PTNT Bách Khoa
Hàng ngày, căn cứ vào trạng thái ngoại hối, nhu cầu thanh toán trong ngày, nhân viên giao dịch sẽ xác định nhu cầu thanh toán trong ngày từ cán bộ tín dụng và thanh toán quốc tế để giao dịch viên kinh doanh ngoại hối cân đối ngoại tệ cho ngày thanh toán. Sau khi xác định được nhu cầu mua bán trong ngày, nhân viên giao dịch sẽ liên hệ với Sở giao dịch của NHNo &
PTNT Việt Nam – đơn vị đầu mối trong mua bán ngoại tệ của các Chi nhánh NHNo & PTNT Việt Nam để mua hoặc bán ngoại tệ.
Các giao dịch doanh nghiệp thường được tiến hành bằng điện thoại, nếu thoả thuận được tỷ giá, khối lượng, hai bên sẽ ký kết hợp đồng mua bán ngoại tệ và thực hiện chuyển tiền. Tỷ giá mua bán ngoại tệ của ngân hàng được công bố hàng ngày và được coi là tỷ giá cam kết mua bán của ngân hàng đối với khách hàng khi phát sinh giao dịch. Hàng ngày, vào đầu giờ làm việc, Phòng Kinh doanh ngoại hối nhận được tỷ giá từ Sở giao dịch NHNo & PTNT Việt Nam qua hệ thống mạng nội bộ, cán bộ giao dịch tiến hành niêm yết giá và tiến hành giao dịch ngoại tệ với các tổ chức, cá nhân có nhu cầu. Các loại ngoại tệ giao dịch tại ngân hàng chủ yếu bao gồm: USD, EURO, JPY… trong đó USD và EUR là chủ yếu. Khi có nhu cầu mua bán các loại ngoại tệ khác, Chi nhánh NHNo & PTNT Bách Khoa sẽ mua ngoại tệ đó từ Sở giao dịch, giá bán của ngoại tệ đó sẽ được định theo tỷ giá công bố của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam – Ngân hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giao dịch hối đoái tại Việt nam.
Được cấp hạn mức trạng thái ngoại tệ riêng, Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Bách Khoa đã thực hiện quản lý hạn mức này theo đúng quy định, đồng thời thực hiện việc mua bán ngoại tệ với Sở giao dịch theo đúng quy trình. Các khách hàng Kinh doanh ngoại hối lớn của chi nhánh chủ yếu là các khách hàng có quan hệ tín dụng. Do vậy, bên cạnh một số khách hàng mua ngoại tệ để thanh toán chuyển tiền, nhu cầu mua ngoại tê để trả nợ vay của khách hàng cũng rất lớn.
Việc mua bán ngoại tệ mặt tại Chi nhánh được thực hiện tại hai bộ phận: Phòng Kế toán thực hiện việc mua bán ngoại tệ của khách hàng vãng lai, việc bán ngoại tệ mặt được thực hiện tại Phòng Kinh doanh ngoại hối theo đúng quy định về ngoại hối, tính hợp lệ và hợp pháp của hồ sơ mua bán ngoại tệ đối với khách hàng doanh nghiệp và cá nhân luôn được đảm bảo.
Quy trình mua ngoại tệ tiền mặt.
Khi khách hàng đến bán ngoại tệ tiền mặt, cán bộ giao dịch tiến hành kiểm định, lập thành hai liên bảng kê “ mua ngoại tệ tiền mặt”, thu ngoại tệ trước và chi trả VND cho khách hàng cùng hai liên bảng kê nếu khách hàng yêu cầu.
Cuối ngày, cán bộ giao dịch tiến hành đối chiếu đảm bảo tính khớp đúng giữa số lượng ngoại tệ mua vào và số lượng VND chi ra, hoàn ứng với quỹ của chi nhánh .
Như vậy quy trình này không khác so với lý thuyết, luôn đảm bảo nguyên tắc ghi nợ trước, ghi có sau.
Quy trình mua ngoại tệ chuyển khoản.
