2.2.1 Hàng tồn kho tại ACC
Hàng tồn kho năm 2012 trong công ty luôn chiếm một tỷ lệ lớn trong cơ cấu tài sản ngắn hạn (chiếm 61,28%) cũng như trong tổng tài sản của công ty.
Đơn vị: Đồng
Hình 2.1:Biểu đồ thể hiện biến hàng tồn kho trong giai đoạn từ năm 2010 – 2012
Từ năm 2010 đến năm 2011 hàng tồn kho tăng đột biến từ 1.133.132.616.031 đồng lên 2.723.492.478.165 đồng với mức tăng trên 140%. Nguyên nhân chủ yếu là do khi đó công ty đang xây dựng khá nhiều công trình lớn, đây là những công trình trọng điểm của công ty từ quy mô đến tầm quan trọng của các công trình này đến an ninh quốc gia hay sự phát triển kinh tế cua khu vực như sân bay Phú Quốc, sân bay ở đảo Trường Sa. Đến năm 2012 hàng tồn kho đã giảm xuống còn 1.998.250.020.704 đông, do cuối năm công ty đã nghiệm thu một số công trình, trong đó có dự án chung cư Tân Phú ở thành phố Hồ Chí Minh với giá trị rất lớn lên đến 1500 tỷ đồng.
Đơn vị: %
Hình 2.2: Biểu đồ tỷ trọng hàng tồn kho trên tổng tài sản từ năm 2010 – 2012
Nhìn chung trong ba năm trở lại đây duy có năm 2011 là tỷ trọng hàng tồn kho trên tổng tài sản là tăng lên đến 72,13%, còn hai năm 2010 và 2012 đều duy trì ở mức từ 50% đến 60%.
Đơn vị: Đồng
Chi tiêu 31/12/2011 Tỷ trọng 31/12/2012 Tỷ trọng Chênh lệch Tỷ lệ
Nguyên vật liệu 6.664.828.609 0,2447% 3.770.956.684 0,1887% -2.893.871.925 -43,42% Công cụ, dụng cụ 3.241.431.849 0,1190% 3.117.620.877 0,1560% -123.810.972 -3,82% Chi phí sản xuất
kinh doanh dở dang
2.711.798.822.544
99,5706% 1.988.905.603.614 99,5324% -722.893.218.930 -26,66% Thành phẩm 1.692.878.124 0,0622% 2.378.136.480 0,1190% 685.258.356 40,48%
Hàng hóa 94.517.039 0,0035% 77.703.049 0,0039% -16.813.990 -17,79%
Tổng cộng 2.723.492.478.165 100% 1.998.250.020.704 100% -725.242.457.461 -26,63%
2.2.1.1 Nguyên vật liệu tồn kho
a. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty ACC
Nguyên vật liệu của công ty ACC có một số đặc điểm riêng biệt như:
Nguồn cung ứng nguyên vật liệu tại công ty chủ yếu là do mua ngoài. Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất sản phẩm xây lắp, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tang lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là xây dựng, do đó các loại nguyên vật liệu được tập kết tại các chân công trình nên công tác quản lý nguyên vật liệu giao cho từng đội thi công. Mỗi công trình là một kho nhằm dữ cho nguyên vật liệu không bị hao hụt, thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựn, do phải chứa các loại nguyên vật liệu khác nhau nên các kho bảo quản phải khô ráo, tránh oxi hóa các nguyên vật liệu.
b. Phân loại
Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu có vai trò, tính năng lý hóa riêng. Từ những đặc điểm về nguyên vật liệu, công ty xây dựng ACC đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau:
Bảng 2.4: Cơ cấu các thành phần của nguyên vật liệu cuối năm 2012 Đơn vị: Đồng Chỉ tiêu Giá trị Tỷ trọng (%) Nguyên vật liệu chính 3.035.135.000 80,49% Nguyên vật liệu phụ 123.000.000 3,26% Nhiên liệu 334.215.684 8,86% Phụ tùng thay thế 128.606.000 3,41%
Thiết bị xây dựng cơ bản 150.000.000 3,98%
Tổng cộng 3.770.956.684 100,00%
Nguồn: Báo cáo tình hình tồn kho năm 2012 Trong cơ cấu nguyên vật liệu của công ty, thì nguyên vật liệu chính chiếm đa số với giá trị 3.035.135.000 đồng ( chiếm 80,49%). Nguyên vật liệu chính của công ty bao gồm chủ yếu là xi măng, sắt thép, cát, đá xây dựng. Còn các thành phần khác của công ty được dự trữ chủ yếu phù thuộc vào chính sách của công ty, tùy thuộc vào số lượng các dự án xây dựng trong nội thành Hà Nội, nhìn chung cơ cấu này được công ty duy trì khá ổn định qua từng năm.
