a. Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở thời điểm và trạng thái hiện tại.
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp thực tế đích danh.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
+ Căn cứ vào giá trị hàng tồn kho và trị số tăng giảm hàng hóa trên thị trường.
+ Được tính theo nguyên tắc giá trị thuần có thể thực hiện được.
b. Công tác quản lý hàng tồn kho
- Thường xuyên thiết lập hệ thống thống kê, báo cáo, phân tích hiệu quả hoạt động của bộ phận quản lý kho, từ đó có những đề xuất, điều chỉnh kịp thời.
- Thực hiện thống kê cập nhật, cập nhật và đảm bảo đồng nhất các số liệu nhập, tồn, xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất và thành phẩm trung chuyển giữa các kho trong kỳ báo cáo.
- Theo dõi và báo cáo khi các nguyên vật liệu vi phạm mức tồn kho dự trữ an toàn để cấp trên xử lý.
- Kiểm tra thường xuyên, năm vững tình hình dự trữ , phát hiện kịp thời tình trạng vật tư bị ứ đọng, không phù hợp để có biện pháp giải phóng nhanh số vật tư đó, thu hồi vốn.
- Lựa chọn các phương tiện vận chuyển phù hợp để tối thiểu hóa chi phí vận chuyển, xếp dỡ..
- Thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường vật tư, hàng hóa. Dự đoán xu thế biến động trong kỳ tới để có quyết định điều chỉnh kịp thời việc mua sắm, dự trữ vật tư, hàng hóa có lợi cho doanh nghiệp trước sự biến động của thị trường.
2.3.2 Đánh giá chiến lược đặt hàng của công ty
Do lượng công trình đang thi công hiện nay của công ty là khá nhiều do đó chính sách đặt hàng của công ty là khá nhất quán. Công ty đã hoạt động trong lĩnh vực xây dựng một thời gian dài, do đó đã tạo được mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, từ đó tạo được nguồn cung về nguyên vật liệu xây dựng khá ổn định. Công ty chủ yếu quan hệ với các nhà cung cấp lâu năm, rất hạn chế thay đổi trừ khi bất khả kháng, do đó có thể tránh được việc ép giá nguyên vật liệu đầu vào, cũng như không mất qúa nhiều thời gian, chi phí để kiểm tra chất lượng đầu vào. Tủy theo kế hoạch kinh doanh được đưa ra từ đầu năm mà công ty sẽ có
chính sách để có thể duy trì chính sách đặt hàng với các nhà cung cấp để đảm bao đủ nguyên liệu đầu vào cho hoạt động kinh doanh. Đối với những nguyên vật liệu được đặt mua với số lượng lớn, có tính chất ổn định công ty luôn tổ chức đàm phán với các đối tác sao công ty được hưởng khoản chiết khấu tối ưu nhất. Trong tình hình ngành xây dựng còn gắp nhiều khó khăn, công ty cũng thường xuyên gặp phải tình trạng thiếu vốn xây dựng, do đó chính sách mua chịu trong khoản thời gian nhất định đối với các nhà cung cấp lâu năm cùng được công ty áp dụng một cách có hiệu quả, đảm bảo hoạt động sản xuất, xây dưng diễn ra ổn đinh, mà lại không làm mất uy tín đối với các nhà cung cấp.
Ví dụ như về xi măng, một trong nhưng nguyên liệu đầu vào khá quan trọng được công ty cố định mua từ nhà máy xi măng 78 ở Lạng Sơn. Đây là nhà máy xi măng có sự góp vốn của công ty do đó công ty có thể tin tưởng vào số lượng cũng như chất lượng xi măng được cung cấp khi có yêu cầu.
Đối với sắt thép do đặc thù của loại vật liệu này là cồng kềnh, chi phí vận chuyển cao, mà các dự án của công ty lại phân bố rông khắp cả nước do vậy công ty áp dụng chính sách phân ra từng khu vực để chọn nhà cung cấp. Đối với miền Bắc công ty chọn Công ty cổ phần thép Việt Ý làm nhà cung cấp. Ở miền trung là Công ty cổ phần kim khí miền Trung. Ở mien Nam là công ty thép miền Nam. Đây đều là những công ty có nhiều uy tín trên thị trường thép do đó, công ty khá tin tưởng vào chất lượng cũng như số lượng thép được giao đúng hẹn sau khi ký hợp đồng.