Quy trình tác nghiệp được minh hoạ bằng sơ đồ sau:
Giám đốc Phòng Kinh doanh Ngoại tệ Khách hàng bán ngoại tệ Phòng Kế toán
Khi khách hàng có nhu cầu bán ngoại tệ, cán bộ nghiệp vụ của phòng kinh doanh ngoại tệ phải:
- Hướng dẫn khách hàng lập hai liên uỷ nhiệm chi bán ngoại tệ trong trường hợp khách hàng có tài khoản tiền gửi ngoại tệ tại NHNo. - Thực hiện xác nhận giao dịch qua FAX đối với các trường hợp khác. - Chuyển lãnh đạo phòng xem xét, trình giám đốc kí duyệt,
Sau khi được Lãnh đạo duyệt, cán bộ nghiệp vụ xử lí như sau:
- Chuyển một liên UNC hoặc Fax cho phòng kế toán để làm thủ tục hạch toán và chuyển tiền thanh toán cho khách hàng theo chỉ dẫn trong hợp đồng, đồng thời theo dõi và giải quết các phát sinh liên quan đến việc thanh toán tiền đối với khách hàng.
- Lưu một liên UNC hoặc Fax.
Các giao dịch mua ngoại tệ của các tổ chức tín dụng được thực hiện theo quy định của NHNN và Tổng giám đốc NHNo về giao dịch mua bán ngoại tệ trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng.
Khi phát sinh nhu cầu mua bán ngoại tệ trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng, cán bộ giao dịch thực hiện:
- Xác nhận giao dịch với các tổ chức tín dụng.
- Lập hợp đồng giao dịch (Dealing, Ticket hoặc Fax).
- Ghi số tham chiếu, thứ tự giao dịch, ngày giờ giao dịch lên hợp đồng. - Chuyển hợp đồng cho trưởng phòng xem xét và trình giám đốc ký. - Chuyển hợp đồng cho phòng TTQT gửi xác nhận qua SWIFT hoặc Fax.
- Chuyển hợp đồng cho phòng kế toán để hạch toán, chuyển tiền thanh toán theo chỉ dẫn trong hợp đồng, đồng thời theo dõi và giải quyết các phát sinsh liên qun tới việc thanh toán.
- Cuối ngày làm việc, cán bộ giao dịch lập báo cáo tổng hợp các giao dịch đã thực hiện trong ngày chuyển trưởng phòng xem xét và báo cáo Giám đốc.
Quy trình nghiệp vụ bán ngoại tệ.
Bán cho khách hàng là cá nhân.
Cá nhân có nhu cầu mua và sử dụng ngoại tệ vào các mục đích: học tập, chữa bệnh, công tác, du lịch, trợ cấp cho thân nhân ở nước ngoài, chuyển sang định cư ở nước ngoài… đều được mua ngoại tệ tiền mặt của NHNo.
Khi bán và chuyển ngoại tệ cho cá nhân cán bộ nghiệp vụ có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của toàn bộ giấy tờ do cá nhân xuất trình. Sau khi kiểm soát nếu thấy giấy tờ hợp lệ cán bộ giao dịch sẽ tiến hành:
+ Hướng dẫn khách hàng lập hai liên giấy đề nghị mua và chuyển ngoại tệ, trường hợp cá nhân mua và chuyển ngoại tệ ra nước ngoài; hoặc hai liên Giấy xin mua ngoại tệ mặt, trường hợp cá nhân xuất cảnh mua ngoại tệ tiền mặt của NHNo.
+ Trình lãnh đạo duyệt giấy đề nghị của khách hàng.
Căn cứ vào ý kiến phê duyệt của lãnh đạo trên giấy đề nghị của khách hàng, cán bộ giao dịch xử lí:
+ Thu VND của khách hàng và phát hành hai liên giấy nộp VND. + Chi trả ngoại tệ mặt cho khách hàng, đồng thời chi lên cuống chứng từ vận chuyển hành khách số lượng ngoại tệ đã bán, ngày bán, kí tên
+ Làm thủ tục chi và chuyển ngoại tệ ra nước ngoài cho khách hàng + Lưu một liên giấy đề nghị mua ngoại tệ và một liên giấy nộp VND của khách hàng.
Bán ngoại tệ cho tổ chức.
1. Đơn vị mua ngoại tệ làm giấy đề nghị mua ngoại tệ, nộp cho phòng kinh doanh ngoại tệ.
2. Phòng kinh doanh ngoại tệ trình giám đốc ký duyệt
3. Giám đốc duyệt xong trả lại hồ sơ cho phòng kinh doanh ngoại tệ. 4. Phòng kinh doanh ngoại tệ:
4a. Chuyển cho phòng kế toán một bản để hạch toán 4b. Trả cho khách hàng một bản.
