- Các khoản phải thu 34.786 52.085 54.992 88.172 121
1 Các khoản phải thu 34.786 52.085 54.992 88.72 2
3.2.4. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động
Trong cơ cấu vốn của một doanh nghiệp xây dựng hiện nay, vốn lƣu động chiếm một tỷ trọng rất lớn. Vốn lƣu động nằm ở tất cả khâu của quá trình sản xuất và do chu kỳ sản xuất kéo dài, vốn bị đọng ở nhiều khâu nhƣ: trong giá trị sản phẩm dở dang, trong các khoản phải thu, các khoản tạm ứng thi công... Việc sử dụng hiệu quả vốn lƣu động phải giải quyết đƣợc mâu thuẫn giữa khối lƣợng vốn lớn và tốc độ luân chuyển nhanh. Sau đây là một số giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lƣu động tại Công ty cổ phần xây dựng số 1 Bắc Giang.
3.2.4.1. Đẩy nhanh việc thu hồi công nợ, thúc đẩy hoạt động thanh toán giữa các đối tác
Qua phân tích công tác quản lý các khoản phải thu cho thấy Công ty cổ phần xây dựng số 1 Bắc Giang cũng nhƣ nhiều công ty xây dựng khác có một khoản vốn lớn nằm tồn đọng trong khâu thanh toán, công nợ phải thu của
công ty lên tới hơn 120 tỷ đồng. Nếu rút ngắn thời gian thu hồi nợ thì công ty sẽ tiết kiệm đƣợc nhiều chi phí, giảm các khoản vay ngắn hạn.
Trong hoạt động đấu thầu xây dựng, khi đấu thầu công ty đƣa ra một mức giá dự toán cho việc thi công công trình. Nếu chủ đầu tƣ thấy mức giá đó là phù hợp, công ty sẽ đƣợc chấp nhận. Sau khi thắng thầu, chủ đầu tƣ có thể ứng trƣớc một phần giá trị công trình hoặc công ty phải huy động vốn để tiến hành thi công. Tùy theo thoả thuận, khi một hạng mục hoặc toàn bộ công trình hoàn thành, chủ đầu tƣ sẽ tiến hành thẩm định chất lƣợng, quyết toán và thanh toán cho nhà thầu chính.
Nhƣ vậy, mối quan hệ thanh toán của công ty sẽ phụ thuộc vào việc công ty là nhà thầu chính hay nhà thầu phụ. Nếu công ty là nhà thầu chính, sau khi công trình đƣợc quyết toán, quá trình thanh toán là quá trình hai bên giữa công ty và chủ đầu tƣ. Nếu công ty chỉ là nhà thầu phụ, quá trình quyết toán sẽ là quan hệ ba bên, giữa chủ đầu tƣ, nhà thầu chính và công ty. Tuy nhiên, dù có là quan hệ giữa hai hay ba bên, thì tốc độ quá trình thanh toán cũng phụ thuộc vào tốc độ quyết toán công trình, xác định đơn giá, khối lƣợng thi công hoàn thành, tốc độ giải ngân vốn đầu tƣ và quá trình thanh toán giữa nhà thầu chính và các nhà thầu phụ. Do đó, để thúc đẩy tốc độ thu hồi công nợ, công ty cần chú ý tới các vấn đề sau:
- Xác định rõ nguồn vốn của các công trình mà công ty tham gia ký kết hợp đồng xây dựng vì các công trình có nguồn vốn đầu tƣ khác nhau sẽ ảnh hƣởng tới tiến độ thi công và có quá trình thanh quyết toán khác nhau.
+ Đối với công trình có vốn ngân sách cấp thƣờng có đặc điểm là: quá trình quyết toán các hạng mục công trình chậm do việc chờ kết quả thẩm định của các cấp có thẩm quyền; quá trình thanh toán phải chờ vốn cấp theo chỉ tiêu kế hoạch nhà nƣớc hoặc các bộ, ngành.
+ Đối với công trình có vốn nƣớc ngoài luôn đòi hỏi về kỹ thuật, chất lƣợng cao, tiến độ thi công nhanh, quá trình thanh toán sẽ đƣợc tiến hành nhanh hơn đối với công trình có vốn ngân sách cấp.
