2.2.1. Khái lƣợc về Ban Tƣ pháp và đội ngũ cán bộ Tƣ pháp - hộ tịch cấp xã . cấp xã .
2.2.1.1. Về mô hình tổ chức của Ban Tư pháp:
Theo số liệu của Vụ Tổ chức Cán bộ - Bộ Tư pháp cho thấy, phần lớn Ban Tư pháp cấp xã được tổ chức thành đơn vị độc lập, nhưng vẫn có một số địa phương ghép Ban Tư pháp với Công an xã, Thanh tra hoặc Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp xã, hoặc không ghép nhưng giao một số nhiệm vụ như công tác hộ tịch của Ban Tư pháp cho Công an xã hoặc Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện. Có tình trạng này là do ở các địa phương Ban Tư pháp vì nhiều lý do không có cán bộ chuyên trách mặc dù cán bộ Tư pháp - hộ tịch chuyên trách đã được quy định là một trong bốn chức danh (Nghị định số 09/1998/NĐ-CP ngày 23/01/1998 của Chính phủ) và một trong bẩy chức danh cán bộ chuyên môn được quy định tại Nghị định số 114/2003/NĐ-CP
ngày 10/10/2003 của Chính phủ được hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 04/2005/TTLT-TP-NV ngày 05/5/2005 của liên Bộ Tư pháp - Bộ Nội vụ.
Về mô hình tổ chức và hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước ở cấp xã những năm qua còn nhiều mặt yếu kém và bất cập. Một trong các nguyên nhân chủ yếu do xác định mô hình tổ chức quản lý và xác định vị trí, chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận giúp việc (gọi là Ban) trong bộ máy hành chính nhà nước ở cấp xã chưa phù hợp, không rành mạch.
Thực trạng cho thấy tổ chức Ban ở cấp xã trong bối cảnh thực hiện công việc của cấp này hiện nay là một khái niệm phức tạp, không thuần nhất. Ban của bộ máy hành chính cấp xã được hiểu là một bộ phận cấu thành về mặt tổ chức được quy định bởi nhiệm vụ của bộ máy hành chính cấp này mà cá nhân các cán bộ thuộc Ban phải thực hiện.
Thực tế đang tồn tại hai khái niệm không đồng nhất về tổ chức Ban thuộc bộ máy hành chính cấp xã khác nhau về cơ cấu cán bộ, nhưng đều được hiểu là Ban chuyên môn của Uỷ ban nhân dân. Thứ nhất, Ban được tổ chức là bộ phận trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp xã, chỉ gồm các cán bộ của Uỷ ban nhân dân, Trưởng ban là thành viên Uỷ ban nhân dân, Ban có chức năng tham mưu, tư vấn và thực thi. Tổ chức theo phương thức này, chính là “Ban chuyên môn” của Uỷ ban nhân dân”. Thứ hai, phương thức tổ chức mà cơ cấu của
Ban gồm nhiều loại đối tượng cán bộ khác nhau: Cán bộ bầu cử, cán bộ chuyên môn, cán bộ khác của Uỷ ban nhân dân và đại diện của các tổ chức đoàn thể cấp xã. Hiểu tổ chức này là “Ban chuyên môn” của Uỷ ban nhân dân là không chuẩn mực, vì tổ chức Ban theo cơ cấu này thực chất là “Ban điều hành” với chức năng tư vấn (không có chức năng tham mưu và thực thi). Bởi lẽ tại điểm 2 Điều 2 Nghị định 114/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ quy định những người được tuyển dụng, giao giữ một chức danh chuyên môn nghiệp vụ thuộc UBND cấp xã gồm có bẩy chức danh là Trưởng Công
an (nơi chưa bố trí lực lượng công an chính quy); Chỉ huy trưởng quân sự; Văn phòng - Thống kê; Địa chính - Xây dựng; Tài Chính - Kế toán; Tư pháp - Hộ tịch; Văn hoá - Xã hội, do vậy ban chuyên môn thuộc UBND cấp xã mà thành viên lại có cán bộ bầu cử là vấn đề cần được nghiên cứu, tổng kết thực tiễn.