2.3.3 Đánh giá hiệu quả quản lý vốn tồn kho thông qua các chỉ số tài chính Bảng 2.5: Các chỉ số tài chính của vốn tồn kho
Chỉ số Đơn vị Năm 2012 Năm 2011 Chênh lệch Tỷ lệ (%)
Doanh thu thuần Đồng 3.356.021.384.399 1.558.576.254.095 1.797.445.130.30 4
115.33 Lợi nhuận trước thuế Đồng 123.841.229.306 38.965.612.752 84.875.616.554 217.82 Số vòng quay hàng tồn kho Vòng 1.34 0.75 0.59 78.67 Kỳ hạn tồn kho bình quân Ngày 269 480 -211 -43.96 Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho 0.7 1.24 -0.54 -48.21
So với năm 2011, số vòng quay hàng tồn kho năm 2012 đã tăng mạnh từ 0,75 đến 1,34 vòng tăng 78,76%, điều này giúp cho kỳ hạn tồn kho bình quân giảm 43,96%. Lý do chủ yếu tác động trực tiếp đến sự thay đổi này là do cuối năm 2012, một số dự án lớn của công ty được nghiệm thu do đó làm giảm nhanh chi phí sản xuất kinh doanh dở dang dẫn đến giảm so vòng quay hàng tồn kho; tuy nhiên cũng không thể bỏ qua công tác quản lý vốn tồn kho, công tác dự báo giá nguyên vật liệu xây dựng đã đạt được nhiều hiệu quả nhất định. Kỳ hạn tồn kho bình quân giảm giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu kho, bảo quản, tránh các rủi ro tài chính phát sinh. Tốc độ luân chuyển vốn cao giúp đẩy nhanh quá trính luân chuyển vốn, tiếp tục đầu tư, mở rộng sản xuất kinh doanh từ đó có cơ hội nắm bắt những cơ hội đầu tư mới.
Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho năm 2012 giảm 48,21%, điều này là khá thực tế khi trong năm hàng tồn kho đã giảm 26,63%, đồng thời doanh thu thuần tăng đột biến 115,23%. Hệ số này thể hiện để tạo ra một đồng doanh thu thì cần bao nhiêu đồng hàng tồn kho, do đó khi hệ số này giảm hiệu suất sử dụng vốn tồn kho đã tăng lên, đồng thời tiết kiệm được một lượng vốn để sử dụng tái đầu
tư. Song song với doanh thu thì lợi nhuận trước thuế cũng đã tăng với tốc độ rất lớn trên 217%.
Nhìn chung năm 2012, các chỉ số tài chính về hàng tồn kho của công ty ACC đều có xu hướng biến động lớn theo chiều hướng tốt, tuy nhiên điều này chỉ phản ánh một phần nào đó tình hình quản lý vốn tồn kho tại công ty. Về định lượng có thể thiều hiệu quả quản lý và sử dụng vốn tồn kho đã tăng lên, điều này giúp công ty giảm được nhiều chi phí, tăng tốc độ luân chuyển vốn, giúp tăng doanh thu, lợi nhuận.
2.3.4 Đánh giá hiệu quả quản lý vốn tồn kho thông qua hệ thống kiểm soát vốn tồn kho tại công ty ACC
Do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty là xây dựng, với nhiều công trình rải rắc ở khắp cả nước do đó các loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa được tập kết ngay tại các công trình nên công tác quản lý hàng tồn kho giao ngay cho các đơn vị thi công. Mỗi công trình là một kho nhằm giữ cho nguyên vật liệu không bị hao hụt, thuận lợi cho việc thực hiện thi công. Vì vậy công tác quản lý vốn tồn kho là khá phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải biết tổ chức, phân công và quản lý của từng bộ phận một cách hợp lý. Tại công ty ACC, công tác quản lý vốn tồn kho chủ yếu là do phòng tài chính kê toán và phòng kinh doanh đảm nhiệm, kết hợp với các bộ phận kho tại công ty, cũng như tại các công trình và bộ phận chuyên trách kiểm tra.