5. Kế toán làm thủ tục thu VND và chi ngoại tệ cho khách hàng.
NHNo bán ngoại tệ cho tổ chức dùng vào các mục đích: thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ cho nước ngoài; thanh toán uỷ thác xuất nhập khẩu hàng hoá và dịch vụ cho bên nhận uỷ thác, chuyển trả các khoản nợ gốc, lãi và phí đối với các khoản vay nước ngoài; chuyển ngoại tệ ra nước ngoài của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, trả nợ vay ngoại tệ tại Chi nhánh….
Khi bán ngoại tệ cho các tổ chức, cán bộ nghiệp vụ phải kiểm soát tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ xin mua ngoại tệ của khách hàng. Bộ hồ sơ đó liên quan nhiều đến các thủ tục hải quan, hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, hợp đồng đấu thầu, hợp đồng tín dụng… Sau khi kiểm soát, nếu bộ hồ sơ
Giám đốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh ngoại tệ Đơn vị mua ngoại tệ 1 2 3 4a 4b 5
phù hợp, cán bộ nghiệp vụ sẽ hướng dẫn khách hàng lập hợp đồng mua bán ngoại tệ và chuyển lãnh đạo phòng kí nháy rồi trình giám đốc kí duyệt.
Khi nhận được xác nhận của bộ phận kế toán là trên tài khoản của khách hàng đủ tiền VND để thực hiện mua ngoại tệ, cán bộ nghiệp vụ xử lí:
- Chuyển một bản hợp đồng cho phòng kế toán để làm thủ tục hạch toán và chuyển tiền thanh toán cho khách hàng theo chỉ dẫn trong hợp đồng, đồng thời theo dõi và giải quyết các phát sinh liên quan đến việc thanh toán tiền với khách hàng.
- Giao cho khách hàng một bản hợp đồng cùng toàn bộ chứng từ gốc trong bộ hồ sơ mua ngoại tệ của khách hàng.
- Vào sổ sách theo dõi hàng tháng, cuối tháng tiến hành đối chiếu với kế toán đảm bảo khớp đúng số ngoại tệ bán ra và số VND thu về, xây dựng các báo cáo về kinh doanh ngoại tệ.
Đối với các TCKT có quan hệ vay ngoại tệ tại NHNo hoặc mở tài khoản tiền gửi ngoại tệ để thanh toán quốc tế qua NHNo, khi tài khoản không đủ tiền để thanh toán các khoản phí chuyển tiền, phí mở LC, phí sửa đổi LC, trả lãi vay ngân hàng… phải mua thêm ngoại tệ, khách hàng chỉ cần gửi chứng từ chuyển tiền VND cho cán bộ nghiệp vụ mà không phải kí hợp đồng mua bán ngoại tệ. Cán bộ nghiệp vụ làm thủ tục bán ngoại tệ cho khách hàng theo tỷ giá niêm yết trong ngày tại chi nhánh.
Mua bán giữa Sở giao dịch và chi nhánh.
- Khi có nhu cầu bán ngoại tệ cho Sở giao dịch, chi nhánh thực hiện: Bước 1: Thông báo nhu cầu bán ngoại tệ cho Sở giao dịch bằng điện thoại. Bước 2: Fax gửi Sở giao dịch nội dung bán ngoại tệ. Việc lập và gửi Fax phải tuân thủ các qui định hiện hành về thanh toán quốc tế. Fax gửi đi phải do cán bộ được uỷ quyền thực hiện.
Bước 3: Hướng dẫn cho khách hàng của mình chuyển ngoại tệ vào tài khoản của chi nhánh mở tại Sở giao dịch. Sở giao dịch căn cứ vào Fax của chi
nhánh sẽ hạch toán chi nợ tài khoản ngoại tệ của chi nhánh đồng thời chuyển số tiền VND tương ứng cho chi nhánh.
- Khi có nhu cầu mua ngoại tệ của Sở giao dịch, chi nhánh thực hiện: Bước1: Thông báo nhu cầu mua ngoại tệ của Sở giao dịch bằng điện thoại. Bước2: Fax gửi Sở giao dịch theo đúng quy định nói trên.
Nếu chấp thuận Sở giao dịch gửi Fax xác nhận với chi nhánh.
Bước 3:Chi nhánh tiến hành chuyển số VND tương ứng về Sở giao dịch trong ngày hiệu lực.
Sở giao dịch căn cứ vào Fax của chi nhánh sẽ chi có số ngoại tệ tương ứng vào tài khoản ngoại tệ của chi nhánh mở tại Sở giao dịch.