- Đặc điểm:
+ Hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ nhật ký chung và sổ cái.
+ Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
+ Cuối kỳ phải lập bảng cân đối kế toán để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp trong kỳ vì các tài khoản cấp I được mở trên các tờ riêng trong sổ cái.
- Trình tự ghi sổ Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
- Ưu nhược điểm:
+ Ưu điểm: Đây là hình thức đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán (đặc biệt khi sử dụng máy vi tính), thuận tiện cho việc phân công tác.
+ Nhược điểm: Khi ghi nhật ký chung dễ phát sinh trùng lắp, do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng lắp mới ghi sổ kế toán.
+ Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có khối lượng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều, bộ máy kế toán ít người.
- Các loại sổ theo hình thức Nhật ký chung
Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký chung, nhật ký đặc biệt và sổ cái
+ Sổ nhật ký chung: Là sổ phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Ngoài ra còn phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi sổ cái. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc chứng từ gốc cùng loại kế toán định khoản ghi vào nhật ký chung.
+ Sổ nhật ký đặc biệt: Dùng để tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, theo định lỳ ngắn ghi vào sổ nhật ký chung hoặc ghi vào sổ cái. Định kỳ lấy số liệu ở nhật ký đặc biệt để định khoản ghi vào sổ cái (không cần ghi qua nhật ký chung).
+ Sổ cái: Sổ cái được mở ghi tiếp số liệu kế toán từ sổ nhật ký. Đây là sổ kế toán tổng hợp có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời nhưng phải đánh số trang và đăng ký theo quy định dùng để hệ thống hoá các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh theo từng kế toán mở cho mỗi đối tượng kế toán.
- Sổ kế toán chi tiết: Cũng được mở cho các đối tượng kế toán phản ánh trong tài khoản cấp I cần phải theo dõi chi tiết.