Cập nhật thông tin nhanh chóng
Rõ ràng rằng, nếu bạn muốn thông tin của bạn đến được với các nhà báo một cách ấn tượng thông qua website thì nó cần phải đạt được yêu cầu về mặt thời gian. Có những chuyên mục trên website của doanh nghiệp cập nhật thông tin trên 30 ngày/lần. Nhiều doanh nghiệp biện minh rằng, họ lo sợ tính bảo mật của thông tin khi cập nhật một cách nhanh chóng phiên bản điện tử
của thông cáo báo chí. Tuy nhiên, cách mà mọi doanh nghiệp làm hiện nay là họ đăng tải sơ lược thông cáo báo chí và để lại cách thức liên hệ để nhà báo có thể gọi điện và có trong tay bản đầy đủ của thông cáo báo chí nếu như đó là thông tin mà nhà báo quan tâm. Việc cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời cũng giúp tối ưu hóa công cụ tìm kiếm và hỗ trợ tốt cho đối tượng khách hàng.
Ngoài ra, các nội dung trên cần phải được sắp xếp một cách hợp lý và đặt tại các vị trí dễ nhìn, thuận tiện cho người sử dụng trên website của doanh nghiệp.
Là kho tư liệu lưu giữ những văn bản, tài liệu đã đăng tải
Lưu giữ những tài liệu đã đăng tải trên trang là một trong những việc nên làm trên chuyên mục “Dành cho báo chí” của website doanh nghiệp. Nhà báo thường thích tìm kiếm lại các thông tin, sự kiện đã từng diễn ra trong doanh nghiệp để phục vụ cho bài viết và việc có những văn bản trực tuyến trên website sẽ tiện cho nhà báo hơn rất nhiều so với việc họ phải tìm lại một văn bản nào đó trong số giấy tờ chất cao ở bàn.
Yêu cầu đối với mỗi thông cáo báo chí, bài viết trong chuyên mục
Đối với mỗi bài viết, thông cáo báo chí trên chuyên mục nên đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Dài tối thiểu 400 chữ và tối đa 800 chữ.
- Bao gồm các thông tin: ngày phát hành, xuất xứ, phương tiện truyền thông liên lạc, tên chính thức của công ty, tiêu đề và tóm tắt nội dung ngắn gọn: Ai, Cái gì, Ở đâu, Tại sao và Như thế nào…Nếu có trích dẫn phát biểu của lãnh đạo, đại diện công ty thì nên trích dẫn chính xác, ngắn gọn và thông tin hữu ích (kèm theo tên và chức danh của người phát biểu…)
- Thông tin nên được cập nhật kịp thời và phù hợp với đối tượng. - Chuẩn văn phong, ngữ pháp, phong cách viết chuyên nghiệp.
- Ghi rõ thông tin liên hệ để nhà báo có thể liên hệ tìm thêm thông tin liên quan chất lượng cao hơn như: ảnh, biểu đồ…
Các yếu tố đa phương tiện
Một chuyên mục “Dành cho báo chí” trên website của doanh nghiệp được đánh giá là tốt khi nó cung cấp đầy đủ các yếu tố đa phương tiện như: ảnh, âm thanh, video clip…Chắc chắn các yếu tố đa phương tiện sẽ giúp doanh nghiệp “ghi điểm” trong mắt nhà báo bởi đây chính là những thông tin mà nhà báo rất cần.
Các video clip đang ngày càng được quan tâm hơn trên các chuyên mục “Dành cho báo chí” và video cũng được sử dụng nhiều trong nghệ thuật quan hệ công chúng. Doanh nghiệp có thể đăng tải một đoạn video ngắn để giới thiệu về doanh nghiệp trên trang và kết nối nó đến tài khoản youtube của doanh nghiệp để xem trọn vẹn đoạn video clip. Đây là một trong những cách để tránh gây “nặng trang”, ảnh hưởng đến tốc độ truy cập của người sử dụng. Thư viện video trên chuyên mục có thể bao gồm các nội dung: hội thảo, giới thiệu sản phẩm, các bài phát biểu, thuyết trình…
Thông tin lịch sử doanh nghiệp
Đừng quên cung cấp lịch sử doanh nghiệp trong chuyên mục “Dành cho báo chí” trên website doanh nghiệp. Cung cấp thông tin ngắn gọn về các nhà lãnh đạo, cơ cấu tổ chức, chuyên gia, lịch sử doanh nghiệp, các giải thưởng đã đạt được, các con số và sự kiện quan trọng. Đây được xem là những thông tin nền nên có ở tất cả các website của doanh nghiệp. Trong mục này, nhiều doanh nghiệp thậm chí còn cung cấp cả báo cáo tài chính của doanh nghiệp – một trong những loại thông tin nhạy cảm mà nhiều nhà báo muốn nắm được.
Báo chí viết về doanh nghiệp
Đây là một trong những mục có thể làm tăng thêm độ tin cậy của doanh nghiệp. Các nhà báo khi truy cập vào chuyên mục có thể thấy được những bài viết của đồng nghiệp mình về doanh nghiệp và sẽ cảm thấy có thêm độ tin tưởng và hứng thú để thực hiện các bài viết tiếp theo về doanh nghiệp. Khi nhà báo truy cập vào mục này, họ có thể thấy được những vấn đề, sự kiện về doanh nghiệp này đã được báo chí khai thác trước đây để tránh trùng lặp khi viết bài hoặc có những hướng phát triển bài viết mới mẻ hơn. Nhiều nhà báo đánh giá rằng, những bài viết trên mục này còn đáng giá hơn những thông tin được cung cấp trên các thông cáo báo chí.