Nhƣ vậy, qua việc tìm hiểu thực trạng nguồn vốn đầu tƣ cho các công trình sẽ giúp cho việc ra quyết định có thực hiện hay không, nếu thực hiện thì đề ra phƣơng án thi công phù hợp, dự tính trƣớc đƣợc việc thanh toán để chủ động hơn trong việc đảm bảo vốn cho kinh doanh. Đặc biệt, công ty nên hạn chế thi công trƣớc các công trình chƣa có kế hoạch cấp vốn từ ngân sách nhà nƣớc. Mặt khác, biết trƣớc thực trạng nguồn vốn của các công trình để công ty có kế hoạch về vốn cho việc khởi đầu thi công công trình cũng nhƣ kế hoạch thu hồi vốn của công ty.
- Thực hiện tốt công tác hoàn thiện hồ sơ quyết toán
Hồ sơ thanh quyết toán đƣợc hoàn thiện dựa trên cơ sở thống nhất xác định khối lƣợng thi công các hạng mục công trình bao gồm các chi phí trực tiếp (vật liệu, nhân công, máy thi công), chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trƣớc và các đơn giá chi tiết kèm theo các phần việc của các hạng mục đó. Hồ sơ thanh quyết toán là cơ sở đầu tiên trong quá trình thu hồi vốn của mọi công ty xây dựng. Do đó ngay từ ban đầu, công ty cũng cần thực hiện tốt công tác hoàn thiện hồ sơ quyết toán với chủ đầu tƣ. Hồ sơ đƣợc lập hợp lý, hợp lệ, chính xác với hợp đồng đã ký thì chủ đầu tƣ không có lý do gì để kéo dài thời gian thanh toán cho phía công ty. Nếu công trình bao gồm nhiều nhà thầu thì công ty còn cần kết hợp chặt chẽ với các nhà thầu khác cũng nhƣ chủ đầu tƣ để tính toán chính xác khối lƣợng công việc đã hoàn thành bàn giao.
Để việc xác định khối lƣợng xây dựng hoàn thành bàn giao đƣợc tiến hành nhanh chóng thì về phía công ty cần phải đảm bảo thi công đúng thiết kế, đúng tiến độ, đồng thời phải coi trọng vấn đề kỹ thuật và chất lƣợng công trình. Nếu trong quá trình thi công có sự chỉnh sửa thiết kế thì công ty phải có
hồ sơ lƣu trữ toàn bộ những thay đổi đó để làm cơ sở cho việc xác định khối lƣợng thay đổi, bổ sung. Mặt khác, đối với những công trình lớn có nhiều nhà thầu cùng tham gia thi công (bao gồm các nhà thầu chính và các nhà thầu phụ) thì việc xác định khối lƣợng xây dựng hoàn thành bàn giao không chỉ liên quan giữa công ty và bên A mà còn có sự tham gia của giám sát kỹ thuật của chủ đầu tƣ, thậm chí cả tƣ vấn xây dựng của nhà thầu chính. Bởi vậy, trong quá trình thi công, công ty cần giải quyết tốt mối quan hệ giữa đơn vị, nhà thầu chính, chủ đầu tƣ. Việc tiến hành thi công đảm bảo đúng thiết kế, tiến độ và thoả mãn các yêu cầu kỹ thuật, chất lƣợng và hoàn thành hồ sơ quyết toán nhanh gọn, chính xác là những nhân tố tích cực thúc đẩy quá trình thanh toán giá trị khối lƣợng hoàn thành bàn giao kể cả khi cần có sự thẩm định của các cơ quan có thẩm quyền.