2.2.1.2 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Chi phí sản xuất kinh doanh của công ty bao gồm:
Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công, chi phí khấu hao tài sản cố định.
Thành phẩm chưa qua kiểm tra như: từ các đồ gỗ xây dựng, cấu kiện kim loại, xi măng thạch cao, đến các công trình đang thi công chưa qua kiểm tra chất lượng.
Nguyên vật liệu tại các công đoạn sản xuất: như xăng dầu, sơn, bao bì, vật liệu xây dựng… Hàng tháng, các đơn vị thi công sẽ cử người về văn phòng công
ty để báo cáo tình hình hàng tồn kho thực tế, cũng như tiến độ thi công. Sau đó, tại phòng tài chính kế toán sẽ tính toán tổng hợp chi phí sản xuất về nguyên vật liệu vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Tại công ty, chi phí kinh doanh dở dang luôn chiếm tỷ trọng gần như hoàn toàn trong cơ cấu hàng tồn kho (năm 2012 chiếm 99.52%) do đó để có thể quản lý tốt vốn hàng tồn kho thì cần có kế hoạch và chiến lược tốt để giải quyết loại hàng tồn kho này.
Đơn vị: Đồng
Nguồn: Trích từ sổ chi tiết các tài khoản hàng năm trong năm 2012
Hình 2.3: Biến động chi phí sản xuất kinh doanh dở dang năm 2012
Nhìn chung trong 10 tháng đầu, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang không có nhiều biến động lớn nguyên nhân chủ yếu là do thời gian này các hoạt động sản xuất kinh doanh đều diễn ra bình thường theo kế hoạch của công ty. Tuy nhiên trong hai tháng cuối năm 2012, chỉ tiêu này lại giảm khá mạnh nguyên
nhân đã được nhắc ở trên đó là do thời gian này một số công trình xây dựng của công ty được nghiệm thu và bàn giao cho khách hàng, đây là những dự án lớn do đó chiếm dụng một lượng vốn rất lớn của công ty như dự án sân bay Phú Quốc, đặc biệt dự án chung cư Tân Phú với giá trị gần 1500 tỷ đồng.
2.2.1.3 Công cụ, dụng cụ
Công cụ dụng cụ của công ty bao gồm các công cụ, dụng cụ phục vụ việc xây dựng như các đà giáo, ván khuôn, gia lắp…; cũng như các phương tiện quản lý, dồ dùng văn phòng. Nhìn chung trong năm 2012 công cụ, dụng cụ không có biến động nhiều đồng thời tỷ trọng của chỉ tiêu này cũng là rất nhỏ chiếm 0.156%. Sự thay đổi này diễn ra chủ yếu vào tháng 1 và tháng 11, đầu năm là khoảng thời gian công ty đầu tư mua sắm thêm trang thiết bị phục vụ cho văn phòng của công ty như 2 bộ máy tính, giấy, mực in… Đến giai đoạn cuối năm một số công trình được nghiệm thu do đó việc có một số công cụ, dụng cụ cũ kỹ hoặc hư hỏng sẽ bị bỏ đi hoặc thanh lý do đó làm giảm giá trị của chỉ tiêu này.
Đơn vị: Đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 2012
Công cụ dụng cụ 3.241.431.849 3.117.620.877
2.2.1.4 Thành phẩm, hàng hóa
Thành phẩm, hàng hóa cũng giống như công cụ, dụng cụ hay nguyên vật liệu đều chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong cơ cầu hàng tồn kho, do đó loại hàng tồn kho này ít được chú ý. Thành phẩm của công ty bao gồm cống bê tông, một số sản phẩm làm từ xi măng, thạch cao, cấu kiện kim loại chủ yếu dự trữ để có thể nhanh chóng đưa vào sử dụng khi các công trình thi gần đó. Tuy nhiên, các thành phẩm này lại liên quan đến chi phí lưu kho, bến bãi, do đó đây cũng là vấn đề cần được quan tâm trong hoạt động quản lý vốn tồn kho của công ty.
