Dễ dàng được tìm thấy
Đây là một trong những điều rất quan trọng trong thế giới mạng. Những người dùng cần phải thao tác một cách nhanh chóng để thỏa mãn sự trải nghiệm của họ đối với các công cụ trực tuyến. Vì vậy, các chuyên mục này nên được thiết kế để dễ dàng được điều hướng đến. Tốt nhất là nó đừng bị giấu đi ở một chuyên mục con nào đó và người dùng phải thao tác 4-5 lần nhấp chuột mới có thể vào được nó. Doanh nghiệp nên bố trí chuyên mục này ở những vị trí chủ đạo, dán nhãn bằng một cái tên rất dễ hiểu như: Tin tức, Báo chí, Thông cáo báo chí…Nhiều doanh nghiệp đã giấu chuyên mục này dưới một chuyên mục lớn “Về chúng tôi” (About us). Điều này thì không nên khuyến khích nếu doanh nghiệp muốn sử dụng chuyên mục để kết nối với đối tượng nhà báo.
Ngoài ra, chuyên mục cũng nên được chia nhỏ thành vài ba chuyên mục con và cập nhật nội dung theo từng chuyên mục con để tiện lợi cho nhà báo khi xem, định hướng và cập nhật thông tin.
Dễ dàng sử dụng, bố trí hợp lý
Chuyên mục “Dành cho báo chí” trên website của doanh nghiệp không nên yêu cầu nhà báo phải đăng ký một tài khoản và đăng nhập mỗi lần để có thể lấy được các thông cáo báo chí. Điều này không chỉ gây mất thời gian mà còn không hề mang lại hiểu quả, bởi chưa chắc các nhà báo đã sẵn sàng cung cấp các thông tin thật của họ.
Ngoài ra, các thông cáo báo chí khi đăng tải lên website cũng không nên để dạng PDF và hạn chế tải xuống. Các nhà báo thường thích các văn bản được tải xuống và dễ dàng cắt ghép các đoạn văn bản, bảng dữ liệu và các yếu tố hình ảnh, đồ hình khác…Tốt nhất là các thông cáo báo chí nên được để dưới dạng văn bản trực tuyến để nhà báo có thể đọc trực tuyến khi họ truy cập vào website. Các văn bản cũng nên để dưới định dạng tải xuống được và in trực tiếp được từ website.
Việc hiển thị nội dung trên trang cũng cần phải được chú trọng và làm cho nó dễ sử dụng. Tốt nhất là doanh nghiệp nên cho phép hiển thị một danh sách tất cả các hoạt động, sự kiện, thông cáo báo chí từ cũ đến mới trên chuyên mục. Đối với mỗi thông cáo báo chí trong danh sách nên bao gồm: tiêu đề, ngày phát hành và gắn gọn vài từ khóa tóm tắt tin tức liên quan.
Thông tin liên hệ nên được công khai, minh bạch và dễ tìm thấy
Một chuyên mục tốt là một chuyên mục cung cấp đầy đủ thông tin về những người làm việc trong lĩnh vực truyền thông của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin liên hệ của những người làm truyền thông theo từng khu vực, hoặc theo từng lĩnh vực (thường thì bao gồm 2 số điện thoại: điện thoại bàn và điện thoại di động, cùng với địa chỉ hộp thư điện tử…), miễn sao nó đầy đủ thông tin liên hệ và các thông tin liên hệ khả dụng. Thậm chí, có những chuyên mục tốt còn đăng tải kèm theo ảnh của từng nhân
viên quan chúng để nhà báo có thể có thêm thiện cảm và hứng thú liên hệ với họ để tìm kiếm thông tin doanh nghiệp.
Một nghiên cứu được thực hiện năm 2002 tại Mỹ [16, tr.98] cũng cho thấy, các nhà báo có xu hướng lên tìm hiểu thông tin về doanh nghiệp trên website của họ trước khi nhấc điện thoại lên và kết nối với doanh nghiệp. Nhà báo thường tìm kiếm các thông tin như: thông cáo báo chí, thông tin về doanh nghiệp hoặc thông tin liên hệ trên chuyên mục dành cho báo chí (pressroom, newsroom…) trên website của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào họ cũng tìm thấy thông tin mà họ mong muốn. Trong số đó, nhà báo mong muốn tìm thấy nhất là số điện thoại của nhân viên quan hệ công chúng và họ mong muốn các thông tin ở dạng có thể download được.
Ngoài ra, nếu nhà báo liên hệ qua website để xin thông tin cụ thể hơn về những thông cáo báo chí đã được đăng tải, doanh nghiệp nên cố gắng trả lời thật nhanh chóng, nếu nhà báo liên hệ trong giờ hành chính thì câu trả lời nên được gửi tới cho nhà báo trong vòng một giờ kể từ khi họ đặt câu hỏi.