phục vụ đối tƣợng bạn đọc có trình độ tƣơng đối cao. Trong xã hội thông tin và tri thức, thói quen, tập quán sử dụng thông tin tài liệu điện tử ngày càng trở nên phổ biến trong các trƣờng đại học.
Vốn tài liệu của các trƣờng tùy thuộc vào kinh phí, quy mô của từng trƣờng với các loại hình tài liệu chủ yếu bao gồm:
Giáo trình Sách tham khảo
Báo tạp chí tổng hợp và chuyên ngành
Nguồn tài liệu nội sinh: chủ yếu là đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ; các trƣờng thuộc khối kỹ thuật: đồ án tốt nghiệp…Đây là nguồn tài liệu đặc trƣng phản ánh quá trình nghiên cứu, học tập và giảng dạy của từng trƣờng.
Các thƣ viện chú trọng nội dung liên quan đến các lĩnh vực đào tạo của nhà trƣờng đáp ứng nhu cầu của giảng viên và sinh viên.
Tuy nhiên, về số lƣợng, nguồn tài liệu còn nhiều hạn chế, chƣa đáp ứng đủ số lƣợng sinh viên do nguồn kinh phí bổ sung còn hạn chế. Nhiều trƣờng đã tiến hành mua và đƣa ra sử dụng các CSDL điện tử. Hầu hết các CSDL ngoại văn điện tử của những nhà xuất bản lớn trên thế giới có nguồn tài liệu khổng lồ, cập nhật, đƣợc kiểm soát vể mặt thông tin thì chƣa đƣợc khai thác hiệu quả, do những rào cản về ngoại ngữ. Thực tế, các trƣờng đã có những chính sách quan tâm tới nguồn tài liệu điện tử này nhƣng chủ yếu phục vụ các dạng tài liệu in.
Đổi mới cách dạy và học trong trƣờng đại học của mạng lƣới theo hƣớng tạo cho sinh viên chủ động hơn trong tiếp thu kiến thức, lấy tự học, tự nghiên cứu làm hoạt động quan trọng trong hoạt động học; giảng viên thay đổi cách dạy, cách chuẩn bị bài giảng... Phƣơng pháp đào tạo theo tín chỉ đáp ứng đƣợc yêu cầu trên và trở thành nhiệm vụ trọng tâm. Tuy nhiên để đào tạo theo tín chỉ, mọi hoạt động của trƣờng đại học phải có những thay đổi nhiều mặt, trong đó có hoạt động thông tin - thƣ viện (TT-TV). Tuy nhiên phát triển và phục vụ, tổ chức nguồn học liệu-vốn tài liệu phục vụ nghiên cứu học tập trong đào tạo theo tín chỉ của thƣ viện trƣờng đại học vẫn còn nặng tính bị động, vừa chƣa khai thác hết nguồn tài liệu hiện có, vừa thiếu, vừa chƣa hợp lý trong cơ cấu các đầu tài liệu cho các chuyên ngành.
Đặc điểm ngƣời dùng tin
Đối tƣợng bạn đọc/ngƣời dùng tin (NDT) ở đây có nhu cầu tin tƣơng đối cao, phức tạp so với các đối tƣợng NDT khác đối với thông tin, tri thức và thƣờng rất nhạy cảm với các vấn đề kinh tế, xã hội.
Người dùng tin chính là người dạy, người học, bao gồm các đối tượng chính:
Giảng viên Cán bộ
Sinh viên các hệ (chủ yếu là sinh viên đại học hệ chính quy, ngoài ra còn có sinh viên hệ tai chức và cao đẳng)
Học viên cao học, nghiên cứu sinh.
Trong đó, đối tƣợng bạn đọc chiếm đa số là sinh viên với nhu cầu học tập, nghiên cứu
Đặc điểm hai đối tƣợng bạn đọc/NDT có nhu cầu tin phù hợp các nhiệm vụ liên quan đến nguồn tài liệu nghiên cứu thể hiện sự gắn kết của thƣ viện với các hoạt động giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh viên với việc đào tạo theo hệ thống tín chỉ.
Từ góc độ ngƣời dùng tin, sự hình thành tập quán và thói quen sử dụng thông tin: truyền thống đến hiện đại, truy cập thông tin mọi lúc mọi nơi, không phụ thuộc vào vị trí, khoảng cách. Ví dụ: Không chỉ đọc tại chỗ với các loại hình tài liệu in, các xu hƣớng truyền đạt và tiếp nhận thông tin mới, trang thiết bị học tập hiện đại, ngƣời học thích tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi…..Trang tra cứu OPAC với các thông tin thƣ mục giúp sinh viên lựa chọn và biết đƣợc tài liệu mình cần có ở thƣ viện hay không, thói quen thích sử dụng công cụ tìm kiếm trên mạng internet, thích sử dụng những tiện ích của những CSDL điện tử, có thói quen sử dụng dạng tài liệu toàn văn điện tử thay cho tài liệu in.
Nhu cầu tin chủ yếu là các nội dung liên quan đến môn học hoặc các vấn đề nghiên cứu khoa học nhằm phục vụ mục đích học tập là chính với yêu cầu tin chính xác, nhanh chóng, có chọn lọc.
Tổ chức phục vụ trong thƣ viện các trƣờng đại học
Hà Nội là nơi tập trung nhiều trƣờng đại học nhất trong cả nƣớc. Số lƣợng sinh viên tăng đồng nghĩa với số lƣợng bạn đọc tại các thƣ viện có xu hƣớng ngày càng tăng. Dự thảo quy hoạch mạng lƣới các trƣờng của Bộ Giáo dục và Đào tạo đến năm 2020 đặt ra những mục tiêu cụ thể: nâng năng lực tuyển mới của các trƣờng ĐH, CĐ từ khoảng 250.000 SV/năm hiện nay lên 420.000 vào
năm 2010, 600.000 SV vào năm 2015 và đạt 1,2 triệu vào năm 2020. Nhƣ vậy quy mô đào tạo ĐH đến năm 2020 sẽ tăng 5,3 lần so với hiện nay.
Hệ quả là, các trường đại học tại Hà Nội có quy mô ngày càng tăng. Số lượng sinh viên lớn tăng sức ép lên công tác phục vụ bạn đọc của các trường.
Về thời gian phục vụ, hầu hết các thƣ viện đều có hình thức làm ca, phục vụ tối đa nhu cầu sử dụng thƣ viện cho các đối tƣợng bạn đọc, tăng cƣờng nhân lực phục vụ cho các kì thi. Đa dạng hóa các hình thức phục vụ; tăng cƣờng giờ phục vụ.
Về công tác phục vụ: tổ chức phục vụ bạn đọc/NDT tại các phòng chuyên biệt và thông qua các sản phầm và dịch vụ. Hầu hết các trƣờng đã và đang chuyển sang phục vụ theo hình thức kho mở. Các dịch vụ cung cấp: mƣợn – trả tài liệu đối với các tài liệu dạng in, triển khai thêm các dich vụ về tài liệu điện tử. Tùy thuộc vào cách thức sắp xếp quản lý, quy mô hoạt động của từng trƣờng mà đƣợc tổ chức thành:
Tổ chức phục vụ tại các phòng đọc theo loại hình tài liệu. Chủ yếu là các loại hình tài liệu đặc trƣng nhƣ: giáo trình chuyên ngành, sách tham khảo, tài liệu nội sinh (luận án, luận văn, khóa luận, đề tài nghiên cứu…)…
Tổ chức phục vụ tại phòng mượn giáo trình cho sinh viên.