3.2.4.2. Tăng cường quản lý vốn lưu động trong khâu sản xuất kinh doanh
Những đặc điểm rất phức tạp của hoạt động xây dựng đã gây nhiều khó khăn cho Công ty cổ phần xây dựng số 1 Bắc Giang trong việc quản lý vốn lƣu động nói chung cũng nhƣ giá trị sản phẩm dở dang nói riêng. Những khó khăn có thể kể đến đối với công ty là:
Công ty phải tạm ngừng thi công do phải chờ chỉnh sửa thiết kế. Thông thƣờng, thiết kế xây dựng là của chủ đầu tƣ hoặc tƣ vấn xây dựng đƣa ra, công ty có trách nhiệm thi công theo đúng thiết kế đó. Việc tạm dừng thi công để chờ chỉnh sửa thiết kế không những xảy ra với những công trình vừa thiết kế vừa thi công mà ngay cả những công trình có quy mô lớn, đã có sự chuẩn bị kỹ càng nhƣng nhiều khi phải sửa đổi cho phù hợp với các tình huống thực tế phát sinh hay những thay đổi trong quy mô đầu tƣ, quy hoạch. Những lúc nhƣ vậy, công ty phải dừng thi công và chờ thiết kế mới hàng tuần, máy móc thiết bị phải nằm chờ, làm kéo dài thời gian thi công, tăng thêm chi phí.
Để có thể khắc phục phần nào thiệt hại trong những trƣờng hợp này, trƣớc khi thi công công ty cần yêu cầu chủ đầu tƣ khảo sát thật kỹ lƣỡng. Đồng thời, công ty cần đƣa ra những điều khoản cam kết cụ thể về trách nhiệm vật chất đối với việc làm chậm tiến độ thi công, lấy đó làm căn cứ yêu cầu chủ đầu tƣ có trách nhiệm bồi thƣờng đối với những tổn thất do ngừng thi công gây ra.
Tƣơng tự, đối với những công trình thi công theo tiến độ cấp vốn của chủ đầu tƣ, công ty nên có sự thoả thuận về trách nhiệm vật chất của chủ đầu tƣ về những tổn thất mà công ty phải chịu khi ngừng thi công do thiếu vốn. Công ty cần đƣa vào hợp đồng những cam kết cụ thể về phƣơng hƣớng giải quyết, mức bồi thƣờng... Tùy trƣờng hợp, công ty có thể huy động nguồn vốn từ các nguồn khác hỗ trợ để đảm bảo thi công đƣợc diễn ra liên tục, tuy nhiên, cần ràng buộc chủ đầu tƣ để họ có trách nhiệm thanh toán những chi phí phát sinh do lỗi từ phía họ. Trong thực tế ngành xây dựng hiện nay, đây là một đòi hỏi rất khó thực hiện nhƣng khi thị trƣờng này đã đi vào trật tự, có sự bình đẳng giữa các bên thì công ty có thể tham khảo giải pháp này để nâng cao tốc độ luân chuyển của vốn lƣu động trong khâu sản xuất kinh doanh, giảm giá trị sản xuất kinh doanh dở dang.
Ngoài ra, còn một vấn đề rất quan trọng trong ngành xây dựng là việc giải phóng mặt bằng cho thi công. Hầu nhƣ công ty xây dựng nào cũng đã phải trải qua tình huống máy móc thiết bị đã tập trung đầy đủ nhƣng chƣa thể tiến hành công việc đƣợc vì chƣa có mặt bằng thi công. Đối với Công ty cổ phần xây dựng số 1 Bắc Giang tuy không hoạt động nhiều trên lĩnh vực thi công cần giải phóng mặt bằng nhƣ xây dựng cầu đƣờng nhƣng những trƣờng hợp phải ngừng thi công chờ giải phóng mặt bằng của công ty cũng đã phát sinh những khoản chi phí không phải là nhỏ. Nói chung, việc giải quyết thƣờng vƣợt ra ngoài khả năng của công ty, vì vậy công ty cần phối hợp chặt
chẽ với chủ đầu tƣ cũng nhƣ các cơ quan có trách nhiệm khác cùng thúc đẩy tiến trình giải phóng mặt bằng, đồng thời tích cực thi công cuốn chiếu nhằm tránh thời gian nghỉ việc vô ích.