2.2.2 Chu trình hàng tồn kho tại ACC
Mỗi chu trình hàng tồn kho sẽ thể hiện được các chức năng hay các hoạt động chính của việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Căn cứ vào vào nhu cầu nguyên liệu cần cung cấp, phòng kế hoạch dự trù số lượng, liên hệ với nhà cung cấp và ký kết đơn đặt hàng.
Để làm căn cứ hạch toán nhập kho, kế toán sử dụng các chứng từ: + Hóa đơn giá trị gia tăng.
+ Biên bản kiểm nghiệm. + Phiếu chi, phiếu nhập kho.
Khi nguyên vật liệu về đến kho, bộ phận kiểm tra chất lượng phòng kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm nghiệm về mặt số lượng cũng như chất lượng của nguyên vật liệu, sau đó ký xác nhận và gửi đến phòng kế hoạch sản xuất để lập phiếu nhập kho. Căn cứ vào hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng kế hoạch sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được tạo thành 3 liên:
+ 1 liên lưu tại quyển. + 1 liên dùng cho kế toán. + 1 liên giao cho thủ kho.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành nhập kho, ghi số lượng thực nhập và cùng người giao hàng ký vào 3 liên. Sau đó vào thẻ kho, định kỳ sẽ chuyển lên cho kế toán. Thông thường, tại công ty, mỗi phiếu nhập sẽ viết các loại vật tư có cùng nhà cung cấp.
Trình tự nhập kho tại công ty ACC
Kế toán thanh toán Thủ kho Nhà cung cấp
Hóa đơn bán hàng
Kiểm Nghiệm
Hóa đơn bán hàng Biên bản kiểm nghiệm Hóa đơn bán hàng Biên bản kiểm nghiệm Lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Biên bản Hóa đơn bán hàng N C B
Đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời nguyên vật liệu là nhân tố có ảnh hướng lớn đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
Để căn cứ hạch toán xuất kho, kế toán sử dụng các chứng từ: + Phiếu yêu cầu xuất kho.
+ Phiếu xuất kho.
Khi có nhu cầu nguyên vật liệu, các bộ phận sản xuất viết phiếu yêu cầu vật tư. Phiếu yêu cầu vật tư sẽ được chuyển cho quản đốc ký duyệt, sau đó chuyển cho tổng giám đốc ký duyệt và cuối cùng chuyển xuống cho phòng kế hoạch sản xuất để lập phiếu xuất kho. Phòng kế hoạch sản xuất sẽ căn cứ vào yêu cầu xuất vật tư đã được phê duyệt để viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập làm 2 liên:
B
Ghi sổ kế toán
Phiếu nhập kho Sổ kế toán N C Vào thẻ kho Phiếu nhập kho N Thẻ kho
+ 1 liên lưu tại quyển.
+ 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất nguyên vật liệu và ghi vào thẻ kho, sau đó giao cho kế toán vật tư.
Sơ đồ trình tự xuất kho tại công ty ACC
Phòng kế hoạch sản xuất Thủ kho Bộ phận sản xuất
Phiếu yêu cầu (đã duyệt)
Lập phiếu xuất kho
Phiếu yêu cầu Phiếu xuất kho
N
Vào thẻ kho
Phiếu xuất kho Thẻ kho N
Ký hiệu: Chứng từ đầu vào Xử lý thủ công Dự liều đầu ra C Điểm nối Lưu trữ theo số thứ tự
2.3 Đánh giá hiệu quả quản lý vốn tồn kho tại công ty.
2.3.1 Các biện pháp quản lý hàng tồn kho công đang áp dụng
a. Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở thời điểm và trạng thái hiện tại.
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp thực tế đích danh.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
+ Căn cứ vào giá trị hàng tồn kho và trị số tăng giảm hàng hóa trên thị trường.
+ Được tính theo nguyên tắc giá trị thuần có thể thực hiện được.
b. Công tác quản lý hàng tồn kho
- Thường xuyên thiết lập hệ thống thống kê, báo cáo, phân tích hiệu quả hoạt động của bộ phận quản lý kho, từ đó có những đề xuất, điều chỉnh kịp thời.
- Thực hiện thống kê cập nhật, cập nhật và đảm bảo đồng nhất các số liệu nhập, tồn, xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất và thành phẩm trung chuyển giữa các kho trong kỳ báo cáo.
