Mỗi chu trình hàng tồn kho sẽ thể hiện được các chức năng hay các hoạt động chính của việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Căn cứ vào vào nhu cầu nguyên liệu cần cung cấp, phòng kế hoạch dự trù số lượng, liên hệ với nhà cung cấp và ký kết đơn đặt hàng.
Để làm căn cứ hạch toán nhập kho, kế toán sử dụng các chứng từ: + Hóa đơn giá trị gia tăng.
+ Biên bản kiểm nghiệm. + Phiếu chi, phiếu nhập kho.
Khi nguyên vật liệu về đến kho, bộ phận kiểm tra chất lượng phòng kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm nghiệm về mặt số lượng cũng như chất lượng của nguyên vật liệu, sau đó ký xác nhận và gửi đến phòng kế hoạch sản xuất để lập phiếu nhập kho. Căn cứ vào hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng kế hoạch sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được tạo thành 3 liên:
+ 1 liên lưu tại quyển. + 1 liên dùng cho kế toán. + 1 liên giao cho thủ kho.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành nhập kho, ghi số lượng thực nhập và cùng người giao hàng ký vào 3 liên. Sau đó vào thẻ kho, định kỳ sẽ chuyển lên cho kế toán. Thông thường, tại công ty, mỗi phiếu nhập sẽ viết các loại vật tư có cùng nhà cung cấp.
Trình tự nhập kho tại công ty ACC
Kế toán thanh toán Thủ kho Nhà cung cấp
Hóa đơn bán hàng
Kiểm Nghiệm
Hóa đơn bán hàng Biên bản kiểm nghiệm Hóa đơn bán hàng Biên bản kiểm nghiệm Lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Biên bản Hóa đơn bán hàng N C B
Đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời nguyên vật liệu là nhân tố có ảnh hướng lớn đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
Để căn cứ hạch toán xuất kho, kế toán sử dụng các chứng từ: + Phiếu yêu cầu xuất kho.
+ Phiếu xuất kho.
Khi có nhu cầu nguyên vật liệu, các bộ phận sản xuất viết phiếu yêu cầu vật tư. Phiếu yêu cầu vật tư sẽ được chuyển cho quản đốc ký duyệt, sau đó chuyển cho tổng giám đốc ký duyệt và cuối cùng chuyển xuống cho phòng kế hoạch sản xuất để lập phiếu xuất kho. Phòng kế hoạch sản xuất sẽ căn cứ vào yêu cầu xuất vật tư đã được phê duyệt để viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập làm 2 liên:
B
Ghi sổ kế toán
Phiếu nhập kho Sổ kế toán N C Vào thẻ kho Phiếu nhập kho N Thẻ kho
+ 1 liên lưu tại quyển.
+ 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất nguyên vật liệu và ghi vào thẻ kho, sau đó giao cho kế toán vật tư.
Sơ đồ trình tự xuất kho tại công ty ACC
Phòng kế hoạch sản xuất Thủ kho Bộ phận sản xuất
Phiếu yêu cầu (đã duyệt)
Lập phiếu xuất kho
Phiếu yêu cầu Phiếu xuất kho
N
Vào thẻ kho
Phiếu xuất kho Thẻ kho N
Ký hiệu: Chứng từ đầu vào Xử lý thủ công Dự liều đầu ra C Điểm nối Lưu trữ theo số thứ tự