Quy mô đội xe Bắc – Nam của công ty còn rất nhỏ bé so với nhu cầu của hoạt động cung ứng dịch vụ. Cơ sở hiện nay mới chỉ có 105 xe tải cỡ vừa, như vậy khả năng đáp ứng dịch vụ kho vận là hạn chế. Cụ thể :
Cung cấp đầy đủ các chủng loại xe vận chuyển như xe tải cỡ vừa. cỡ lớn đến container chuyên nghiệp. Mỗi loại xe đi theo hành trình vận chuyển có sẵn, đáp ứng yêu cầu vận chuyển khác nhau của từng loại hàng hóa
Trang bị các loại xe chuyên biệt như xe đông lạnh, xe chở hàng đặc biệt để nâng cao trình độ đáp ứng dịch vụ
Cung cấp các trang thiết bị cần thiết trên xe để đảm bảo an toàn cho hàng hóa vận chuyển.
Để tăng cường hiệu quả cho hoạt động logistics với quy mô lớn thì cần tăng cả về số lượng lẫn chất lượng các phương tiện vận tải.
Mức chất lượng dịch vụ cao cho khách hàng đòi hỏi rất khắt khe về thời gian. Do đó cần có những giải pháo phù hợp về phương thức vận tải nhằm tối thiểu hóa thời gian vận chuyển. Có nhiều phương thức vận chuyển khác nhau mà mỗi phương thức có ưu nhược điểm riêng nên cần có sự nghiên cứu cụ thể và rõ ràng để có phương án tối ưu nhất có thể
- Vận chuyển nội địa : chủ yếu bằng đường bộ, khi yêu cầu cao về thời gian thì kết hợp đường hàng không
- Nghiên cứu vận tải đường thủy nội địa để có thể triển khai phương thức vận chuyển này trong tương lai gần.
Tuy nhiên cũng cần tính đến chi phí vận tải của từng phương thức để đảm bảo tổng chi phí vận chuyển là thấp nhất. Bên cạnh đó cần thiết lập lại lộ trình vận chuyển sao cho đảm bảo tính liên kết cao với mạng lưới kho đã được thiết kế trước đó.
Ngoài ra, triển khai xây dựng hệ thống thông tin quản lý xe bưu chính gồm hai thành tố chính: hệ thống định vị trạng thái xe và hệ thống phần mềm quản lý hành trình các tuyến đường thư nhằm tiến tới kiểm soát một cách tự động, chặt chẽ và toàn diện việc sử dụng, vận hành xe trên toàn mạng lưới.
Ứng dụng SMS cập nhật thông tin chuyến hàng
Do đặc thù của ngành bưu chính nên việc quản lý phương tiện vận tải không dừng ở chức quản lý sử dụng, bảo trì bảo dưỡng, định vị giám sát… mà phải gắn được với các chuyến thư và các tuyến đường hàngđể giám sát được chất lượng,
xe thực hiện xác nhận thời gian chuyến thư, kết quả giao-nhận chuyến hàng, tải thư trên các tuyến thư chiều đi bằng cách gửi tin nhắn (SMS).
Với mỗi xe thư rời trung tâm để vận chuyển hàng, hàng về các tỉnh, sau khi nhân viên kiểm soát nội bộ và lái xe phụ trách tuyến thư hoàn thành khâu giao-nhận các chuyến thư với đủ số tải, kiện theo đúng bảng kê chi tiết tuyến thư, kiểm soát nội bộ sẽ soạn tin nhắn theo cú pháp được quy định và gửi về một tổng đài tiếp nhận thông tin. Ngay sau đó, hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn thông báo thao tác xác nhận thời gian xe thư xuất phát đã được thực hiện thành công. Lúc này, trên hệ thống quản lý thông tin nội bộ đã có thông tin về địa điểm, giờ xuất phát của xe, các chuyến thư với các điểm đến và số lượng tải, kiện lái xe nhận vận chuyển trên tuyến hàngđó.
Còn đối với các lái xe, mỗi lần xe dừng tại một bưu cục để giao chuyến thư, sau khi nhân viên bưu cục nhận chuyến thư, lái xe sẽ gửi SMS để xác nhận thời gian giao chuyến thư. Sau mỗi tin nhắn báo giao chuyến thư, tải hàng của lái xe, hệ thống sẽ gửi lại SMS thông báo đã cập nhật thành công thông tin giao chuyến thư, tải hàng.
Thay vì quản lý xe hàng theo cách thủ công như trước đây, với việc triển khai ứng dụng SMS để xác nhận, cập nhật thời gian xe khởi hành, thời điểm lái xe giao các chuyến hàng vào hệ thống sẽ giúp cho đội ngũ quản lý giám sát hành trình của các xe hàng chặt chẽ hơn. Chẳng hạn như, với tuyến hàng Hà Nội-Hải Phòng, theo quy định của Công ty thì 7h sáng, xe phải đến Hải Dương, qua tin nhắn của lái xe gửi về hệ thống để xác nhận việc giao chuyến hàng tại Hải Dương, lãnh đạo đơn vị có thể kiểm tra trên hệ thống phần mềm để biết chính xác thời gian xe đó đến bưu cục Hải Dương. Bên cạnh đó, với việc cập nhập hàngờng xuyên số liệu, thông tin về hành trình tuyến hàng, chuyến hàng, việc thống kê, báo cáo số liệu của đơn vị phục vụ cho công tác điều hành, quản lý của đơn vị cũng sẽ thuận tiện, chính xác hơn.
Ứng dụng hệ thống phần mềm định vị trạng thái xe chuyển hàng
Hướng tới mục tiêu quản lý tự động, chặt chẽ và toàn diện hệ thống phương tiện vận tải của công ty, bên cạnh việc đưa vào ứng dụng hệ thống phần mềm quản
lý hành trình đường thư, cần từng bước xây dựng, chỉnh sửa và triển khai ứng dụng hệ thống phần mềm định vị trạng thái xe qua mạng định vị toàn cầu GPS. Hệ thống này cho phép doanh nghiệp kiểm tra, nắm bắt được tức thời vị trí xe của đơn vị mình, trạng thái xe, tốc độ chạy, in lại lịch trình chạy xe, so sánh tuyến đường thư và lệnh điều động xem có khớp không.
Việc tích hợp, kết nối thông tin hai hệ thống này sẽ giúp công ty quản lý hệ thống xe một cách tổng thể và đồng bộ.
4.3.5. Quản lý dữ liệu và cung cấp dữ liệu đầu cuối cho khách hàng (Data Management / EDI clearing house).