- Theo dõi và báo cáo khi các nguyên vật liệu vi phạm mức tồn kho dự trữ an toàn để cấp trên xử lý.
- Kiểm tra thường xuyên, năm vững tình hình dự trữ , phát hiện kịp thời tình trạng vật tư bị ứ đọng, không phù hợp để có biện pháp giải phóng nhanh số vật tư đó, thu hồi vốn.
- Lựa chọn các phương tiện vận chuyển phù hợp để tối thiểu hóa chi phí vận chuyển, xếp dỡ..
- Thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường vật tư, hàng hóa. Dự đoán xu thế biến động trong kỳ tới để có quyết định điều chỉnh kịp thời việc mua sắm, dự trữ vật tư, hàng hóa có lợi cho doanh nghiệp trước sự biến động của thị trường.
2.3.2 Đánh giá chiến lược đặt hàng của công ty
Do lượng công trình đang thi công hiện nay của công ty là khá nhiều do đó chính sách đặt hàng của công ty là khá nhất quán. Công ty đã hoạt động trong lĩnh vực xây dựng một thời gian dài, do đó đã tạo được mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, từ đó tạo được nguồn cung về nguyên vật liệu xây dựng khá ổn định. Công ty chủ yếu quan hệ với các nhà cung cấp lâu năm, rất hạn chế thay đổi trừ khi bất khả kháng, do đó có thể tránh được việc ép giá nguyên vật liệu đầu vào, cũng như không mất qúa nhiều thời gian, chi phí để kiểm tra chất lượng đầu vào. Tủy theo kế hoạch kinh doanh được đưa ra từ đầu năm mà công ty sẽ có
chính sách để có thể duy trì chính sách đặt hàng với các nhà cung cấp để đảm bao đủ nguyên liệu đầu vào cho hoạt động kinh doanh. Đối với những nguyên vật liệu được đặt mua với số lượng lớn, có tính chất ổn định công ty luôn tổ chức đàm phán với các đối tác sao công ty được hưởng khoản chiết khấu tối ưu nhất. Trong tình hình ngành xây dựng còn gắp nhiều khó khăn, công ty cũng thường xuyên gặp phải tình trạng thiếu vốn xây dựng, do đó chính sách mua chịu trong khoản thời gian nhất định đối với các nhà cung cấp lâu năm cùng được công ty áp dụng một cách có hiệu quả, đảm bảo hoạt động sản xuất, xây dưng diễn ra ổn đinh, mà lại không làm mất uy tín đối với các nhà cung cấp.
Ví dụ như về xi măng, một trong nhưng nguyên liệu đầu vào khá quan trọng được công ty cố định mua từ nhà máy xi măng 78 ở Lạng Sơn. Đây là nhà máy xi măng có sự góp vốn của công ty do đó công ty có thể tin tưởng vào số lượng cũng như chất lượng xi măng được cung cấp khi có yêu cầu.
Đối với sắt thép do đặc thù của loại vật liệu này là cồng kềnh, chi phí vận chuyển cao, mà các dự án của công ty lại phân bố rông khắp cả nước do vậy công ty áp dụng chính sách phân ra từng khu vực để chọn nhà cung cấp. Đối với miền Bắc công ty chọn Công ty cổ phần thép Việt Ý làm nhà cung cấp. Ở miền trung là Công ty cổ phần kim khí miền Trung. Ở mien Nam là công ty thép miền Nam. Đây đều là những công ty có nhiều uy tín trên thị trường thép do đó, công ty khá tin tưởng vào chất lượng cũng như số lượng thép được giao đúng hẹn sau khi ký hợp đồng.
2.3.3 Đánh giá hiệu quả quản lý vốn tồn kho thông qua các chỉ số tài chính Bảng 2.5: Các chỉ số tài chính của vốn tồn kho
Chỉ số Đơn vị Năm 2012 Năm 2011 Chênh lệch Tỷ lệ (%)
Doanh thu thuần Đồng 3.356.021.384.399 1.558.576.254.095 1.797.445.130.30 4
115.33 Lợi nhuận trước thuế Đồng 123.841.229.306 38.965.612.752 84.875.616.554 217.82 Số vòng quay hàng tồn kho Vòng 1.34 0.75 0.59 78.67 Kỳ hạn tồn kho bình quân Ngày 269 480 -211 -43.96 Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho 0.7 1.24 -0.54 -48.21