3.2.4.3. Thực hiện tốt công tác dự toán ngân quỹ
Trên cơ sở thực hiện đồng bộ các giải pháp trên, Công ty cổ phần xây dựng số 1 Bắc Giang có thể tiến tới việc dự toán ngân quỹ của mình. Mặc dù chƣa xác định đƣợc cụ thể và độ chính xác chƣa cao nhƣng chắc chắn nó sẽ hơn hẳn tình trạng bị động trong việc quản lý các dòng tiền xuất nhập quỹ. Với cơ chế quản lý vốn lƣu động hiện hành, trong mùa xây dựng, nhiều khi công ty phải rất khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn tài trợ để đáp ứng đủ những nhu cầu vốn lớn, đột xuất phục vụ cho thi công các công trình. Đây không những là sự lãng phí lớn về chi phí và nhân lực, giảm sự lành mạnh trong hoạt động tài chính của công ty mà còn là bất lợi lớn của công ty trong sự cạnh tranh ngày càng quyết liệt của thị trƣờng xây dựng.
Để dự toán đƣợc ngân quỹ, phải nắm đƣợc quy mô thời điểm nhập xuất của các dòng tiền tệ. Việc cải thiện cơ chế thanh toán, tăng cƣờng tốc độ thu hồi công nợ là cơ sở tốt để công ty có thể nắm đƣợc các dòng tiền nhập quỹ. Vấn đề còn lại là quản lý các dòng tiền xuất quỹ. Đây có thể nói là công việc dễ dàng hơn và phụ thuộc nhiều vào nỗ lực quản lý của bản thân công ty.
Để quản lý các dòng tiền xuất quỹ, có thể chia chúng thành các khoản có thể dự trù đƣợc tƣơng đối chính xác và các khoản tiền xuất quỹ biến động. Các dòng tiền xuất quỹ tƣơng đối ổn định và có thể dự đoán trƣớc là tiền lƣơng phải trả cho cán bộ công nhân viên, tiền sửa chữa, bảo dƣỡng định kỳ máy móc, chi phí dịch vụ mua ngoài, lãi vay ngân hàng... Các khoản kinh phí này có thể dự trù đƣợc tƣơng đối chính xác nên công ty có thể chủ động hơn trong việc huy động vốn đáp ứng nhu cầu này. Để quản lý tốt ngân quỹ cần giảm thiểu sự biến động của các dòng xuất quỹ ổn định này bằng cách công ty
có thể trích trƣớc chi phí hoặc đặt ra mức chi phí kế hoạch làm khung chuẩn cho chi phí thực tế phát sinh.
Các dòng xuất quỹ khó có thể dự đoán trƣớc là những khoản chi thanh toán nguyên vật liệu, chi sửa chữa máy móc hỏng bất thƣờng cũng nhƣ chi phí các hoạt động bất thƣờng khác... Để có thể dự đoán đƣợc tƣơng đối chính xác nhu cầu thanh toán nguyên vật liệu của các đội xây dựng, xƣởng sản xuất, phòng kế toán tổng hợp cần phối hợp hoạt động với phòng kế hoạch kỹ thuật, các đội xây dựng, xƣởng sản xuất... Ngay từ khi nhận đƣợc thiết kế công trình, phòng kế hoạch kỹ thuật phải căn cứ vào hợp đồng để đề ra tiến độ thi công hợp lý, dự trù trƣớc nhu cầu nguyên vật liệu của từng giai đoạn thi công. Đó là cơ sở để phòng kế toán tài chính dự trù nhu cầu vốn lƣu động trong kỳ, đề ra các biện pháp cân đối giữa nguồn thu và chi, bù đắp thiếu hụt một cách chủ động. Tất nhiên trong quá trình thực hiện sẽ phát sinh những chênh lệch cần tới sự điều chỉnh nhƣng với sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận nhƣ trên thì việc điều chỉnh sẽ không quá phức tạp. Đồng thời, sự phối hợp đó sẽ giúp cho vốn, vật tƣ của công ty đƣợc quản lý chặt chẽ hơn, nghiệp vụ của các bộ phận sẽ nâng cao và vững vàng hơn trong cơ chế thị trƣờng đầy biến động. Ngoài ra công ty cần xây dựng mối quan hệ với bên cung cấp nguyên vật liệu cho thi công. Việc ký trƣớc hợp đồng về vận chuyển nguyên vật liệu đúng địa điểm, thời gian cũng nhƣ với khung giá thoả thuận giúp công ty chủ động hơn trong việc đảm bảo đầy đủ nhu cầu nguyên vật liệu phục vụ cho thi công một cách kịp thời.