Hiện tại, hoạt động của dịch vụ kho vận tại công ty cổ phần bưu chính Viettel còn rất sơ sài và tính chuyên nghiệp bị hạn chế. Do qui mô của cơ sở hậu cần còn nhỏ nên đã phần nào ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Công ty chủ yếu cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa không lưu kho từ địa điểm nhận hàng đến thẳng địa điểm giao hàng nên nghiệp vụ và công cụ hỗ trợ còn hạn chế. Do đó đòi hỏi việc hoàn thiện chính sách kho vận là rất cần thiết theo đúng phương hướng hoạt động kinh doanh mà công ty đã đề ra.
Dịch vụ kho vận hoàn chỉnh bao gồm các dịch vụ riêng lẻ trong đó mỗi dịch vụ cũng đều có qui trình nghiệp vụ riêng. Vì vậy, cần hoàn thiện ngay từ mỗi dịch vụ để đem lại hiệu quả tối ưu cho toàn gói dịch vụ.
Dịch vụ gom hàng :
Dịch vụ mới này dựa trên hoạt động gom các gói hàng, gói bưu phẩm, bưu kiện thành một lô lớn đi theo lộ trình chung rồi đến địa chỉ giao nhận khách hàng đăng ký như hiện nay công ty đang tiến hành. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao hơn thì dịch vụ này cần được phát triển theo hướng tăng quy mô hoạt động và tính chuyên nghiệp.
Công ty tự chủ và có thể tập hợp nhiều lô hàng nhỏ có cùng chủng loại, cùng điểm đến, cùng người nhận hàng,… thành một lô hàng lớn nhằm giảm thiểu chi phí vận tải, dịch vụ cho khách hàng. Và ngược lại khi nhận một lô hàng lớn đến kho, tại đây lô hàng sẽ được tách ra, chuẩn bị theo yêu cầu cần thiết rồi gửi đi theo yêu cầu của khách hàng. Và do đã được chuẩn bị đầy đủ, nên khi vận chuyển đến nơi hàng hóa được đưa ngay vào sử dụng mà không cần qua kho nữa.
Gom hàng tại kho có các ưu điểm điểm sau:
- Giảm thủ tục giấy tờ, tiết kiệm thời gian chi phí.
- Giảm chi phí bằng việc xóa bỏ lưu trữ hàng trung gian và quản lý danh mục
kê khai.
- Đảm bảo chi phí xác định mà không thêm phụ phí.
- Được cung cấp theo hợp đồng cho các lô hàng gửi giữa hơn 70 quốc gia.
- Cung cấp cho các khách hàng sử dụng phần mềm vận chuyển có thể được
tích hợp với các hệ thống nội nộ hoặc hệ thống máy chủ đến máy chủ.
Dịch vụ kho bãi :
Đây là một hoạt động mục tiêu mà công ty quan tâm đầu tư phát triển khi mà hệ thống kho bãi đi theo hướng tập trung quy mô và công nghệ hiện đại.
Dịch vụ kho bãi nhằm hỗ trợ khách hàng về hoạt động quản lý tồn kho, giảm chi phí lưu kho, chi phí điều hành và nâng cao tính linh hoạt của các chu kỳ đơn hàng.
Nội dung triển khai dịch vụ kho bãi :
+ Có thể thêm hoạt động xử lý đối với hàng hóa hư hỏng trong quá trình vận chuyển hay sản xuất mà hiện nay chưa có.
+ Dán nhãn hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng theo đặc tính sản phẩm.
+ Lập hồ sơ quản lý hàng hóa để dễ dàng cho các hoạt động quản lý sau này. Hồ sơ này là hồ sơ trực tuyến nên có thể cập nhật thông tin bất cứ lúc nào theo yêu cầu của khách hàng, đặc biệt là trong quá trình vận chuyển. Hồ sơ này còn tăng khả năng thu thập thông tin khách hàng phục vụ cho công tác nghiên cứu thị trường.
Dịch vụ phân phối / vận chuyển :
Xây dựng kế hoạch và chuyên chở hàng hóa từ kho của khách hàng đến tận nơi khách hàng yêu cầu hoặc từ một địa điểm đến kho của khách hàng. Dịch vụ này dựa trên cơ sở hoạt động của các trung tâm đường trục nên có khả năng đáp ứng về con người cũng như phương tiện. Hiện nay, công ty chưa triển khai được hoạt động này do còn hạn chế về quy mô cung ứng dịch vụ.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa :
Dịch vụ này sẽ cung cấp cho khách hàng kể từ khâu vận chuyển, giám sát hàng hóa, tính toán cước phí vận chuyển và thay mặt khách hàng làm tất cả các thủ
Đây là dịch vụ trọn gói nên đòi hỏi tính chuyên nghiệp, đồng bộ rất cao trong quá trình triển khai.
Ngoài ra công ty còn có thể phát triển một số gói dịch vụ gia tăng khác như cung cấp xe tải chuyên dụng, làm thủ tục hải quan cho hàng hóa, mua bảo hiểm hàng hóa … nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ. Vì dịch vụ gia tăng còn hạn chế, chỉ có dịch vụ bao gói, dịch vụ người nhận trả tiền.
Hiện nay, mạng lưới kho của công ty có quy mô rất nhỏ chỉ có vai trò như một trạm chia chọn hàng hóa và bưu kiện nên khó có khả năng đáp ứng yêu cầu của dịch vụ mới và yêu cầu của khách hàng. Do đó, tăng quy mô kho là đòi hỏi tất yếu. + Tách biệt các kho hiện nay ra khỏi vị trí các bưu cục đảm bảo tính chuyên môn hóa chắc năng của kho. Kho cần có mục đích sử dụng rõ ràng, kho chứa hàng sẽ tách khỏi kho chứa bưu phẩm, báo chí.
+ Diện tích kho phải đảm bảo đủ lớn, từ 1000m2 trở lên mới có đủ sức chứa các loại hàng hóa khác nhau.
+ Thiết kế kho sao cho đảm bảo các yeu cầu tối thiếu như độ ẩm, độ sáng, cách nhiệt, đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Đặc biệt có thể có các kho chuyên biệt như kho lạnh, kho chứa hóa chất.
+ Tăng cường các trang thiết bị thiết yếu để vạn hành kho như xe nâng hàng, máy đánh dấu hàng hóa, máy scan mã hàng hóa, dây chuyền phân loại hàng hóa, công cụ bảo quản hàng hóa, …
+ Áp dụng các quy trình quản lý kho tiên tiến, đáp ứng theo yêu cầu về quy mô kho.