Mỗi phòng ban sẽ đảm nhiệm một nhiệm vụ riêng biệt. Sau khi đã được tổng giám đốc phê duyệt các dự án xây dưng, phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng hóa vật tư, giá cả đầu vào. Tuy nhiên khả năng dự báo giả cả cũng như tính toán lượng hàng tồn kho hợp lý ở các công trình nhiều khi còn sai lệch, dẫn đến thất thoát, lãng phí nguồn vốn đầu tư. Tại phòng tài chính kế toán, công tác
mua bán xuất kho nguyên vật liệu thông qua các hóa đơn chứng từ mua bán hàng hóa, xuất hàng tồn kho…, nhìn chung công tác sổ sách kế toán hàng tồn được ghi chép khá cẩn thận, đồng thời trong phòng cũng có một kế toán công trường chuyên đi kiểm tra, giám sát thực tế tại các công trình. Tuy vậy, việc kiểm soát cùng lúc hoạt động kho bãi của tất cả các công trình là khá khó khăn, do có khá nhiều công trình đang thực hiện, lại phân bố rộng khắp cả nước do đó khó có thể đảm bảo công tác quản lý vốn tồn kho cũng như hiện trạng kho bãi, khó tránh được sự lãng phí, gian lận, thất thoát, hư hỏng hay chứng từ không thống nhất.
Để tránh tình trạng trên công ty cũng thường xuyên kiểm kê đối với các loại hàng tồn kho. Tuy nhiên, công cụ dụng cụ, tuy là thành phần phụ chiếm tỷ trọng nhỏ trong cơ cấu hàng tồn kho lại chưa có biện pháp kiểm kê thich hợp. Sự lãng phí thường xuyên xảy ra, rất nhiều công cụ dụng cụ sau khi hoàn thành các công trình thường ít được quan tâm tới việc bảo quản để tái sử dụng, đến khi thực hiện các công trình mới công ty lại phải trích tiền mua bổ sung.
2.4 Những thành tựu, tồn tại trong công tác quản lý vốn tồn kho tại công ty ACC
2.4.1 Thành tựu
Do hiểu rõ vai trò quan trọng của vốn tồn kho đối với quá trình sản xuất kinh doanh, công tác quản lý được thực hiện khá chặt chẽ từ khâu thu mua đến dự trữ, bảo quản và sử dụng vốn hàng tồn kho giúp tiết kiệm được nhiều chi phí và nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện công ty đang thực hiện xây dựng thêm kho hàng F370 trên đường Lê Văn Lương nhằm nâng cao công tác bảo quản, quán lý kho tại công ty.
Về mặt con người được công ty khá chú trọng đạo tạo, lượng công nhân ở các công trình có tay nghề khá, từ đó giảm thiểu việc chậm tiến độ xây dựng,
nâng cao hiệu quả sử dụng các máy móc thiết bị thi công, cũng như công tác quản lý tồn kho tại công trình được nâng cao tránh sự thất thoát, hư hỏng máy móc, nguyên vật liệu.
Tùy theo nhu cầu và khả năng dự trữ hàng tồn kho của từng đơn vị thi công để từ đó xác định số lượng nguyên vật liệu mua thêm, vừa đảm bảo đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, giảm tình trạng ứ đọng vốn tồn kho quá lớn. Do với đặc thù hoạt động xây dựng, nhìn chung hệ thống các nhà cung cấp khá ổn định, nên chất lượng nguyên liệu, máy móc đầu vào là khá đảm bảo về chất lượng phụ vụ cho sản xuất kinh doanh. Ngoài các kho tại các công trình thi công, thi kho chính của công ty đã được đâu tư mới nhiều trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả bảo quản nguyên vật liệu, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất nhập kho. Mỗi khi có yêu cầu xuất kho, các phiếu yêu cầu này sẽ được kiểm tra, tính toán hợp lý, hợp lê rồi mới được xuất kho, nhưng vẫn phải đảm bảo cung cấp kịp thời cho hoạt động kinh doanh.
