I. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẮT BUỘC VÀ CÁCH TRÌNH BÀY.
5 –Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản.
- Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản đó, như nghị quyết, chỉ thị, quyết định.. Kiểu chữ in hoa, đậm cỡ chữ 16
- Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của nội dung văn bản. Cùng một thể loại văn bản mà Ban Chấp hành hoặc Ban Thường vụ ban hành theo thẩm quyền thì trong trích yếu nội dung có thể ghi tên tác giả của văn bản đó. Kiểu chữ in thường đậm, cỡ chữ 14 -15.
Ví dụ:
Trường hợp không ghi tên tác giả văn bản:
QUYẾT ĐỊNH (Chữ in hoa, đậm cỡ chữ 16)
Ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam.
(Chữ in thường đậm, cỡ chữ 14 -15)
Trường hợp ghi tên tác giả văn bản:
QUYẾT ĐỊNH
về..
Riêng Công văn, trích yếu nội dung được trình bày duới số và ký hiệu bằng chữ in thường, nghiêng cỡ chữ 12.
Ví dụ:
Số 357 –CV/HNDTW
V/v thực hiện Quy chế làm việc của Cơ quan Trung ương Hội Nông dân Việt Nam
(Chữ in thường, nghiêng, cỡ chữ 12)
Vị trí trình bày: Tên loại văn bản và trích yếu nội dung được trình bày chính giữa trang giấy, phía dưới ngày, tháng, năm ban hành và số ...ký hiệu văn bản bằng chữ in hoa đứng và là chữ lớn nhất trong văn bản. Trích yếu nội dung văn bản được trình bày duới tên loại bằng chữ in thường đậm, đứng.
Tác dụng: Tên loại thể hiện tầm quan trọng của văn bản. Trích yếu nội dung văn bản giúp nơi nhận nhanh chóng hiểu đúng chủ đề của nội dung văn bản. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản tạo điều kiện rất thuận lợi cho cán bộ nghiệp vụ đăng ký văn bản, lập hồ sơ, tra tìm, nghiên cứu..