3. Yêu cầu về kết quả thực tập:
1.4.1.2 Tổ chức hoạt động thựctập
Tổ chức chính là nhân tố sinh thành ra hệ toàn vẹn, biến một tập hợp các thành tố rời rạc thành một hệ toàn vẹn, tạo ra cái gọi là hiệu ứng tổ chức.
Trong quản lý hoạt động thực tập, chủ thể quản lý cần phải tổ chức hoạt động này một cách khoa học mới có thể đạt được mục tiêu mà nhà trường đặt ra. Khâu tổ chức này vô cùng quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của hoat động thực tập.
Tổ chức hoạt động thực tập có thể gồm các hoạt động sau:
(1) Thiết lập cấu trúc tổ chức bộ máy quản lý hoạt động thực tập. Chủ thể quản lý bố trí, sắp đặt các bộ phận và cá nhân, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phân công phân nhiệm đến từng bộ phận, từng người cụ thể về từng mặt trong tổ chức hoạt động thực tập. Đồng thời, nhà quản lý cũng phải sắp xếp, phân phối các nguồn lực khác một cách phù hợp nhằm đảm bảo cho hoạt động thực tập được diễn ra một cách thuận lợi, đạt mục tiêu mong muốn.
Trong quá trình phân phối nguồn nhân lực, (đặc biệt là nguồn giảng viên hướng dẫn thực tập) nhà quản lý cần lưu ý đến kinh nghiệm cũng như chuyên môn, sở trường của từng người để có những phân công hợp lý. Cần phải đảm bảo tỷ lệ SV/giảng viên hướng dẫn phù hợp nhằm đảm bảo chất lượng hướng dẫn.
(2) Xác lập cơ chế phối hợp, cộng tác, giám sát.
Xác lập các mối quan hệ quản lý ngang, dọc từ lãnh đạo khoa đến các GV và SV; giữa khoa và phòng đạo tạo; giữa khoa, trường và đơn vị nơi SV đến thực tập;
quy định quyền hạn và trách nhiệm trong sự phối hợp và cộng tác giữa các các nhân, bộ phận tham gia chỉ đạo cũng như thực hiện hoạt động thực tập, thiết lập các cơ chế thông tin liên hệ, giám sát trong quá trình quản lý hoạt động thực tập. (Ví dụ mối quan hệ giữa Phòng đào tạo và Khoa trong tổ chức hoạt động thực tập…)
(3) Triển khai kế hoạch thực hiện
Kế hoạch sau khi được xây dựng và được ký duyệt, nhà quản lý phải dựa trên quyền và trách nhiệm của mình để gửi nội dung kế hoạch đến người thực hiện bao gồm: Những người chỉ đạo, giám sát hoạt động thực tập, giảng viên hướng dẫn thực tập, SV đi thực tập... Để việc phổ biến nội dung kế hoạch đạt hiệu quả, chủ thể quản lý có thể tổ chức gặp mặt trực tiếp người thực hiện để trình bày, phân tích, hướng dẫn… đảm bảo cho mọi người đều hiểu được mục tiêu, nội dung, yêu cầu của từng kỳ thực tập.
Sau khi mọi người đã hiểu nội dung kế hoạch, chủ thể quản lý tiến hành giao nhiệm vụ cho từng cá nhân và bộ phận. Lưu ý khi giao nhiệm vụ phải đúng người đúng việc, phù hợp với năng lực của từng người …và đảm bảo sự cam kết thực hiện từ phía người được giao nhiệm vụ.
1.4.1.3 Chỉ đạo hoạt động thực tập
Chỉ đạo hoạt động thực tập là huy động lực lượng vào việc thực hiện kế hoạch thực tập, là điều hành mọi việc nhằm đảm bảo cho hoạt động vận hành thuận lợi.
Chỉ đạo là quá trình tác động đến GV, SV trong quá trình họ thực hiện nhiệm vụ để đảm bảo kế hoạch được tổ chức thực hiện đúng tiến độ và có chất lượng:
- Thực hiện quyền chỉ huy và hướng dẫn triển khai nhiệm vụ: nhà quản lý với trách nhiệm và quyền hạn của mình giao nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng cá nhân trong tổ chức một cách cụ thể rõ ràng, đồng thời phải sử dụng những tác động tình cảm để khích lệ, động viên tinh thần của người thực hiện giúp họ có động lực thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
- Thường xuyên động viên, kích thích: Sự động viên, khích lệ này không nên chỉ dừng lại ở đội ngũ cán bộ, giảng viên trong nhà trường mà còn phải động viên, khích lệ SV, bởi các SV chính là những chủ thể trực tiếp thực hiện hoạt động thực tập, kết quả thực tập do chính SV quyết định và nó ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động đào tạo của nhà trường.
- Giám sát và điều chỉnh: thực hiện hoạt động giám sát nhằm thu thập thông tin về thực trạng thực hiện kế hoạch đã được đề ra, kịp thời phát hiện những ưu điểm để nhân rộng, những khó khăn để giúp đỡ, những thiếu sót để bổ sung, sửa chữa. Nhà trường có thể tổ chức các đoàn cán bộ về tại cơ sở thực tập của SV để xem xét, hỗ trợ…