Trong thời đại thông tin bùng nổ hiện nay việc làm kế toán trên máy vi tính được phổ biến rộng rãi, không còn là vấn đề mới mẻ, hầu hết các đơn vị sản xuất kinh doanh hiện nay đều trang bị máy điện toán để quản trị kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng.
- Đặc điểm:
+ Công tác kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức trên.
+ Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
- Ưu nhược điểm
+ Ưu điểm: Làm việc một cách khoa học, truy cập số liệu nhanh chóng và dễ dàng, tránh được nhầm lẫn.
+ Nhược điểm: Đòi hỏi việc mã hóa thông tin phải khoa học dễ nhớ, dễ bổ xung, bảo đảm tính nhất quán trong việc truy cập số liệu, nếu không sẽ cho ra các số liệu sai lệch. Xây dựng phần mềm kế toán phải có trình độ cao, am hiểu công tác kế toán.
- Các loại sổ kế toán
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì phải có các loại sổ theo hình thức kế toán đó.
- Trình tự ghi sổ
+ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định định khoản kế toán để nhập dữ liệu vào máy vi tính.
+ Theo quy trình của phần mềm kế toán các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ chi tiết, cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết có thể lập báo cáo và đối chiếu.
+ Định ký thực hiện thao tác in báo cáo tài chính theo quy định.