Về mặt tổ chức, có bộ phận cụ thể chịu trách nhiệm quy định mức tồn kho. Tổ chức bộ máy phòng tài chính, kế toán cũng như quản kho là khá gọn nhẹ, nhưng vẫn đảm bảo được yêu cầu của công việc. Bộ phận kho hàng tháng phải thông báo lên phòng tài chính kế toán tình hình lưu kho, công tác xuất nhập kho. Phòng tài chính kế toán cũng có bộ phận chuyên trách quản lỳ về vốn tồn kho, được trang bị các trang thiêt bị mới, cùng với phần mềm kế toán giúp hỗ trợ tốt trong việc kiểm kê hàng tháng, quý, năm. Việc tổ chức hạch toán vốn tồn kho theo từng công trình, hạng mục công trình, trong từng tháng, từng quý rõ ràng. Đồng thời công ty cũng yêu cầu hàng tháng, các đơn vị thi công phải cử người từ công trình về trụ sở công ty báo cáo tình hình hoạt động, công tác sử dụng vốn
tồn kho; từ đó nắm bắt tình hình của các đơn vị, để có những điều chỉnh kịp thời tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vốn kinh doanh.
2.4.2 Những tồn tại cần khắc phục
Trong năm 2012, tuy hàng tồn kho đã giảm nhưng vẫn chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu vốn lưu động (61.28%) trong đó chủ yếu là chi phí sản suất kinh doanh dở dang. Điều này làm cho một lượng vốn lớn của công ty bị ứ đọng dẫn đến tình trạng thiếu vốn đầu tư, làm giảm các cơ hội làm ăn của công ty.
Công ty chưa quá chú trọng trong công tác lập kế hoạch mua sắm hàng tồn kho, việc tính toán lượng đặt hàng tối ưu giữa các đơn vị còn chưa đồng nhất về phương thức tính toán. Tuy công ty được hưởng chính sách chiết khấu khi đặt hàng nhưng khoản này chưa được tối ưu và có lợi nhất cho công ty.
Nhiều công trình của công ty bị chậm tiến độ làm gia tăng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, đồng thời làm giảm uy tín của công ty.
Trong khâu quản lý, sử dụng vốn tồn kho tại các đơn vị thi công, tuy được giám sát nhưng tình trạng thất thoát, hư hỏng nguyên vật liệu kho vẫn thường xuyên xảy ra. Tình trạng sử dụng lãng phí nguyên vật liệu vẫn thường xảy ra, công tác xây dựng lượng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng công trình chưa được chú trọng đúng mức.
Một lượng lớn phế liệu đã không được công ty thu hồi mỗi khi hoàn thành mỗi công trình, dẫn đến việc lãng phí một nguồn vốn có thể thu hồi hoặc sử dụng cho các mục đích khác.
Các phương pháp quản lý hàng tồn kho vẫn còn một số hạn chế, việc kiểm kê hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, đồng thời công ty cũng không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho dẫn đến rủi ro trong công tác quản lý hàng tồn kho trong trường hợp bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc trong quá trình bảo quản, cất giữ.
Công ty chưa có chính sách trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong bối cảnh giá cả các nguyên liệu đầu vào đầy biến động, cũng như tình trạng hao hụt, hư hỏng vẫn thường xảy ra trong khâu lưu kho, bảo quản.
* Nguyên nhân
- Nguyên nhân khách quan:
Do đặc thù hoạt động kinh doanh là xây dựng, nên giá cả nguyên vật liệu đầu vào ảnh hưởng khá nhiều tới chi phí hoạt động của công ty. Trong thời gian vừa qua giá cả các loại mặt hàng như xăng dầu, sắt thép, xi măng có xu hướng tăng; làm công ty thường xuyên rơi vào tình thế bị động trong việc tính toán chi phí thi công, ảnh hưởng xấu tới công tác lưu kho, có thể gây lãng phí nguồn vốn của công ty nếu công tác dự báo không được thực hiên tốt.
Tình hình kinh tế năm 2012 gặp nhiều khó khăn, lạm phát tuy được kiềm chế nhưng vẫn ở mức cao. Trong khi đó thị trường bất động sản đóng băng, việc cạnh tranh trong và ngoài quân chủng ngày càng lớn, các khoản tín dụng dành cho bất động sản bị thắt chặt khiến công ty thường xuyên rơi vào tình trạng thiếu vốn sản xuất kinh doanh làm gia tăng tình trạng chậm tiến độ thi công ảnh hưởng tới uy tín của công ty.
Với đặc thù hoạt động kinh doanh trong ngành xây dựng, với số lượng các