Hiện nay có quá nhiều văn bản từ cấp Trung ương quy định về tổ chức bộ máy của cấp xã, nhưng lại thiếu một văn bản quy định thống nhất chung. Điều này dẫn đến cơ cấu tổ chức và kết quả hoạt động của các Ban ở cấp xã nói chung và Ban Tư pháp xã nói riêng còn mang nặng tính hình thức, chưa thực sự là các bộ phận chuyên môn của Uỷ ban nhân dân cấp xã. Trách nhiệm của cán bộ không rõ, dẫn đến tình trạng pháp luật của Nhà nước và nội dung công việc dân phải thực hiện theo pháp luật chưa thực sự đến được với dân.
Tổ chức tư pháp ở cấp xã cũng ở trong tình trạng hai loại cơ cấu tổ chức nêu trên, có sự lẫn lộn, không rành mạch giữa ban chuyên môn với ban điều hành. Số lượng cán bộ tham gia Ban Tư pháp cũng vì vậy mà bố trí nơi nhiều, nơi ít; có nơi 5-7 người (Ban điều hành), có nơi chỉ có 2-3 người trong Uỷ ban (Ban chuyên môn).
Về cán bộ làm công tác tư pháp có tầm quan trọng đặc biệt trong quản lý hành chính của chính quyền cấp cơ sở và đã được khẳng định tại nhiều văn bản của Nhà nước trong nhiều giai đoạn. Để đảm bảo sự ổn định lâu dài, chuyên sâu về công tác tư pháp, chức danh cán bộ Tư pháp - hộ tịch đã được xác định là một trong bốn chức danh chuyên môn của Uỷ ban nhân dân cấp xã tại Nghị định 09/1998/NĐ-CP ngày 23/01/1998 của Chính phủ và là một trong bẩy chức danh chuyên môn được quy định tại Nghị định 114/2003/NĐ- CP của Chính phủ (thay thế Nghị định 09/1998/NĐ-CP ngày 23/01/1998 của chính phủ). Hoạt động của cán bộ Tư pháp - hộ tịch cấp xã là nòng cốt trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Ban Tư pháp cấp xã nói riêng và hoạt
động tư pháp của Uỷ ban nhân dân cấp xã nói chung. Một số văn bản pháp lý quy định về tiêu chuẩn, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm đối với cán bộ Tư pháp - hộ tịch của chính quyền cơ sở như Nghị định 114/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ; Quyết định số 04/2004/QĐ-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Thông tư số 04/2005/TTLT-TP-NV ngày 05/5/2005 của liên Bộ Tư pháp - Bộ Nội vụ, là những căn cứ để xây dựng đội ngũ cán bộ Tư pháp - hộ tịch ở cấp xã, nhưng lại chồng chéo, chưa sát hợp với tình hình thực tế của từng vùng miền, chưa đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động của chính quyền cơ sở.
Cán bộ là nhân tố quyết định hiệu quả hoạt động của hệ thống chính trị nói chung và cấp cơ sở nói riêng. Song khâu yếu nhất hiện nay lại là khâu cán bộ. Nhiều cán bộ cơ sở chưa được đào tạo cả về chính trị, chuyên môn và nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước, trong đó có cả cán bộ Tư pháp - hộ tịch cấp xã.
2.2.1.2. Về cơ cấu tổ chức của Ban Tư pháp:
Cơ cấu tổ chức của Ban Tư pháp gồm có Trưởng ban, Phó Trưởng ban và các thành viên. Qua khảo sát của Bộ Tư pháp năm 2007 tại 54 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, trong tổng số 9.234 Ban Tư pháp có 2.146 Ban do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân và 6.788 Ban Tư pháp do Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã là Trưởng ban. Một số Ban Tư pháp của một số tỉnh như Hải Dương, Hưng Yên, Trưởng Công an xã là Trưởng ban, một số Ban Tư pháp của tỉnh Bến Tre, Phú Yên, Cà Mau, Quảng Nam, Vĩnh Long có Trưởng ban chuyên trách... (Theo Báo cáo thống kê của Vụ Tổ chức - Cán bộ và đào tạo - Bộ Tư pháp 6/1997).